Halfjaarlijks verslag 2019-2020

Halfjaarlijks verslag 2019-2020

Presentatie

Voor u ligt het halfjaarlijks verslag van het zesde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2019-2020.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten binnen het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Hogeschool Utrecht (HU).

Inhoudsopgave

1. Voorwoord

1. Huidige stand van zaken

1.1 Leden

1.2 Doelstellingen

2. Bestuur 2019-2020

2.1 Bestuursfuncties & -leden

2.2 Bestuurstaken

3. Commissies 2019-2020

3.1 Overzicht resultaten & doelen activiteitencommissie

3.2 Overzicht resultaten & doelen kampcommissie

3.3 Overzicht resultaten & doelen internationale commissie

4. Kasstroomoverzicht

4.1 kasstroomoverzicht per 8 februari 2020

4.2 toelichting posten

4.3 Halfbalans SOG

4.4 Kasstromenoverzicht commissies per 8 februari 2020

Internationale commissie

Bijlage

Kasstroomoverzicht per 8 februari 2020

Voorwoord

Het eerste halfjaar van het zesde bestuur van SOG zit erop.

Afgelopen zomer is de vierde verdieping verbouwd en hebben we een heel mooi gebarenplein gekregen. Helaas is hierdoor wel ons SOG-hok verdwenen. Dit maakte dat we aan het begin van het jaar een beetje zoekende waren als het aankwam op waar we wilden (en konden) vergaderen. Inmiddels hebben we hier afspraken over gemaakt met het IGT&D en hebben we ons plekje gevonden.
Het groepsgevoel binnen het bestuur had, mede door het gemis van een bestuurskamer, een wat langzame start, maar dit is snel gegroeid en ik kan nu met volle overtuiging zeggen dat we een goed samenwerkend en enthousiast bestuur zijn, die er vol voor gaat. Behalve onze reguliere SOG-taken hebben we ook wat externe projecten op ons genomen of spelen wij hier een ondersteunende rol in. Zoals het Studie HUiskamer project en een aanvraag voor FIKO (Fonds Inversteren in Kwalitiet van Onderwijs).

We hebben al mooie eerste stappen gemaakt en hebben zin in de tweede helft van het bestuursjaar!

Leonie Eggink

Voorzitter SOG 2019-2020

‘Oog voor SOG’

1.Huidige stand van zaken  

1.1 Leden

Op 18-02-2020 telde SOG in totaal 107 leden waarvan 98 betalende leden. Van deze betalende leden zijn er 68 student bij het IGT&D en dertig zijn externe leden (hieronder vallen onder andere docenten en minorstudenten). De niet betalende leden zijn de huidige bestuursleden en de ereleden.

1.2 Doelstellingen 

In het beleidsplan 2019-2029 heeft het bestuur naast de drie verenigingsdoelstellingen tevens drie doelen opgesteld voor het aankomend bestuursjaar. Deze jaardoelen staan hieronder geformuleerd:

1. Tijdens dit bestuursjaar inventariseren wij de verwachtingen en meningen van en over SOG bij onze doelgroep. 

Dit bereiken wij door middel van enquêtes af te nemen bij studenten (zowel SOG-leden als niet-SOG-leden), te overleggen met docenten en directie over hun beeld van SOG en door diepte interviews te houden bij niet SOG-leden.

We hebben de enquête gemaakt. Er staat een link in de laatst gestuurde nieuwsbrief met het verzoek aan leden om de enquête in te vullen. Dit verzoek hebben we ook gedeeld via Facebook, Instagram en in de Whatsappgroep van de klassenvertegenwoordigers. Verder hebben we een schema gemaakt wanneer het bestuur actief mensen gaat aanspreken met het verzoek om de enquête in te vullen. We zullen dan een tablet of laptop bij de hand hebben, waardoor mensen het direct kunnen doen. Door actief op het gebarenplein mensen aan te spreken hopen we niet alleen de (actieve)SOG-leden aan te spreken, maar ook de studenten die geen SOG-lid zijn. In periode D willen we de diepte interviews gaan houden.

2. Tijdens dit bestuursjaar organiseert SOG in samenwerking met een dovenorganisatie een activiteit. 

Dit bereiken wij door contact te leggen met dovenorganisaties en door concrete plannen te maken voor het opzetten van een activiteit.

We hebben contact gehad met De Gelderhorst. Zij organiseerden een gebarenrestaurant en vroegen onze hulp hierbij. Wij vonden het heel leuk dat ze aan ons dachten en ons wisten te vinden, helaas kwamen ze hier wel heel kort dag mee, waardoor we, behalve helpen met de promotie, niet veel voor ze konden betekenen. Wel zijn de lijntjes nu weer aangehaald en bij een eventueel volgend gebarenrestaurant hopen we eerder betrokken te worden.
We hebben een kennismakingsgesprek gehad met een deel van het bestuur van SUDO. SUDO heeft sinds kort een heel nieuw bestuur en op het moment van ons gesprek waren ze nog in een opbouwende fase en waren ze nog niet toe aan concrete plannen maken voor een activiteit. Wel staan ze positief tegenover om samen iets te organiseren. We houden het contact warm en hopen snel concrete plannen met hen te kunnen maken.

