Beleidsplan 2018-2019

Het beleidsplan van 2019-2020 komt binnenkort online (na onze halfjaarlijkse ALV)

Download PDF<<- Download het Beleidsplan 2018 – 2019 in .PDF

 Kom SOGgen!

Presentatie

Voor u ligt het beleidsplan van het vijfde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2018-2019.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten binnen het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere ge​ï​nteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D.

Inhoudsopgave

Voorwoord

1. De vereniging

1.1 Geschiedenis
1.2 Huidige stand van zaken

1.3 De toekomst

2.Doelstellingen

2.1 Verenigingsdoelstellingen

2.2 Jaardoelstellingen

3. Bestuur 2018-2019

3.1 Bestuursfuncties & -leden

3.2 Bestuurstaken

 4. Commissies & actief lidmaatschap 2018-2019

4.1 Activiteitencommissie
4.2 Kampcommissie
4.3 Internationale commissie

4.4 Kascontrolecommissie

5. Begroting 2018-2019

5.1 Begroting 2018-2019
5.2 Toelichting begroting per post

Voorwoord

Vijf jaar geleden is SOG door een groep actieve studenten opgericht. Door deze enthousiaste studenten met hun hart voor de vereniging is SOG nu vijf jaar later gegroeid tot een volwassen studievereniging.
Hierbij presenteer ik u het vijfde beleidsplan van de vereniging, voor het bestuursjaar 2018-2019. Het bestuur heeft dit jaar als bestuursnaam gekozen: ‘Samen SOG – SOG samen’. Wij vormen samen SOG en wanneer wij gaan SOG-en doen we dat ook samen. Dit is ook toepasselijk op onze doelen voor dit komende jaar.

Natuurlijk heeft SOG haar succes te danken aan bepaalde personen die zich inzetten voor onze vereniging. Deze personen zouden wij graag in het bijzonder willen bedanken: Henny van der Neut, Tony Bloem en Marlies Ngouateu-Bussemaker (management IGT&D) voor het adviseren, Jamie Knecht (contactpersoon vanuit het IGT&D) voor het meedenken, Christiaan Plug (studiobeheerder IGT&D) die door zijn creativiteit altijd met goede ideeën komt, onze sponsoren StudyStore en Alpine en natuurlijk onze leden, die SOG altijd steunen en actief zijn bij de activiteiten en binnen de commissies.

Dit jaar bestaat SOG vijf jaar: een lustrum! We zijn nog niet zo heel lang bezig, maar hebben als vereniging al heel veel geleerd en meegemaakt. Dit jaar blikken wij terug op de mooie avonturen die we hebben beleefd en kijken met plezier en enthousiasme vooruit naar de toekomst van SOG. En dan in het bijzonder naar dit komende jaar. We hebben al een paar mooie ideeën voor dit lustrumjaar van SOG!

Kom SOG-en!
Leonie Eggink
Voorzitter SOG 2018-2019 Samen SOG – SOG samen

1. De vereniging

1.1. Geschiedenis

SOG bestaat sinds de zomer van 2014 en is opgericht door een bestuur van oorspronkelijk vijf personen. In het oprichtingsjaar had SOG een zestal commissies (exclusief Kasco). SOG heeft in het eerste jaar veel veranderingen meegemaakt. De veranderingen vonden met name plaats binnen de bezetting van het bestuur. Ook in het bestaan en de bezetting van de commissies vonden veranderingen plaats.

SOG is vanaf de oprichting officieel geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en heeft vanaf het begin Statuten, een Huishoudelijk reglement en een Financieel reglement. Gedurende het eerste bestuursjaar zijn hierin geen fundamentele wijzigingen doorgevoerd.

De focus lag in het eerste jaar vooral op het organiseren van het Eerstejaarskamp (EJK), het werven van leden en het aangaan van samenwerkingen met partners uit het werkveld. De jaren daarna heeft SOG een professionalisering doorgemaakt en is gegroeid tot over de 100 leden. In2016isdeinternationalecommissietoegevoegdaandehuidige commissies: Kamp en Activiteiten.

