Halfjaarlijks verslag 2020-2021

Halfjaarlijks verslag 2020-2021

Presentatie

Voor u ligt het halfjaarlijks verslag van het zevende bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2020-2021.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten binnen het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Hogeschool Utrecht (HU).

Inhoudsopgave

1. Voorwoord

1. Huidige stand van zaken

1.1 Leden

1.2 Doelstellingen

2. Bestuur 2020-2021

2.1 Bestuursfuncties & -leden

2.2 Bestuurstaken

3. Commissies 2020-2021

3.1 Overzicht resultaten & doelen activiteitencommissie

3.2 Overzicht resultaten & doelen kampcommissie

3.3 Overzicht resultaten & doelen internationale commissie

4. Kasstroomoverzicht

4.1 kasstroomoverzicht per 28 januari 2021

4.2 toelichting posten

4.3 Halfbalans SOG

4.4 Kasstromenoverzicht commissies per 28 januari 2021

Bijlage

Kasstroomoverzicht per 28 februari 2021

Voorwoord

Het eerste halfjaar van het zevende bestuur van SOG zit erop. In veel opzichten een uitdagend halfjaar waarin ook mooie successen zijn behaald. Zo heeft SOG nieuw promotiemateriaal met een eigen SOG-handalfabet.

Tijdens de wissel ALV zijn we een bestuurslid rijker geworden, namelijk de commissaris activiteiten. Niet lang na de wissel moest helaas onze commissaris onderwijs door privé omstandigheden haar functie beëindigen. Eind januari 2021 was ook de commissaris activiteiten genoodzaakt om te stoppen. Dit was een uitdaging met betrekking tot de onderdompelingsweek en de activiteitencommissie.

Voor de onderdompelingsweek heeft SOG samen met het IGT&D gezeten om een oplossing te bedenken vanwege het gebrek aan een commissaris onderwijs. Hier is uitgekomen dat een coördinator onderwijs de organisatie op zich zou nemen en door het instituut betaald zou worden. Uiteindelijk hebben wij twee studenten voor deze taak aangewezen en is de onderdompelingsweek goed verlopen.

Ook de corona maatregelen maakten het bestuurswerk uitdagend. Zo moesten we online vergaderen en moesten activiteiten worden aangepast. Toch bleef het bestuur gemotiveerd!

Sjoerd de Haas

Voorzitter SOG 2020-2021

‘Het komt wel SOG’

1.Huidige stand van zaken  

1.1 Leden

Op 28-1-2021 telde SOG in totaal 84 leden waarvan 77 betalende leden. Van deze betalende leden zijn er 67 student bij het IGT&D en 10 zijn externe leden (hieronder vallen onder andere docenten en minorstudenten). De niet betalende leden zijn de huidige bestuursleden en de ereleden.

1.2 Doelstellingen 

In het beleidsplan 2020-2021 heeft het bestuur naast de drie verenigingsdoelstellingen tevens drie doelen opgesteld voor het bestuursjaar. Deze jaardoelen staan hieronder geformuleerd:

1. Tijdens dit bestuursjaar inventariseren wij de verwachtingen en meningen van en over SOG bij onze doelgroepDit bestuursjaar is het bestuur en haar commissies zichtbaar en actief voor haar leden

Acties:

  • Wij zijn zichtbaar door minimaal drie keer per maand een bericht te posten op sociale media.
  • Wij zijn actief door minimaal twee activiteiten per periode (A, B, C, D, exclusief E) te organiseren, deze activiteiten kunnen zowel een formeel als informeel jasje hebben.
  • Deze activiteiten maken wij interessant voor verschillende jaarlagen en overig geïnteresseerden.

Er is vaak meer dan drie keer per maand een bericht gepost op de sociale media. De activiteitencommissie houdt zich bezig met het maken van verschillende posts en stuurt dit door naar de secretaris extern. De secretaris extern keurt de gemaakte poster/video goed of geeft feedback op wat beter kan zodat het daarna goedgekeurd en gepost kan worden.

In periode A heeft het bestuur één informele activiteit georganiseerd waardoor er niet voldaan is aan het minimale aantal van twee activiteiten voor deze periode. In periode B hebben er echter vijf activiteiten plaatsgevonden waarvan drie informele- en twee formele activiteiten. Deze zijn georganiseerd door het bestuur of door de activiteitencommissie. Voor periode C staan er vier activiteiten op de planning.

De activiteiten waren interessant voor verschillende jaarlagen omdat er was gezorgd voor momenten waarop er contact gelegd kon worden met andere studenten van de opleiding, zoals bij de informele activiteit Game Night waarbij meerdere studenten van verschillende jaarlagen aanwezig waren. Een formele activiteit zoals TolkChat was vooral gericht op schrijftolk maar hierbij was het wel toegankelijk voor alle jaarlagen. De lezing van de KVK valt dan weer breder uit omdat het toepasselijk is voor (bijna) alle studenten van alle jaarlagen.