3. Dit bestuursjaar is het bestuur en haar commissies zichtbaar en transparant voor haar leden. 

Dit bereiken wij door SOG-kleding te dragen, inzicht te geven in onze voorbereidingen door middel van social media en meer actieve promotie van SOG op de vierde verdieping.

We hebben een plan van aanpak gemaakt voor het behalen van dit doel. Dit bestaat uit verschillende stappen. Ten eerste maakt het bestuur dit jaar vier filmpjes om als bestuur meer zichtbaar te zijn. De eerste hebben we voor kerst gemaakt. De andere drie zullen voor de tentamenweek, koningsdag en voor het allerhandefestival zijn. Verder komt er elke maand een vlog online met filmpjes van het bestuur en de commissies. Waar hebben we het over tijdens vergaderingen? Wat doen we allemaal? In deze vlogs is er ook ruimte voor commissieleden om zich voor te stellen en bijvoorbeeld te vertellen waarom ze voor deze commissie hebben gekozen. Naast deze vlogs komen er ook compilatie video’s van de activiteiten die in de afgelopen periode hebben plaatsgevonden. Promotie gebeurt via Facebook, Instagram, de klassenvertegenwoordigers Whatsappgroep en op school op het gebarenplein op de vierde verdieping. Hier kunnen wij promotiemateriaal kwijt op het televisiescherm, de magneetborden naast het scherm en de SOG-kast. Ook hebben we van hospitality een heuse SOG-paal toegewezen gekregen waar we flyers mogen ophangen.

2. Bestuur 2019-2020

2.1   Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2019-2020 bestaat uit de volgende leden:

Voorzitter
Vicevoorzitter en penningmeester
Secretaris intern
Secretaris extern
Commissaris activiteiten
Commissaris onderwijs

Leonie Eggink
Hanna Harinck
Manon de Jong
Jytte Leenders
Jarith van Maaren
Noortje Neeter

2.2   Bestuurstaken

Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan diegene opgelegde bestuurstaken tijdens de eerste helft van het studiejaar zijn uitgevoerd. Dik gedrukt betekent dat het goed gaat, schuingedrukt betekent dat er verbetering in zit en gewoon betekent dat het niet goed gaat of niet gedaan is.

Voorzitter
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
c. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen

d. Stimuleren en motiveren van de Dagelijks Bestuursleden en hun taken bijhouden
e. Voorbereiden en voorzitten van ALV’s
f. Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag
g. Contact onderhouden met de HU en het IGT&D
h. Contactpersoon voor de OSHU en bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg
i. Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s

j. Coördineren open dagen / -avonden
k. Bijwonen diplomering vanuit SOG
l. Contactpersoon internationale commissie
m. Contactpersoon GOC

Ik heb tijdens de BILA’s meegekregen van mijn medebestuurders dat ze mijn manier van voorzitten prettig vinden. In het begin van het jaar was ik niet zo goed in het reageren op appjes, soms deed ik dit te laat of vergat ik het. Dit gaat nu gelukkig goed, maar ik moet hier wel alert op blijven. Helaas kon ik niet aanwezig zijn tijdens de eerste diplomering vanwege een verplichte les. Toen heeft de commissaris onderwijs dit van mij overgenomen. Aankomende diplomering is niemand van SOG aanwezig. Dit omdat we dan al een vergadering + teambuilding gepland hebben. Het coördineren van de open dagen gaat prima, helaas kan ik niet alle open dagen zelf aanwezig zijn, maar de vicevoorzitter neemt in die gevallen mijn taken over. Het is heel fijn dat we zo’n hecht team vormen en elkaar helpen.

Vicevoorzitter en penningmeester
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Assisteren en (indien nodig) vervangen van de voorzitter bij vergaderingen en verenigingstaken.
c. Beheren van de verenigingskas
d. Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties
e. Bijhouden van het kasstroomoverzicht
f. Opstellen van financiële verslagen voor het dagelijks bestuur en de ALV
g. Contact onderhouden met de kascontrolecommissie en de penningmeesters van de commissies

h. Werven van nieuwe sponsoren en contact onderhouden met bestaande sponsoren
i. Verantwoordelijk voor verkoop en bijhouden van promotiemateriaal/Alpine oordopjes.
j. Contactpersoon kampcommissie

De penningmeester heeft dit jaar heel hard gewerkt. Ze heeft samen met de kascommissie een heel nieuw financieel systeem bedacht. Dit kostte ontzettend veel tijd, maar hierdoor is het wel veel overzichtelijker. De penningmeester heeft ook het voorzitterschap van de kampcommissie op zich genomen. Ze heeft tijd genomen voor teambuilding en groepsgevoel binnen de commissie en nu gaat de kampcommissie als een speer! De penningmeester is erg secuur, ad rem en gezellig. Ze is een plezier om mee te werken.