1.2. ​Huidige stand van zaken
Voor het verenigingsjaar 2018-2019 bestaat het bestuur van SOG uit zeven personen. Eén van de bestuursleden komt uit het oude bestuur, de andere zes leden hebben commissie-ervaring of zijn enthousiaste leden. Dit jaar zijn er drie commissies (exclusief Kasco). De kampcommissie en de internationale commissie zullen dit jaar fungeren als zelfstandige commissie. Meer hierover in hoofdstuk 4. De activiteitencommissie blijft onder leiding van de commissaris activiteiten.
We zullen dit jaar een lijst bijhouden van actieve leden zodat we deze leden kunnen benaderen voor hulp bij activiteiten en open dagen.
De focus zal dit jaar liggen op het vergroten van de bekendheid van SOG en het tijdig en duidelijk bekendmaken van activiteiten. Als SOG luisteren wij naar de feedback en behoeften van onze leden en hieruit blijkt dat er meer behoefte is aan heldere informatie over de activiteiten die wij organiseren. Ook streven wij ernaar om een grote activiteit te organiseren vanwege ons vijfjarig bestaan. Wij willen dit toegankelijk maken voor alle geïnteresseerden: (Alumni-)leden, studenten, docenten en algemeen belangstellenden.

1.3 De toekomst

Dit jaar is het tweede jaar dat aan het bestuur van SOG geen oprichters deelnemen. Oprichters en oud-bestuursleden zullen niet geheel uit beeld verdwijnen. Zij zullen de rol van Raad van Advies op zich nemen. Zo kunnen wij als bestuur, en eventueel de besturen hierna, met vragen bij hen terecht. Deze Raad van Advies kan alleen maar groeien met nieuwe oud-bestuurders en zo kunnen zij hun kennis vergroten. In de toekomst kan SOG hierdoor alleen maar sterker worden.

2. Doelstellingen

2.1 Verenigingsdoelstellingen

SOG heeft eerder een drietal verenigingsdoelstellingen opgesteld. Deze zullen altijd relevant blijven. Hieronder staan deze doelen nogmaals kort geformuleerd.

  1. SOG heeft tot doel om het contact te stimuleren tussen IGT&D-studenten onderling en tussen IGT&D-studenten en IGT&D-medewerkers, het werkveld, de Dovengemeenschap en studenten van soortgelijke (buitenlandse) onderwijsinstellingen.
  2. SOG heeft tot doel om het gebruik van gebaren onder haar leden te stimuleren, opdat hun gebarentaalvaardigheid toeneemt.
  3. SOG heeft tot doel om de toegankelijkheid van de vereniging én de maatschappij te vergroten in zijn algemeenheid, maar in het bijzonder voor doven, slechthorenden en doofblinden.

2.2 Jaardoelstellingen

Naast deze algemene doelstellingen voor de vereniging, heeft het bestuur tevens vier doelen opgesteld voor het aankomend bestuursjaar. Deze jaardoelen staan hieronder geformuleerd.

1. Tijdens dit bestuursjaar creëren wij meer bekendheid over SOG onder docenten en (aankomende) studenten. ​Dit bereiken wij door onder andere op open dagen, meeloopdagen en studiekeuzecheckdagen met informatiekramen te staan en door docenten kennis te laten maken met SOG en haar bestuursleden.

2. Tijdens bestuursjaar 2018-2019 gebruiken wij directe en duidelijke communicatie tussen bestuur, commissies, leden en niet leden over SOG-evenementen. ​Om de opkomst bij SOG-evenementen te vergroten vinden wij het belangrijk om tijdig volledige informatie te leveren aan onze doelgroep. Dit willen wij bereiken door het inzetten van Social Media, een nieuwsbrief, filmpjes op de 4e​ ​verdieping en klassenvertegenwoordigers.