2. Tijdens dit bestuursjaar vernieuwt SOG haar website

Acties:

  • Dit bestuursjaar voorzien wij de website van nieuwe filmpjes.
  • Dit bestuursjaar zetten wij een webshop op.

De secretaris intern heeft in samenwerking met de penningmeester de website vernieuwd en de lay-out aangepast. Vervolgens hebben zij de webshop onder handen genomen. In het komend halfjaar willen we informatieve filmpjes op de website gaan plaatsen.

         3. Dit bestuursjaar breidt SOG haar netwerk uit binnen de beroepsvelden van docent-, tolk Nederlandse Gebarentaal en schrijftolk

Acties:

  • Dit bestuursjaar leggen wij contact met verschillende beroepsverenigingen binnen de beroepsvelden.
  • Dit bestuursjaar leggen wij contact met de alumni van de verschillende opleidingen.

We hebben ons netwerk kunnen uitbreiden door contact te leggen met de beroepsvereniging Levende Talen: sectie Gebarentaal en met de maker van TolkChat. Met beide partijen is er samengewerkt om interessante activiteiten te organiseren.

SOG maakt vaak gebruik van tolken bij activiteiten en vergaderingen. De afgestudeerde tolken die ook lid zijn van de vereniging zullen als eerst gevraagd worden voor onze tolkopdrachten. De lijst met SOG-tolken is tot nu toe uitgebreidt met één tolk waardoor SOG op dit moment op totaal vijf SOG-tolken zitten.

2. Bestuur 2019-2020

2.1   Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2019-2020 bestaat uit de volgende leden:

Voorzitter
Penningmeester
Vicevoorzitter en secretaris intern
Secretaris extern
Commissaris activiteiten
Commissaris onderwijs

Sjoerd de Haas
Julia Wagemaker
Manon de Jong
Julia Kunze
M.D. (tot  27-1-2021)
R.B. (tot 27-10-2021)

2.2   Bestuurstaken

Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan degene opgelegde bestuurstaken tijdens de eerste helft van het studiejaar zijn uitgevoerd. Dikgedrukt betekent dat het goed gaat, schuingedrukt betekent dat er verbetering in zit en gewoon betekent dat het niet goed gaat of niet gedaan is.

Voorzitter

  1. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
  2. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen 
  3. Voorbereiden en voorzitten van Algemene Leden Vergaderingen
  4. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging 
  5. Stimuleren en motiveren van de dagelijks bestuursleden en hun taken bijhouden
  6. Schrijven van het beleidsplan, het halfjaarlijks verslag en het jaarverslag
  7. Contactpersoon voor de HU 
  8. Contactpersoon voor de OSHU en bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg
  9. Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s
  10. Coördineren van open dagen/avonden
  11. Bijwonen van de diplomering vanuit SOG
  12. Training geven aan de voorzitters van de commissies
  13. Contactpersoon voor het IGT&D

Omdat de commissaris activiteiten door privé omstandigheden haar functie volledig moest stopzetten, heeft de voorzitter de verantwoordelijkheid om de volgende taken te onthouden en ze te zijner tijd aan te kaarten:

  1. Coördineren van acties tijdens de Kick-off dag.
  2. Organiseren van de bedankactiviteit voor actieve leden.

De voorzitter heeft zijn functie het afgelopen halfjaar als positief ervaren. Het was wel een uitdaging als tweedejaars met weinig SOG-ervaring. Naarmate de tijd verstreek en de voorzitter meer vertrouwd raakte met zijn bestuurstaken, kreeg hij meer zelfvertrouwen. Met plezier is de voorzitter contactpersoon voor het IGT&D, de HU en de OSHU.

Er zijn persoonlijke aandachtspunten. De voorzitter heeft van bestuursleden te horen gekregen dat hij wel eens langdradig kan zijn, hier zal alerter op gelet moeten worden. De voorzitter heeft ook als feedback gekregen dat hij meer initiatief mag nemen. Stel dat de bestuursvergadering dreigt uit te lopen bij een bepaald agendapunt dan mag hij het initiatief nemen om het af te ronden of verplaatsen naar een ander moment. Daarnaast heeft de voorzitter gevraagd aan de vicevoorzitter of zij een stapje terug wil nemen in de zin van het de voorzitter eerst laten uitzoeken. Als het hem dan niet lukt dan kan hij om haar hulp vragen.

Door de lockdown vindt de voorzitter het lastig regelmatig contact te houden met de bestuursleden. Dit komt omdat er een fysieke ontmoetingsplek ontbreekt. In het komend halfjaar wil hij meer contact met de andere bestuursgenoten. Naast de reguliere bestuursvergaderingen wil de voorzitter frequente korte een-op-een momenten inplannen.