Secretaris intern
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Beheren bestuurs- en commissies Dropbox/drive
c. Zorgdragen voor de ledenadministratie

d. Notuleren van de vergaderingen en de notulen op de drive zetten
e. Bijhouden van de website

f. Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
g. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

De secretaris intern is een hele harde werker. Ze neemt zelf veel initiatief om de website en de drive op orde te maken. Ze heeft zelfs een handleiding geschreven voor het beheer van de website, zonder dat we het hierover gehad hebben. Dit is heel prettig. Verder leer ik de secretaris intern steeds beter kennen en ontdek ik wat voor leuke humor ze heeft.

Secretaris extern
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Beheren bestuurs- en commissies Dropbox/drive
c. Bijhouden Facebook en Instagram

d. Coördineren filmpjes op het scherm op de 4e verdieping
e. Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
f. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

g. Beheren van de klassenvertegenwoordigers groepsapp

Het afgelopen half jaar volgde de secretaris extern geen lessen en heeft ze zich gefocust op haar gezondheid. De secretaris extern zet zich enorm in voor SOG. Nu ze nu weer lessen gaat volgen is het even spannend hoe de verdeling SOG en school gaat worden. Wat betreft SOG heb ik hier totaal geen zorgen over, zolang ze goed voor zichzelf blijft zorgen komt dit helemaal goed. Samen met de secretaris intern heeft de secretaris extern mooie nieuwsbrieven gemaakt. Ze is nu bezig met het updaten van de klassenvertegenwoordigers groepsapp. Het coördineren van de filmpjes op het scherm op de vierde verdieping wordt vooral door de commissaris activiteiten gedaan. De secretaris extern is gedreven, zorgvuldig en neemt naast haar bestuurstaken ook extra taken en projecten op zich.

Commissaris activiteiten
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Voorzitter van de activiteitencommissie en gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur

c. Coördineren van acties tijdens de kick-off dag
d. Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden
e. Zorgen voor de bestuur- en commissie BHV-bevoegdheid

De commissaris is heel enthousiast en heeft veel leuke ideeën. Soms is het de vraag of al deze ideeën uitvoerbaar zijn. Ze zijn dan iets te ambitieus of er is meer tijd nodig om iets neer te zetten. Hij is heel serieus bezig met zijn taken als voorzitter van de activiteitencommissie en dit is erg leuk om te zien. Hij is echt gegroeid in zijn verantwoordelijkheidsgevoel. Hij gaat ook elke maand mee naar het koepeloverleg van de OSHU. Het is fijn dat hij zijn taken zo serieus oppakt. Hij heeft nog niets gedaan met zijn taken wat betreft BHV-bevoegdheid. Ik heb hem hiernaar gevraagd en hij gaat hier zo snel mogelijk mee aan de slag. Verder heeft hij ook nog niets gedaan wat betreft de bedankactiviteit en kick-off activiteit. Dat is ook logisch, want dit is nog niet aan de orde.

Commissaris onderwijs
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor)

c. Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten zoals de meeloopdag en de studiekeuzecheckdag
d. Coördineren van acties tijdens Allerhande festival
e. Contactpersoon voor het IGT&D docententeam

De commissaris onderwijs is erg gedreven. Ze heeft twee mooie onderdompelingsweken neergezet met een duidelijke communicatie. Deze duidelijke communicatie zorgde voor een verbetering van de inhoud en het verloop van de lessen tijdens de onderdompelingsweek. Ze heeft hier ook een draaiboek voor geschreven, zodat het voor de volgende commissaris onderwijs nog duidelijker is wat er allemaal wanneer gedaan moet worden. Ze is zeer alert tijdens vergaderingen, denkt goed mee en is prettig kritisch. Ze is meestal heel vrolijk en energiek, is zelfstandig en neemt initiatief. Ze is heel fijn om mee samen te werken.

3. Commissies 2019-2020  

3.1 Overzicht resultaten & doelen activiteitencommissie 

De activiteitencommissie bestaat dit studiejaar uit negen leden inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de commissaris activiteiten uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden bij de start van de commissie zelf een secretaris, notulist en penningmeester uit hun midden gekozen. Zij hebben een training gekregen van de secretaris en penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.