3. Dit jaar organiseren wij in verband met het 5-jarig bestaan van SOG, activiteit(en) om te vieren en terug te kijken naar wat SOG afgelopen jaren heeft behaald.​ Dit doen wij door activiteiten te organiseren die zowel informatief als amuserend zijn. Op deze manier benadrukken wij het belang van SOG vanaf de oprichting voor alle (alumni)leden en algemeen belangstellenden.

4. Dit jaar breiden wij ons netwerk uit binnen de Hogeschool Utrecht en de Dovengemeenschap. ​Dit bereiken wij, door in samenwerking met verschillende instanties voor doven en slechthorenden, activiteiten te organiseren.

3. Bestuur 2018-2019

3.1 Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2018-2019 bestaat uit de volgende leden:

Voorzitter
Vicevoorzitter Secretaris intern Secretaris extern Penningmeester Commissarisactiviteiten Commissaris onderwijs

Leonie Eggink Shirley Brekelmans Evelien Kremer Dorieke van Luit Hanna Harinck JytteLeenders
Zoë van der Grijp

Het 5e SOG bestuur 2018-2019 draagt de volgende naam: ‘​Samen SOG – SOG samen’

3.2 Bestuurstaken

Statutair is vastgelegd dat de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester officieel vertegenwoordiger zijn van de vereniging. Dit jaar zijn de taken op volgende wijze verdeeld:

Voorzitter

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling vande vereniging
  3. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen
  4. Stimuleren en motiveren van de Dagelijks Bestuursleden en huntaken bijhouden
  5. Voorbereiden en voorzitten van ALV’s
  6. Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (hethalfjaarlijks verslag) en het jaarverslag
  7. Contact onderhouden met de HU en het IGT&D
  8. Contactpersoon voor de OSHU en bijwonen van het maandelijksekoepeloverleg
  9. Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s
  10. Coördineren opendagen/avonden
  11. Bijwonen diplomering vanuit SOG
  12. Contactpersoon internationale Commissie

Vicevoorzitter

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Assisteren en (indien nodig) vervangen van de voorzitter bijvergaderingen en verenigingstaken.
  3. Zorgen voor de bestuur- en commissie BHV-bevoegdheid
  4. Zorgdragen voor het lustrum-fotoboek

Secretaris intern

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Beheren bestuurs- en commissies Dropbox/drive c. Zorgdragen voor de ledenadministratie
  3. Notuleren van de vergaderingen en de notulen op de drive zetten
  4. Maken van pr-materiaal en actief contact houden met commissies hierover
  5. Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
  6. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

Secretaris extern

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Bijhouden website en Facebook/Instagram
  3. Contactpersoon kampcommissie
  4. Coördineren filmpjes op het scherm op de 4e​ ​verdieping
  5. Maken van pr-materiaal en actief contact houden met commissies hierover
  6. Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
  7. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

Penningmeester

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Beheren van de verenigingskas
  3. Zorgdragen voor de financi​ë​le administratie en afhandelen vandeclaraties
  4. Bijhouden van het kasstromenoverzicht
  5. Opstellen van financi​ë​le verslagen voor het Dagelijks Bestuur en deALV
  6. Contact onderhouden met de Kascontrolecommissie en dePenningmeesters van de commissies
  7. Werven van nieuwe sponsoren en contact onderhouden metbestaande sponsoren
  8. Verantwoordelijk voor verkoop en bijhouden vanpromo-materiaal/Alpine oordopjes

Commissaris activiteiten

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Voorzitter van de activiteitencommissie en gang van zakenterugkoppelen aan het bestuur
  3. Coördineren van acties tijdens de Kick-off dag
  4. Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden

Commissaris onderwijs

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor)
  3. Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten zoals demeeloopdag en de studiekeuzecheckdag
  4. Coördineren van oefententamens
  5. Coördineren van acties tijdens Allerhande festival
  6. Contactpersoon voor IGT&D docententeam

Wanneer er zich incidentele taken voordoen, zullen deze taken door het bestuur gezamenlijk of door een bestuurslid apart volbracht worden wanneer gezamenlijk tot een verdeling besloten wordt.