Het coördineren van open dagen/avonden en het bijwonen van de diplomering vanuit SOG staat nu op niet gedaan. Dit komt doordat het IGT&D de organisatie van de open dagen/avonden voor rekening nam en SOG hier geen ondersteunende rol in had. Voor zover bij ons bekend is hebben er geen diplomeringen plaatsgevonden waardoor hier vanuit SOG niks voor gedaan is.

Penningmeester

  1. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
  2. Beheren van de verenigingskas
  3. Zorgdragen voor de financiële administratie en het afhandelen van declaraties en facturen
  4. Opstellen van de financiële verslagen voor de vereniging
  5. Training geven aan de penningmeesters van de commissies
  6. Contact onderhouden met de kascontrolecommissie en de penningmeesters van de commissies
  7. Werven van nieuwe sponsoren/partners en contact onderhouden met bestaande sponsoren/partners
  8. Verantwoordelijk voor de verkoop en het bijhouden van promotiemateriaal en producten van partners
  9. Coördinator van de internationale commissie
  10. Coördinator van de kampcommissie

Omdat de commissaris activiteiten door privé omstandigheden haar functie volledig moest stopzetten, heeft de penningmeester de taak op zich genomen om de BHV-bevoegdheid voor het bestuur en de commissies te regelen.

De penningmeester voert haar taken goed uit en dit doet ze met enthousiasme en verantwoordelijkheid. Ze houdt zorgvuldig bij wat er financieel in-en uitgaat en gaat tijdig in gesprek met de kascontrole commissie. Tijdens vergaderingen is ze goed aanwezig en schroomt ze zich niet om haar mening of input te geven. Ze heeft samen met de secretaris intern een webshop opgezet. Naast de reguliere producten die te koop zijn hebben zij de merchandise uitgebreidt. Er is een serie uitgekomen met daarop het SOG-handalfabet, de serie bestaat uit een linnen tas, een notitieboekje en een mok.

Het werven van nieuwe sponsoren en het contact onderhouden met bestaande sponsoren kan verbeterd worden. De penningmeester heeft goed contact met onze bestaande sponsor maar heeft nog geen nieuwe sponsoren verworven of hier naar gezocht.

Secretaris intern & vicevoorzitter

  1. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
  2. Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
  3. Notuleren van de bestuursvergaderingen en de notulen op de Drive zetten
  4. Zorgdragen voor de ledenadministratie
  5. Beheren van de Dropbox/Drive van het bestuur en de commissies 
  6. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief
  7. Bijhouden van de website en ondersteunen bij sociale media en de klassenvertegenwoordigers WhatsApp groep
  8. Training geven aan de secretarissen van de commissies
  9. Aanvragen van tolken en tolkuren
  10. Contactpersoon GOC
  11. Assisteren en (indien nodig) vervangen van de voorzitter bij vergaderingen en verenigingstaken

De secretaris intern/vicevoorzitter heeft een groot hart voor SOG en vervult haar taken goed. De eerste helft van het jaar heeft ze de voorzitter goede ondersteuning geboden.

De secretaris intern heeft veel SOG ervaring en naast het helpen van de voorzitter, ondersteunt zij ook alle bestuursleden. Ze staat klaar voor elk bestuurslid! Daarnaast heeft ze als buddy gefungeerd voor de commissaris activiteiten waarbij zij informatie en raad bood. Ook nam zij het over van de commissaris activiteiten wanneer zij afwezig was.

Helaas moest de commissaris activiteiten door privé omstandigheden haar functie volledig stopzetten, hierdoor heeft de secretaris intern de volgende taak op haar genomen:

  1. Voorzitten van de activiteitencommissie en de gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur

Secretaris extern

  1. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
  2. Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
  3. Productie coördineren van promotiemateriaal voor de bestuursactiviteiten 
  4. Actief contact houden met de commissies over promotie van de commissie activiteiten 
  5. Contactpersoon van de audiovisuele producent 
  6. Ondersteunen bij het opstellen en verzenden van de nieuwsbrief
  7. Bijhouden van sociale media en de klassenvertegenwoordigers WhatsApp groep
  8. Ondersteunen bij training geven aan de secretarissen van de commissies
  9. Aanvragen van tolken en tolkuren

De secretaris extern is een stabiele factor. Ze voert haar taken goed uit en ze stemt goed af met bestuurs- en commissieleden rondom het promotiemateriaal. Afgelopen halfjaar heeft ze consistent gewerkt aan de promotie op sociale media. Dit deed ze creatief en goed.

Ze is aanwezig bij vergaderingen, niet geheel op de voorgrond, maar ook niet afwezig.

Waar de secretaris extern in mag groeien is het vrijmoedig delen van correspondenties. Ze twijfelt wel eens of het nuttig is om bepaalde mails te delen tijdens de bestuursvergaderingen. Hierin mag ze zelfverzekerder worden, de informatie is van toegevoegde waarde.