De activiteitencommissie heeft in de eerste helft van het jaar de volgende activiteiten georganiseerd: 

  • Halloween avond
  • Kroegentocht
  • Merry SOGmas
  • Bezoek aan de Efteling
  • Halfjaar-overleefdborrel
  • Valentijnsactie

Er is in het eerste half jaar één lid uit de activiteitencommissie gestapt. Voor haar was het toch te veel werk en zij koos ervoor om zich meer op haar schoolwerk te focussen. Verder waren er wat moeilijkheden met het penningmeesterschap. Ze heeft na goed overleg besloten om te stoppen met haar functie als penningmeester. Ze blijft wel actief in de commissie als algemeen lid. Er is inmiddels een nieuwe penningmeester gevonden. De penningmeester training wordt zo snel mogelijk gegeven.

Omdat er één lid uit de commissie is gestapt en we wel genoeg leden willen hebben om ook van de tweede helft van het jaar een succes te maken, konden studenten zich opnieuw aanmelden om lid te worden van de activiteitencommissie. Er komen nu twee leden bij de commissie voor het tweede halfjaar.

Op de planning voor het komende half jaar staat onder andere nog een panelbijeenkomst voor docent-studenten NGT en een panelbijeenkomst voor student-(schrijf)tolken en natuurlijk ons eindfeest!

3.2 Overzicht resultaten & doelen kampcommissie 

De kampcommissie bestaat dit studiejaar uit zes leden. De voorzitter is de penningmeester van het Dagelijks Bestuur. Verder hebben de commissieleden bij de start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben een training gekregen van de voorzitter, secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.  

De kampcommissie heeft in de eerste helft van het bestuursjaar regelmatig vergaderd en de volgende stappen in de organisatie van het EJK 2020 al ondernomen:

  • Het kiezen en reserveren van de kamplocatie 
  • Globaal het programma voor het kamp maken
  • Het draaiboek voor het kamp (o.a. calamiteitenplan) maken
  • Promotie maken en verspreiden voor het verwerven van infiltranten

De kampcommissie wordt uiteraard veel actiever in de tweede helft van het bestuursjaar, met name naarmate de twee matchingsdagen (juni), de onderdompelingsweek (september) en het EJK zelf (september) dichterbij komen. In het komende half jaar zullen zij onder andere de infiltrant kiezen, deelnemers gaan werven en alle materialen verzorgen.

3.3 Overzicht resultaten & doelen internationale commissie

De internationale commissie bestaat dit jaar uit vier personen. De internationale commissie is een zelfstandige commissie en heeft een contactpersoon binnen het bestuur. Voor de internationale commissie is dat de voorzitter uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden zelf een penningmeester uit hun midden gekozen. Zij heeft een training gekregen van de vorige penningmeester van de commissie en de penningmeester uit het dagelijks bestuur. De voorzitter en secretaris van vorig verenigingsjaar zijn aangebleven en hadden dus geen training nodig.

De internationale commissie had een moeizame start dit jaar. Er was een reis naar Parijs gepland voor de in herfstvakantie. De contacten met Parijs liepen erg stroef en toen de aanmeldingen binnen stroomden en de tickets moesten worden geboekt, bleek de ticketprijs enorm gestegen te zijn. Om deze twee redenen heeft de internationale commissie helaas moeten besluiten om de reis niet door te laten gaan. Maar de internationale commissie is niet bij de pakken neer gaan zitten. Integendeel, ze zijn hard aan het werk gegaan en ze hebben een hele nieuwe reis georganiseerd. Dit keer is de bestemming Helsinki. De aanmeldingen vlogen binnen en binnen één dag zat de reis al vol. Er waren zelfs meer aanmeldingen dan dat er plaatsen waren. Het was nog even lastig toen bleek dat het IGT&D de meivakantie (waarin de reis was gepland) had omgetoverd tot een hertentamenweek, waardoor de reis moest worden verzet naar een week later, maar ook dat is ze gelukt.
Het was een uitdaging om dagen en tijden te vinden voor de vergaderingen waarop iedereen van de internationale commissie aanwezig kon zijn. Na goede gesprekken en afspraken hierover te maken gaat dit steeds beter.
We kijken allemaal met veel verwachting naar de reis van 7 tot en met 10 mei naar Helsinki!

4. Kasstroomoverzicht

4.1 kasstroomoverzicht per 8 februari 2020 

Bijlage 1 bevat de realisatie van de begroting van het bestuur 2019-2020 van SOG op 8 februari 2020. De volgende paragrafen zijn een toelichting hierop. De categorieën kampcommissie, activiteitencommissie en internationale commissie worden hieronder kort benoemd. Een uitgebreidere toelichting kunt u vinden in hoofdstuk 4, waarbij voor elke commissie ook een eigen kasstroomoverzicht te vinden is.