4. Commissies 2018-2019

SOG heeft in het verenigingsjaar 2018-2019 de volgende commissies: de activiteitencommissie, de kampcommissie en de internationale commissie. De activiteitencommissie is onder leiding van de commissaris activiteiten en zowel de kampcommissie als de internationale commissie zijn zelfstandige commissies. Dat betekent dat zij niet onder leiding staan van een bestuurslid maar een contactpersoon hebben binnen het bestuur. Voor de kampcommissie is dat dit jaar de secretaris extern en voor de internationale commissie is dat de voorzitter. De commissies moeten verantwoording afdragen aan deze contactpersonen wanneer deze daarom vragen. De contactpersoon voor de kampcommissie is betrokken bij de commissie maar leidt het op geen manier. De contactpersoon voor de internationale commissie zit ook zelf in de commissie maar is daar niet de voorzitter van. Mochten er zich problemen voordoen in de commissie om wat voor reden dan ook, dan is de contactpersoon degene om daarin te ondersteunen.

4.1 Activiteitencommissie

De activiteitencommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van formele- (studie-gerelateerde) en informele activiteiten. Per blok organiseert zij idealiter minimaal twee activiteiten, waaronder minimaal een informele- en minimaal een formele activiteit. De activiteitencommissie bestaat bij voorkeur uit minimaal acht leden en wordt voorgezeten door de commissaris activiteiten uit het Dagelijks Bestuur. Dit jaar ondersteunt de activiteitencommissie ook het bestuur in het organiseren van lustrum-activiteiten.

4.2 Kampcommissie

De kampcommissie is een zelfstandige commissie en is verantwoordelijk voor de organisatie en het soepel verlopen van het eerstejaarskamp (EJK) in september van het nieuwe studiejaar. Deze bestaat bij voorkeur uit minimaal vijf leden, voornamelijk uit het eerste en tweede studiejaar.

4.3 Internationale commissie

De internationale commissie is een zelfstandige commissie en is verantwoordelijk voor het organiseren van studiereizen. Dit zijn zowel grote reizen, buiten Europa, als kleinere reizen, binnen Europa. Deze commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 4 leden.

4.4 Kascontrolecommissie

De kascontrolecommissie (Kasco) houdt toezicht op de financiën van de vereniging en krijgt tijdens de wissel-ALV en de halfjaarlijkse-ALV de kans om financiële controle- en ophelderingsvragen aan het bestuur voor te leggen. Bestuursleden en andere commissieleden zijn voor deze functie uitgesloten, in verband met mogelijke verstrengeling van belangen. Ook externe leden kunnen in de Kasco plaatsnemen.

5. Begroting 2018-2019

5.1 Begroting 2018-2019

5.2 Toelichting per post

Inkomsten

Contributie leden

De ledencontributie voor SOG is vastgesteld op €20,- per lid per verenigingsjaar voor student IGT&D-leden en op €10,- per lid per verenigingsjaar voor externe leden. Er is voor dit jaar een schatting gemaakt van 65 studentleden voor het volle jaar, 10 derdejaars studentleden (die het aanbod krijgen om tijdens hun minor voor een half jaar lid te worden) en 10 externe leden.

Fondsen/sponsoren

Het IGT&D heeft voor het kalenderjaar 2019 geen gift vastgesteld. Wel is er de mogelijkheid om tot maximaal €1500,- te declareren, met hierbij een uitleg waarvoor het geld gebruikt is. IGT&D beoordeelt vervolgens deze declaratie. Omdat dit geen garantie biedt mogen wij er niet vanuit gaan dat wij de €1500,- ontvangen.

De sponsoring van StudyStore in de vorm van geld is gestopt. Onze leden krijgen hiervoor in de plaats extra korting hun studieboeken.