Het aanvragen van tolken en tolkuren is vooral de taak van de secretaris intern maar de secretaris extern ondersteund haar hier wel in. Echter staat er in de taak echt het aanvragen zelf maar dat is niet het geval.

Op dit moment is er geen contact met de audiovisuele producent omdat de filmpjes niet op school gemaakt kunnen worden. De secretaris extern blijft deze taak wel behouden en zal contact opnemen met de producent wanneer dit weer nodig is. Aan het begin van het schooljaar heeft zij zich wel netjes voorgesteld in een mail en hebben drie bestuursleden hun filmpje in de studio kunnen opnemen, wat goed afgesproken was.

Commissaris activiteiten

  1. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur 
  2. Voorzitten van de activiteitencommissie en de gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur
  3. Coördineren van acties tijdens de Kick-off dag 
  4. Organiseren van de bedankactiviteit voor actieve leden
  5. Zorgen voor de bestuur-en commissie BHV-bevoegdheid

De commissaris activiteiten was een directe, enthousiaste eerstejaars. Helaas is dit in de verleden tijd geschreven omdat de commissaris activiteiten door privé-omstandigheden genoodzaakt was om haar functie eind januari 2021 stop te zetten. De rest van het bestuur vond het dapper dat ze als eerstejaars een bestuursfunctie wilde bekleden. Uit haar Curriculum Vitae bleek dat ze wel ervaring had met het opzetten van activiteiten, al was de werkwijze van SOG wel even wennen voor haar.

Gaandeweg moest ze steeds meer taken laten vallen. In eerste instantie vertrok ze uit verschillende subgroepjes en was ze niet aanwezig tijdens de bestuursvergaderingen zodat de focus op het voorzitten van de activiteitencommissie kon liggen. Gaandeweg moest zij dit ook inleveren.

De secretaris intern nam een taak over en steunde haar in de taken die ze nog kon doen. Op een gegeven moment moest de commissaris activiteiten ook hiermee stoppen en heeft zij eind januari 2020 ontslag genomen.

Commissaris onderwijs

De functie van commissaris onderwijs is dit jaar niet bezet. De taak die normaal gesproken het belangrijkste is voor de commissaris onderwijs is het organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor). Deze taak (los van het bestuur) is gedeeltelijk opgepakt door twee coördinatoren. Deze twee studenten zijn een betrouwbaar duo en hebben vol enthousiasme en energie de onderdompelingsweek voor de minor (periode C/D) georganiseerd.

De taak om de onderdompelingsweek van de bachelor en minor periode A/B van 2021 te organiseren staat nog onvervuld en open. Hiervoor hoopt het bestuur op zoek te kunnen gaan naar nieuwe coördinatoren of een nieuwe commissaris onderwijs voor 2021-2022.

3. Commissies 2019-2020  

3.1 Overzicht resultaten & doelen activiteitencommissie 

De activiteitencommissie bestaat dit studiejaar uit 5 leden exclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de commissaris activiteiten uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden bij de start van de commissie zelf een secretaris, notulist en penningmeester uit hun midden gekozen. Zij hebben een training gekregen van de secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.

De activiteitencommissie heeft in de eerste helft van het jaar een aantal activiteiten georganiseerd. Er was wel sprake van stagnatie waardoor de eerste twee informele activiteiten door het bestuur zijn georganiseerd. Daarnaast staat in het beleidsplan dat het bestuur de formele activiteiten voor hun rekening zou nemen, wanneer de activiteitencommissie deze zelf wil organiseren zijn zij vrij om dit te doen. Wanneer een activiteit door het bestuur is georganiseerd zal dit achter de activiteit vermeld staan:

  • SOG bakt door (bestuur)
  • Filmavond (bestuur)
  • Game Night
  • Formele activiteit: Tolkchat (bestuur)
  • Minor bakavond
  • SinterKerst & Nieuw
  • Formele activiteit: KVK (bestuur)

Er waren wat opstartproblemen rondom de jaarplanning en begroting. De voorzitter nam de leiding tijdens vergaderingen maar kwam tussentijds niet terug op afspraken waardoor deze vergeten en niet gedaan werden. Er was weinig structuur waardoor bijvoorbeeld promotiemateriaal niet op tijd af was en de commissaris activiteiten veel taken op zich nam in plaats van het te verdelen onder de commissieleden.

De secretaris intern zal in het tweede halfjaar de activiteitencommissie voorzitten en de gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur. Het bestuur heeft er het volste vertrouwen in dat ze deze taken goed zal uitvoeren. Ze heeft namelijk veel ervaring als oud-activiteitencommissielid.