4.2 toelichting posten

Inkomsten

Contributie leden 2019-2020

De ledencontributie voor IGT&D-leden van SOG voor het verenigingsjaar 2019-2020 is vastgesteld op €20,00 per student-lid en €10,00 per extern-lid. In de begroting is een schatting gemaakt van een totaalbedrag van €1550,00 aan inkomsten door ledencontributie.

Het totaalbedrag van de binnengekomen contributie bedraagt €1670,00. Dit bedrag is, zoals te zien in het overzicht, opgedeeld in twee delen. Het ontvangen bedrag van inschrijvingen voor 01-10-2019 (boekjaar 2018-2019) is €1090,00. Het tweede deel is de ontvangen contributie na 01-10-2019 (boekjaar 2019-2020). Dit is een bedrag van €570,00.

Het totaalbedrag is opgebouwd uit de contributie van 68 IGT&D studentleden en dertig externe leden.

Fondsen/sponsoren

SOG heeft voor de post fondsen/sponsoren in de begroting een bedrag van €2500,00 vastgesteld. Dit is het bedrag dat we per kalenderjaar maximaal kunnen declareren bij het IGT&D. Omdat de bestuursjaren van oktober tot oktober lopen is er een gedeelte gereserveerd voor het volgend bestuur (zie begroting categorie ‘sparen’).

De reeds ontvangen declaraties zijn €528,93, voor opbergbakken en promotiemateriaal. Dit was echter in kalenderjaar 2019, dus voor kalenderjaar 2020 kan er nog €2500,00 worden gedeclareerd.

Productverkoop

De begroting van de verkochte producten is vastgesteld op €358,00.

Het werkelijk binnengekomen bedrag is aanzienlijk lager, namelijk €29,85. Dit is binnengekomen door de verkoop van Alpine Partyplugs. In totaal zijn er drie paar Alpine Partyplugs verkocht. Een hiervan is verkocht tegen de niet-leden prijs van €11,95, die ook betaald wordt door leden die een tweede paar bestellen. Twee paar oordoppen zijn verkocht aan leden voor €8,95. Op dit moment zijn er nog 38 Alpine Partyplugs in voorraad.

Het verkopen van de draagtasjes gaat niet hard, daarom is besloten deze naast verkoopbaar product ook te gebruiken als cadeau voor gastsprekers.

Kampcommissie

De inkomsten van de kampcommissie staan op €0,00, omdat het eerstejaarskamp nog plaats moet vinden.

Activiteitencommissie

De inkomsten van de activiteiten is begroot op €300,00. Dit bedrag ligt aanzienlijk hoger, namelijk op €1128,00. Dit komt voornamelijk omdat er een aantal dure activiteiten zijn georganiseerd, zoals de Efteling en het MerrySOGmas etentje, waarbij de deelnemersbijdrage vrij hoog was.

De eerste activiteit van het bestuursjaar was de Halloween-pizza avond. De inkomsten, verkregen uit deelnemersbijdrage van leden en niet-leden, waren €60,00.

Met de jaarlijkse kroegentocht hebben 39 mensen meegedaan. De inkomsten voor deze activiteit waren €352,00.

In december was er een MerrySOGmas etentje bij Le Conaisseur in Utrecht. De inkomsten voor deze activiteit waren €112,00, verkregen uit de deelnemersbijdrage van zeven personen.

2020 is goed begonnen door met een groep van veertig personen naar de Winterefteling te gaan. De inkomsten voor deze activiteit zijn €600,00.

De inkomsten van de Valentijnsactie waren €4,00. Dit bedrag is laag omdat deze activiteit voor leden gratis was.

Internationale commissie

De begrote inkomsten voor de internationale commissie zijn €5.000,00. In mei staat er een reis gepland naar Finland. De totaal binnengekomen deelnemersbijdrage is €6.065,00. Dit is meer dan begroot, maar aangezien dit de kosten van de reis moet kunnen dekken is dit positief.

Overig

De overige inkomsten bestaan uit binnengekomen debiteuren uit het bestuursjaar 2018-2019, kosten vorig bestuur, verkeerd overgemaakt lidmaatschap, debiteuren en een klein bedrag van €3,62. Ditzelfde bedrag zie je staan bij de uitgaven. De penningmeester had per ongeluk privé boodschappen betaald met de verkeerde pinpas. Dit is uiteraard weer terug overgemaakt.

Het andere bedrag is €1005,56. Dit is ontvangen van het IGT&D voor de gemaakte kosten voor de DJ voor het lustrumfeest, onderdompelingsweek en de kickoff dag.

Bij het lustrumfeest dat voor de zomervakantie plaatsvond was een Dove DJ aanwezig. Hiervoor heeft hij een vergoeding ontvangen van €161,99.

Tijdens de onderdompelingsweek is Stichting Signaalhond te gast geweest om een lezing te geven. Hiervoor hebben zij een vergoeding van €105,80 ontvangen. Daarnaast is er een Q&A geweest met de hoofdpersoon uit de film ‘Doof kind’. Hij heeft hiervoor een vergoeding van €96,00 ontvangen. Elk jaar wordt er tijdens de onderdompelingsweken een workshop Beweging & Expressie verzorgd. De workshopleider heeft hiervoor een vergoeding van €350,00 ontvangen. Naast de kosten aan gasten is er ook een bedrag van €55,70 uitgegeven aan lesmateriaal.

Aan het begin van het jaar heeft SOG een kickoff dag georganiseerd. Hiervoor zijn drie sprekers langs geweest waarvoor zij in totaal een bedrag van €236,07 aan vergoeding hebben ontvangen.

De post ‘kosten vorig bestuur’ is een fictieve inkomstenbron. Dit bedrag is namelijk niet daadwerkelijk binnengekomen en is dus ook zowel bij inkomsten als bij uitgaven te zien. De uitkomsten zijn dit jaar werkelijk gedaan, maar omdat dit kosten zijn van het bestuursjaar 2018-2019 horen zij niet bij de uitgaven van dit bestuur. Door het ook bij de inkomsten te noteren vallen de uitgaven weg.

Het verkeerd overgemaakte lidmaatschap zie je ook bij uitgaven staan. Dit is omdat één van de ereleden per ongeluk toch contributie betaald had.

Als laatste de debiteuren, deze bestaan uit kosten die gemaakt zijn bij de onderdompelingsweek in februari die nog gedeclareerd moeten worden bij het IGT&D.

Uitgaven

Administratieve uitgaven

De administratieve kosten zijn begroot op een totaal van €330,00. Tot nu zijn er uitgaven gedaan voor de zakelijke rekening (€87,44) en voor het beveiligen van de website (€11,48). De totale administratieve kosten komen hiermee op €98,92.

PR-kosten

De kosten voor deze post komt voort uit bestuurskleding, algemene PR-kosten en PR aankomende studenten.

De bestuurskleding, bestaande uit shirts en vesten, kostte €428,00. De kosten voor algemene-PR zijn €84,26 en bestaat uit planten voor de housewarming en een SOG-banner. PR-materiaal voor aankomende studenten bestaat uit visitekaartjes en stickers. De aanschaf hiervan was €26,24.

Tenslotte hebben we voor de ontwerper van de banner een presentje gekocht ter waarde van €14,78.

De totale PR-kosten komen hiermee op €553,28. Dit is hoger dan het begrote bedrag €450,00. De verwachting is dat de kosten niet verder zullen oplopen, omdat er nog voldoende PR-materiaal is voor de komende open dagen.

Productinkoop

Aangezien de voorraad aan het eind van het vorig bestuursjaar was aangevuld, zijn er nog geen kosten gemaakt voor de aankoop van producten. Het begrote bedrag voor productinkoop staat op €250,00. De verwachting is dat er dit bestuursjaar geen aanvulling nodig is van de voorraad.

Kampcommissie

De begrote kosten voor de kampcommissie zijn €2.200,00. Voor de kamplocatie is het eerste termijn van €876,50 betaald. Het tweede termijn bestaat ook uit €876,50 en zal in juni voldaan worden.

Activiteitencommissie

De begrote uitgave van de activiteitencommissie bedraagt €1.300,00. De uitgaven moeten bestaan uit activiteiten, de kickoff dag en de bedankactiviteit.

De reeds gemaakte kosten zijn in totaal €1319,27. Aangezien de inkomsten een stuk hoger zijn, compenseert dit elkaar.

De uitgave voor de eerste activiteit, de halloween pizzaparty was €86,83, bestaande uit kosten voor versiering en pizza’s.

De tweede activiteit was de kroegentocht. De uitgaven die gedaan zijn waren voor materialen voor de opdrachten en drankjes bij de verschillende kroegen. Het uitgegeven bedrag was €372,93.

Voor de activiteit MerrySOGmas is €160,00 uitgegeven aan het diner en de drankjes.

Bij de Winterefteling is voor 41 personen entree betaald. De kosten voor deze activiteit waren €615,00.

Bij de halfjaar-overleefd borrel zijn de eerste drankjes voor de leden betaald. De totale kosten hiervoor waren €61,10.

Voor de valentijnsactie zijn zeventig foto’s afgedrukt voor een bedrag van €17,82.

De assertiviteitstraining was een cadeau dat we gekregen hebben van de OSHU. Deze activiteit was gratis toegankelijk. Als bedankje voor de spreker hebben wij een cadeautje gekocht voor €5,59.