Op de planning voor het komende halfjaar staan op dit moment elf activiteiten waarvan er twee worden georganiseerd door het bestuur. In vergelijking met het eerste halfjaar is dat met 300% gegroeid voor de activiteitencommissie. Daarnaast willen zij een grote formele activiteit organiseren voor alle studierichtingen. Er is meer structuur binnen de commissie en dit is terug te zien in de jaarplanning:

  • Panelbijeenkomst Levende Talen (bestuur)
  • Valentijn – Matchmaking
  • Bakavond
  • Pubquiz
  • Online schilderworkshop
  • Online escape room
  • Formele activiteit: tolken (bestuur)
  • Minor bakactiviteit
  • Panelbijeenkomst tolken/docenten/schrijftolk
  • Efteling
  • Bakactiviteit met gast

3.2 Overzicht resultaten & doelen kampcommissie 

De kampcommissie bestaat dit studiejaar uit vier leden inclusief de voorzitter. Bij de Wissel Algemene Leden Vergadering waren er vijf commissieleden gechargeerd. Eén van deze personen heeft echter nooit het lidmaatschap betaald waardoor diegene geen deel meer uitmaakt van de commissie. Verder hebben de commissieleden bij de start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben een training gekregen van de voorzitter, secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.

De kampcommissie heeft de eerste helft van het bestuursjaar maandelijks vergaderd. Wegens COVID-19 is de kampcommissie drie verschillende opties aan het plannen:

  • Het normale EJK: Een weekend op locatie met de eerstejaars. Ze hebben een grote locatie dus gaan ze kijken of (als het tegen die tijd kan) ze de eerstejaars en de tweedejaars kunnen meenemen. Dit is omdat de tweedejaars hun kamp in 2020 hebben gemist en het leuk zou zijn als ze dat kunnen meemaken. 
  • Een fysieke kampdag: De vrijdagmiddag van de onderdompelingsweek een activiteit rondom de Uithof. Het liefst afgesloten met een gezamenlijke BBQ.
  • Een online kampdag: Ze hebben hier vorig jaar al een spel voor bedacht. Het is een soort online Cluedo.

De infiltrant komt dit jaar waarschijnlijk te vervallen. Online en op de kampdag valt het idee van op een makkelijke manier contact maken met de infiltrant weg omdat het contact moment gewoon te kort is. En als het “normale” EJK kan doorgaan gaan er tweedejaars mee dus hebben we op die manier het contact met ouderejaars.

3.3 Overzicht resultaten & doelen internationale commissie

De internationale commissie bestaat dit jaar uit vier leden inclusief de voorzitter.

De internationale commissie heeft een contactpersoon binnen het bestuur. Voor de internationale commissie is dat de penningmeester uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden bij de start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben een training gekregen van de voorzitter, secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.

Dit is een bijzonder jaar voor de internationale commissie. Door corona is er geen mogelijkheid om reizen te organiseren. Bij de start van dit collegejaar waren er nog plannen voor fysieke activiteiten in Nederland, dit met een internationale link, maar ook dit is op het moment niet mogelijk. De internationale commissie is daarom opzoek gegaan naar alternatieve online activiteiten. Ze zijn op dit moment bezig met workshops van andere gebarentalen. Deze contacten verliepen aan het begin wat moeizaam, maar ze gaven niet op. Er is op het moment een vergevorderd overleg met een contactpersoon in Duitsland waarvan hopelijk binnenkort de eerste workshop plaats zal vinden.

4. Kasstroomoverzicht

4.1 kasstroomoverzicht per 28 januari 2021

Bijlage 1 bevat de realisatie van de begroting van het bestuur 2020-2021 van SOG op 28 januari 2021. De volgende paragrafen zijn een toelichting hierop. De categorieën kampcommissie, activiteitencommissie en internationale commissie worden hieronder kort benoemd. Een uitgebreidere toelichting kunt u vinden in hoofdstuk 4, waarbij voor elke commissie ook een eigen kasstroomoverzicht te vinden is.

4.2 toelichting posten

Inkomsten

Contributie leden 2020-2021

De leden contributie voor IGT&D-leden van SOG voor het verenigingsjaar 2020-2021 is eenmalig vastgesteld op €15,00 per student-lid en €10,00 per extern-lid. In de begroting is een schatting gemaakt van een totaalbedrag van €1375,00 aan inkomsten door ledencontributie.

Het totaalbedrag van de binnengekomen contributie bedraagt €1072,50. Dit bedrag is, zoals te zien in het overzicht, opgedeeld in twee delen. Het ontvangen bedrag van inschrijvingen voor 18-09-2020 (boekjaar 2019-2020) is €785,00. Het tweede deel is de ontvangen contributie na 18-09-2020 (boekjaar 2020-2021). Dit is een bedrag van €287,50.

Het totaalbedrag is opgebouwd uit de contributie van 61 IGT&D studentleden, 15 externe leden en 1 oud bestuurslid.

We verwachten dit jaar nog een aantal minorstudenten als leden te ontvangen en enkele interne leden. Hiermee denken we niet op de €300 te komen. De verwachting op dit moment is dat we net onder het begrote bedrag komen.