Onderdompelingsweek

In februari heeft de eerste onderdompelingsweek van dit bestuursjaar plaatsgevonden. Voor deze onderdompelingsweek is er een uitgave gedaan voor lesmateriaal voor het bedrag van €35,63. De workshop beweging & expressie en de Q&A over de film Doof kind moeten nog worden betaald. In totaal is dit een bedrag van €271,00 die terug te vinden is bij de post ‘crediteuren ODW februari’ in de categorie ‘overig’. 

Internationale commissie

De uitgaven voor de internationale commissie zijn begroot op €5100,00. De gemaakte kosten zijn €2.371,10 en bestaan uit vliegtickets voor de reis naar Finland.

Overig

Voor overige kosten is €450,00 begroot. Dit is bedoeld voor onvoorziene kosten.

De gemaakte kosten zijn debiteuren voor het bestuursjaar 2018-2019, onder te verdelen in kosten onderdompelingsweek september (€96,00), kickoff dag (€236,07) en bedankactiviteit (€121,80). Het totaal aan betaalde debiteuren is €453,87.

Het tweede bedrag zijn de ‘inkomsten vorig bestuur’. Dit bedrag is een fictief uitgegeven bedrag en is daarom te zien bij zowel de inkomsten als de uitgaven kant. De €1005,56 is daadwerkelijk binnengekomen, maar hoort niet thuis in huidig bestuursjaar. Door het ook te noteren als uitgaven is het duidelijk dat dit bedrag toebehoord aan het bestuursjaar 2018-2019.

Het derde bedrag zijn de verzendkosten die betaald zijn voor de bezorging van de vesten voor de commissieleden. De verzendkosten waren €5,00.

Omdat er met de verbouwing is besloten dat er voor SOG geen eigen ruimte meer beschikbaar wordt gesteld, maar dat SOG een kast krijgt, moesten er opbergboxen en postvakjes aangeschaft worden. De kosten hiervoor waren €67,38.

Dit jaar zijn we voor het eerst lid van Vidius. Een jaar lidmaatschap kost €22,50.

Eén van de ereleden had contributie overgemaakt. Deze €10,00 is weer teruggestort.

Voor de onderdompelingsweek staan nog twee crediteuren open. Binnenkort zullen wij een factuur ontvangen voor de Q&A die plaats heeft gevonden met de hoofdpersoon uit de film Doof kind (€96,00) en voor de workshop beweging en expressie (€175,00).

Sparen

Momenteel hebben we dit bestuursjaar nog niks gespaard.

4.3 Halfbalans SOG

In de onderstaande tabel is de huidige financiële staat van de vereniging terug te zien. 

Hier is te zien dat SOG aan het begin van het verenigingsjaar 2019-2020 €4.358,41 in bezit had (01-10-2019) en momenteel (08-10-2020) €7.355,71 in bezit heeft. Dit is een optelsom van de contanten, de lopende spaarrekening, de spaarrekening en de debiteuren, met daar afgehaald de crediteuren. Dit bestuursjaar heeft SOG tot nu toe dus €2,997,30 winst gemaakt. Dit is een hoog bedrag, omdat er voor de reis naar Finland al een deelnemersbijdrage is binnengekomen, maar er nog maar een gedeelte van de uitgave is gedaan.

Tevens is te zien dat SOG momenteel nog openstaande debiteuren ter waarde van €306,10 heeft. Dit is het bedrag wat SOG nog moet ontvangen. Daarnaast heeft SOG ook €271,00 aan crediteuren, oftewel wat SOG nog moet betalen.

4.4 Kasstromenoverzicht commissies per 8 februari 2020

Activiteitencommissie

De activiteitencommissie heeft een te besteden budget van €700,00. Hiervan moeten de kick-off dag en de activiteiten van de commissies betaald worden. Ook de promotie voor de activiteiten wordt daarvan betaald. Verder wordt er bij elke activiteit bepaald of er om een deelnemersbijdrage wordt gevraagd. Hieronder is het KSO te zien van de activiteitencommissie. In deze paragraaf zal per post toelichting worden gegeven.

Inkomsten

Halloween

De deelnemersbijdrage voor Halloween is vastgesteld op €4,00 voor leden en €6,00 voor niet leden. Deze activiteit is bezocht door veertien deelnemers waarvan twaalf leden en twee niet-leden. De totale inkomsten komen hiermee op €60,00.

Dit is een stuk minder dan het begrote bedrag van €90,00. Dit verschil is vooral ontstaan omdat er minder deelnemers aanwezig waren dan verwacht.

Kroegentocht

De inkomsten van de kroegentocht waren begroot op €400,00. De werkelijke inkomsten zijn €359,75, verkregen uit de deelnemersbijdrage van 34 leden (€8,00) en vijf  niet-leden (€16,00). Dit is minder dan begroot, maar de uitgaven zijn ook lager dan begroot, dus op deze manier is het verlies van deze activiteit niet meer dan begroot.