Fondsen/sponsoren

SOG heeft voor de post fondsen/sponsoren in de begroting een bedrag van €2000,00 vastgesteld. Dit is het bedrag dat we per kalenderjaar maximaal kunnen declareren bij het IGT&D. Wij hebben in 2020 van het IGT&D €762,42 ontvangen. Dit is gebruikt voor promotiemateriaal (SOG producten).

Voor kalenderjaar 2021 kan er weer €1500,00 worden gedeclareerd. Omdat de bestuursjaren van oktober tot oktober lopen is er een gedeelte gereserveerd voor het volgend bestuur (zie begroting categorie ‘sparen’).

Productverkoop

De begroting van de verkochte producten is vastgesteld op €357,40.

Het werkelijk binnengekomen bedrag ligt nu halverwege het jaar al hoger. Dit komt omdat er besloten is meer producten in te kopen en te verkopen in de SOG webshop. Bij uitgaven is te lezen waarom hiervoor is gekozen. Er is te zien dat een deel is binnengekomen door de verkoop van Alpine Partyplugs. In totaal zijn er vier paar Alpine Partyplugs verkocht. Drie hiervan zijn verkocht tegen de niet-leden prijs van €11,95, die ook betaald wordt door leden die een tweede paar bestellen. Een paar oordoppen zijn verkocht aan een lid voor €8,95. Op dit moment zijn er nog 34 Alpine Partyplugs op voorraad.

Daarnaast hebben we dit bestuursjaar nieuwe SOG producten ingekocht. Deze zijn sinds begin 2021 te koop in de webshop. Bij SOG producten is te zien dat we 27 ledenpakketten (€236,25), 3 Handalfabet mokken (€14,75), 7 Handalfabet notitieboekjes (€28,50), 5 Handalfabet tasjes (€15,50) hebben verkocht. De verzendkosten komen ook binnen, dit was €134,75. Bij uitgaven kun je zien dat we deze ook weer uitgeven.

De voorraad van de handalfabet producten is op het moment: 39 handalfabet mokken, 65 handalfabet tasjes en 63 handalfabet notitieboekjes.

Kampcommissie

De inkomsten van de kampcommissie staan op €0,00 omdat het eerstejaarskamp nog plaats moet vinden.

Activiteitencommissie

De inkomsten van de activiteiten is begroot op €200,00. Dit bedrag ligt aanzienlijk lager, namelijk op €26,00. Dit komt omdat er door Covid-19 nog geen mogelijkheid is geweest voor het organiseren van fysieke activiteiten. 

De eerste activiteiten van het bestuursjaar waren de online bakactiviteit, spelletjesavond en filmavond. Deze activiteiten waren voor iedereen gratis toegankelijk. Hiervoor is gekozen omdat er geen enkele kosten zijn gemaakt voor deze activiteiten.

De volgende activiteit was in december, een online lezing over TolkChat. Deze was voor leden gratis en voor niet-leden €1,00. Hierbij waren de inkomsten €9,00. Hiervan hebben we een bedankje gestuurd naar de gastspreker.

Het jaar 2021 zijn we begonnen met een online lezing van de KVK over Startend Ondernemen. Deze was voor leden gratis en voor niet-leden €1,00. Hier waren de inkomsten €17,00. Hiervan hebben we een bedankje gestuurd naar de gastspreker.

In januari was ook de SinterKerst & Nieuw activiteit. Hiervoor hebben de leden van hun eigen bijdrage een cadeautje voor iemand gekocht. SOG heeft hiervoor de verzendkosten vergoed voor de leden. Er waren alleen maar leden aanwezig. Voor SOG waren er bij deze activiteit geen inkomsten enkel uitgaven.

Internationale commissie

De begrote inkomsten voor de internationale commissie zijn €200,00. Er zijn nog geen activiteiten gepland voor de internationale commissie, de inkomsten staan dan ook nog op €0,00.

Overig

Je ziet hier staan ontvangen debiteur IGT&D 2019/2020 van €661,16. Dit is ontvangen van het IGT&D voor de gemaakte kosten voor de onderdompelingsweek en de bestuurskleding. Voor de onderdompelingsweek in februari 2020 is er een workshop Expressie en Beweging georganiseerd. Hier hebben we €157,31 aan uitgegeven. Verder is er een Q&A georganiseerd met de hoofdpersoon van de documentaire Doof Kind. Hij heeft hiervoor een vergoeding ontvangen van €95,97. Als is er ook €35,63 uitgegeven aan lesmateriaal. In de onderdompelings week van september 2020 zijn geen kosten gemaakt. Voor het bestuur zijn bestuursvesten aangeschaft voor €372,25, ook deze worden bij dit bedrag opgeteld.

Uitgaven

Administratieve uitgaven

De administratieve kosten zijn begroot op een totaal van €292,00. Tot nu toe zijn er uitgaven gedaan voor de zakelijke rekening (€61,00), de verzekering (€82,79) en het jaarlijkse lidmaatschap aan Vidius van €22,50. Deze stond vorig jaar bij overige uitgaven, maar is sindsdien jaarlijks. Hierdoor is hij verplaatst naar deze categorie. De totale administratieve kosten komen hiermee op €166,29. We verwachten hier in het komend halfjaar nog kosten te maken voor de zakelijke rekening en de domein en hosting voor onze website. Hiermee zullen we naar verwachting rond het begrote bedrag komen.

PR-kosten

De kosten voor deze post komt voort uit bestuurskleding, algemene PR-kosten en PR aankomende studenten.

De bestuurskleding, bestaande uit shirts en vesten, kosten €372,25.

De totale PR-kosten komen hiermee op €372,25. Dit is hoger dan het begrote bedrag €340,00. Dit komt omdat de bestuurskleding iets duurder is uitgevallen. We verwachten hier verder geen kosten meer te maken aan bedankjes, hier gebruiken we op het moment de nieuwe handalfabet producten voor.

Productinkoop

De productvoorraad van SOG is dit jaar flink uitvergroot. De webshop is uitgebreid met een serie handalfabet producten. Dit was al het plan en hierdoor was er €225,00 begroot om deze producten aan te schaffen. Echter was door het (bijna) volledig online uitvoeren van de onderdompelingsweek, nog een groot budget over van de IGT&D sponsoring. Daarom is ervoor gekozen om dit overgebleven budget te besteden aan een grotere inkoop van SOG producten.

Er zijn 72 handalfabet mokken, 100 handalfabet tasjes en 100 handalfabet notitieboeken ingekocht. Dit voor het bedrag van €711,73. Deze facturen zijn gedeclareerd bij de IGT&D (zie inkomsten). De producten worden verkocht in de vernieuwde SOG webshop. Er was nog voldoende voorraad Alpine oordoppen, hiervoor zijn geen uitgaven gedaan.

Door Covid-19 is ervoor gekozen de producten met de post te versturen. Hiervoor is verzendmateriaal ingekocht in de vorm van dozen voor €59,77. Bij deze post zie je ook €125,05 aan verzendkosten, wij versturen met DHL. Deze komen ook binnen bij de inkomsten en wegen tegen elkaar af. Als laatste zie je €17,05 staan bij geannuleerde bestelling in de webshop. Deze bestellingen zijn in eerste instantie betaald, maar later geannuleerd en teruggestort.

Kampcommissie

De begrote kosten voor de kampcommissie zijn €2.100,00. Afgelopen bestuursjaar 2019/2020 zijn er kosten gemaakt voor een kamplocatie. Dit was de eerste termijn van €876,50 voor een reservering voor in september 2020. Dit kamp kon in verband met Covid-19 niet doorgaan. Er is ervoor gekozen om deze boeking door te schuiven naar september 2021. Dit bedrag staat bij overig debiteuren 2019/2020. Het is al in het vorig bestuursjaar uitgegeven, maar zal in dit jaar gebruikt worden.

Activiteitencommissie

De begrote uitgaven van de activiteitencommissie bedraagt €1.025,40. De uitgaven moeten bestaan uit activiteiten, de kick-off dag en de bedankactiviteit.

De reeds gemaakte kosten zijn in totaal €17,50. Dit ligt laag omdat er nog geen fysieke activiteiten zijn georganiseerd. In het tweede halfjaar komen er wel meer kostbare activiteiten en zal het budget worden gebruikt.

Bij de eerste paar online activiteiten zijn geen kosten gemaakt.

Bij de online lezing van TolkChat zijn er voor het eerst kosten gemaakt. Van de inkomsten die we hebben verworven van de niet-leden hebben we een bedankje gestuurd naar de gastspreker.

Daarna was de online lezing van de KVK. Ook hierbij hebben we van de inkomsten van de niet-leden een bedankje gestuurd naar de gastspreker.

De afgelopen activiteit was de SinterKerst & Nieuw avond. SOG gaat hiervoor de verzendkosten vergoeden, echter zijn deze nog niet gedeclareerd.

Onderdompelingsweek

In februari gaat de eerste onderdompelingsweek van dit bestuursjaar plaatsvinden. Voor deze onderdompelingsweek zijn de uitgaven nog niet gedeclareerd.

Internationale commissie

De uitgaven voor de internationale commissie zijn begroot op €300,00. Er zijn op het moment nog geen gemaakte kosten.

Overig

Voor overige kosten is €450,00 begroot. De gemaakte kosten zijn debiteuren voor het bestuursjaar 2019-2020, onder te verdelen in de kosten: onderdompelingsweek februari 2020 (€288,91), voorschot kamplocatie (€876,50) en bedankactiviteit (€214,00). Het totaal aan betaalde debiteuren is €1370,41.