MerrySOGmas

Het kerstetentje van SOG was alleen toegankelijk voor leden. De deelnemersbijdrage was vastgesteld op €16,00 per persoon. De totale inkomsten zijn €144,00, verkregen uit deelnemersbijdrage van negen leden. Het begrote bedrag van  €320,00 is niet gehaald, omdat het aantal personen dat de activiteit bezocht lager was.

Winter Efteling

De begrote inkomsten voor deze activiteit waren €900,00, terwijl de daadwerkelijke inkomsten €600,00 waren. De inkomsten zijn verkregen uit de deelnemersbijdrage van €15,00, betaald door veertig leden.

Valentijnsactie

De valentijnsactie was gratis voor leden, voor niet-leden kostte het €0,50. De inkomsten waren €4,00, verkregen uit de deelnemersbijdrage van acht niet-leden. Dit is iets hoger dan de begrote €2,00.

Uitgaven

Halloween

De uitgaven voor Halloween bestonden uit de aanschaf van plakbuddies, snacks, drinken en pizza’s. De totale uitgave was €86,83. Dit is iets minder dan begroot. Op de begroting is echter te zien dat de inkomsten en uitgaven gelijk begroot waren. In werkelijkheid heeft deze activiteit €26,83 meer gekost dan er is ingekomen.

Kroegentocht

De kroegentocht ging langs drie kroegen waar, bij iedere kroeg, elke deelnemer één drankje van SOG kreeg. Daarnaast was er tijdens de kroegentocht een opdracht waarvoor materialen aangeschaft zijn. De totale kosten van de kroegentocht waren €380,68.

Deze activiteit heeft €20,93 meer gekost dan er ingekomen is. Dit is minder dan het begrote verschil van €30,00.

MerrySOGmas

Voor deze activiteit is er negen keer een deelnemersbijdrage binnengekomen, maar twee deelnemers moesten zich afmelden door ziekte. De deelnemersbijdrage is daarom teruggestort naar de rekening van deze mensen.

Omdat het om grote bedragen ging is er naar één van de commissieleden €160,00 overgemaakt. Het overige bedrag is nog niet berekend. Dit zal zo snel mogelijk gebeuren.

Winter Efteling

Voor de Winter Efteling is €615,00 uitgegeven. Dit bedrag is €15,00 meer dan de inkomsten. Dit komt doordat één deelnemer vergeten was te betalen. Zij zal dit zo snel mogelijk doen. Deze activiteit heeft, zoals van te voren ook begroot was, geen winst of verlies geleden.

Halfjaar-overleefdborrel

Voor de halfjaar-overleefdborrel zijn geen inkomsten, omdat het eerste drankje voor leden gratis was, en niet-leden dit zelf betaalde. De uitgaven bestaan uit negentien drankjes die samen €61,10 kostten.

Assertiviteitstraining

De assertiviteitstraining was geschonken door de OSHU, alleen het bedankje voor de spreker was €5,59.

Stand van zaken

Zoals in het schema te zien is heeft de activiteitencommissie €191,27 verlies geleden. Dit betekent dat ze nog €508,73 over hebben van het budget.

Kampcommissie

De kampcommissie krijgt vanuit het SOG budget €200,00. De overige inkomsten worden verkregen door de deelnemersbijdrage van de kampgangers. De nieuwe studenten die meteen SOG-lid worden krijgen €10,00 korting op de deelnemersbijdrage voor het eerstejaarskamp.

Inkomsten

De inkomsten van de kampcommissie staan nog op €0,00. De inschrijvingen zullen pas later dit jaar open gaan.

Uitgaven

De uitgaven van de kampcommissie staan op €876,50. Dit is de eerste helft van het totaalbedrag voor de kamplocatie. De tweede helft zal in juni betaald worden.

Stand van zaken

De kampcommissie staat, zoals te zien is in het schema, ver in de min. Dit zal echter goed komen zodra er deelnemersbijdragen binnenkomen.

Internationale commissie

De internationale commissie krijgt vanuit het SOG budget €100,00. De overige inkomsten voor de reizen worden verworven uit de deelnemersbijdrage. De leden die meegaan met de reizen krijgen altijd €10,00 korting.

Hieronder een overzicht van de in-en uitgaven van de commissie met bijbehorende toelichting.

Reis Finland

Aankomende meivakantie gaat de internationale commissie naar Finland. De begrote inkomsten zijn vastgesteld op €5000,00.

Daadwerkelijk is er €6065,00 binnengekomen, verkregen uit de deelnemersbijdrage van veertien leden en drie niet-leden. Dit bedrag is hoger omdat er drie personen meer meegaan met de reis dan in eerste instantie mogelijk was. Vanwege de vele aanmeldingen zijn er verblijfsplekken bijgeboekt.

Bijlage

Kasstroomoverzicht per 8 februari 2020

195 x bekeken 1 x vandaag