Sparen

Momenteel hebben we dit bestuursjaar nog niks gespaard. We verwachten aankomend jaar het begrote bedrag te kunnen sparen. In onze begroting gaven we aan dat we het bedrag voor het lustrum eenmalig wilde verlagen tot €350,00, maar de verwachting is dat we dit gaan ophogen naar de gebruikelijke €400,00. We behalen een klein bedrag aan inkomsten uit de verkoop van de producten. Deze inkomsten gaan we steken in activiteiten. De verwachting is dat we dit huidige jaar door Covid-19 niet het volledige bedrag voor alle activiteiten nodig hebben, hierdoor zullen we dit meenemen naar volgend jaar.

4.3 Halfbalans SOG

In de onderstaande tabel is de huidige financiële staat van de vereniging terug te zien. 

Hier is te zien dat SOG aan het begin van het verenigingsjaar 2020-2021 €5.328,02 in bezit had (20-09-2020) en momenteel (28-01-2021) €4.984,49 in bezit heeft. Dit is een optelsom van de contanten, de lopende rekening, de spaarrekening en de debiteuren, met daar afgehaald de crediteuren. 

4.4 Kasstromenoverzicht commissies per 28 januari 2021

Activiteitencommissie

De activiteitencommissie heeft een te besteden budget van €550,40. Hiervan moeten de kick-off dag en de activiteiten van de commissie betaald worden. Ook de promotie voor de activiteiten wordt daarvan betaald. Verder wordt er bij elke activiteit bepaald of er om een deelnemersbijdrage wordt gevraagd. Hieronder is het KSO te zien van de activiteitencommissie. In deze paragraaf zal per post toelichting worden gegeven.

KSO

Inkomsten

Bakactiviteit, filmavond, spelletjesavond (online)

Bij deze activiteiten zijn er geen inkomsten binnengekomen.

TolkChat lezing (online)

De deelnemersbijdrage voor de TolkChat lezing is vastgesteld op €0,00 voor leden en €1,00 voor niet-leden. Deze activiteit is bezocht door dertien deelnemers waarvan vier leden en negen niet-leden. De totale inkomsten komen hiermee op €9,00.

KVK lezing (online)

De deelnemersbijdrage voor de KVK lezing is vastgesteld op €0,00 voor leden en €1,00 voor niet-leden. Deze activiteit is bezocht door 31 deelnemers waarvan veertien leden en zeventien niet-leden. De totale inkomsten komen hiermee op €17,00.

SinterKerst & Nieuw (online)

Bij deze activiteit waren enkel leden aanwezig. Hierdoor zijn er geen inkomsten verworven.

Uitgaven

Bakactiviteit, filmavond, spelletjesavond (online)

Voor deze activiteiten zijn er geen uitgaven geweest.

TolkChat lezing (online)

De uitgaven voor de TolkChat lezing waren enkel het bedankje (SOG mok) en verzendkosten van het bedankje naar de gastspreker. De totale uitgaven waren €8,75.

KVK lezing (online)

De uitgaven voor de KVK lezing waren enkel het bedankje (SOG mok) en verzendkosten van het bedankje naar de gastspreker. De totale uitgaven waren €8,75.

SinterKerst & Nieuw (online)

Hierbij werden de cadeautjes betaald van de eigen bijdrage van de leden. SOG vergoed voor deze activiteit de verzendkosten voor de leden. Deze zijn nog niet gedeclareerd.

Stand van zaken

Zoals in het schema te zien is heeft de activiteitencommissie nog maar €17,50 van het budget gebruikt. Dit betekent dat ze nog €532,90 over hebben van het budget.

Kampcommissie

De kampcommissie krijgt vanuit SOG een budget van €200,00. De overige inkomsten worden verkregen door de deelnemersbijdrage van de kampgangers. De nieuwe studenten die meteen SOG-lid worden krijgen €10,00 korting op de deelnemersbijdrage voor het eerstejaarskamp.

Inkomsten

De inkomsten van de kampcommissie staan nog op €0,00. De inschrijvingen zullen pas later dit jaar open gaan.

Uitgaven

Afgelopen bestuursjaar zijn er kosten gemaakt voor een kamplocatie. Dit was de eerste termijn voor een reservering voor in september 2020, het bedrag van €876,50. Dit kamp kon in verband met Covid-19 niet doorgaan. Er is voor gekozen deze boeking door te schuiven naar september 2021. Mocht het kamp doorgaan dit jaar zal de tweede termijn worden betaald.

Internationale commissie

De internationale commissie heeft een te besteden budget van €100,00. De overige inkomsten voor de reizen/activiteiten worden verworven uit de deelnemersbijdrage. Op het moment is de internationale commissie bezig met het opzetten van activiteiten, maar er is nog geen concrete begroting. Doordat er geen uitgaven zijn gemaakt is er geen kasstroomoverzicht van de internationale commissie.

Bijlage

Kasstroomoverzicht per 28 januari 2021