Product verkoop

Tevens heeft SOG een sponsorovereenkomst met Alpine, waarbij SOG PartyPlugs (oordoppen) inkoopt van Alpine voor slechts de inkoopprijs. De winst die SOG maakt door de oordoppen te verkopen aan haar leden en niet-leden, voor een eigen vastgestelde verkoopprijs, gaat geheel naar SOG in de vorm van sponsoring.

Kampcommissie

Het EJK heeft een speciale plaats in deze begroting en is daarom rood gekleurd. De deelnemersbijdrage van het EJK wordt namelijk (vrijwel) volledig besteed aan het betalen van de kamplocatie, inclusief catering. Deze inkomsten zijn daarom niet meegenomen in het totaalbedrag aan de creditzijde van de begroting, omdat dit een vertekend beeld kan geven van het te besteden/ beschikbare bedrag/ budget.

Activiteitencommissie

Tijdens de activiteiten wordt er van SOG-leden alleen een bijdrage gevraagd die noodzakelijk is om de kosten van de activiteit te kunnen dekken. Er zal hierop dus geen winst gemaakt worden.
Van niet-leden wordt echter wel een bescheiden bijdrage gevraagd voor de meeste activiteiten. De inkomsten hiervan worden in deze post genoteerd. Het bedrag is bepaald op basis van de schatting dat SOG dit jaar een tiental activiteiten zal organiseren waarbij een gemiddelde winst van €30,- door de deelname van niet-leden wordt gemaakt.

Een extra inkomstenbron dit jaar is het lustrumbudget waar de afgelopen jaren voor gespaard is.

Internationale commissie

Ook de internationale commissie heeft een speciale plaats in de begroting en is net als de kampcommissie rood gekleurd. Dit omdat de inkomsten en de uitgaven van de internationale commissie bijna gelijk zijn.

Overig

Onder deze post vallen alle overige inkomsten die niet in een van de bovenstaande posten zijn te plaatsen. Een voorbeeld hiervan is de rente die SOG op de zakelijke rekening ontvangt.

Uitgaven

De posten aan de debetzijde zijn niet alleen voorzien van bedragen in euro’s maar ook van percentages. Dit om de volgende reden: in deze begroting is in eerste instantie uitgegaan van het totaalbedrag aan de creditzijde als totale budget voor SOG voor het komende bestuursjaar. Mocht dit bedrag echter lager of hoger uitvallen, zullen de posten aan de debetzijde op deze wijze procentueel niet veranderen. De percentages zijn dus een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat de posten gedurende het verenigingsjaar ten opzichte van elkaar niet veranderen. Voor alle posten behalve de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’ en de post ‘Voor volgend bestuur’ is het percentage een maximum. Een lager percentage aan die posten uitgeven is toegestaan en zal zelfs worden nagestreefd. De winst die hierop eventueel nog wordt behaald, zal ten goede komen aan de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’, omdat de leden daar het meest direct van profiteren. Ook komt de winst ten goede aan de post ‘Voor volgend bestuur’, omdat een geleidelijke opbouw van dat bedrag het mogelijk maakt voor besturen om alvast bij te dragen aan / te sparen voor een budget voor de viering van het Lustrum in het tiende bestaansjaar van SOG.

Administratieve uitgaven

Onder deze post vallen de kosten van de notaris, de zakelijke bankrekening, de verzekering en de website. Er zijn dit bestuursjaar geen notariskosten. Ook in toekomstige jaren zullen deze kosten slechts sporadisch voorkomen. Ook is er dit jaar voor website domein en hosting niets begroot, omdat deze in het bestuursjaar van 2016-2017 voor 5 jaar verlengd en betaald zijn. De bankkosten bestaan uit het hebben (vaste kosten) en gebruiken (variabele transactiekosten) van een zakelijke bankrekening bij de ING bank. De verzekeringskosten bestaat uit de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA), tevens van de ING.

Pr-kosten

De pr-kosten bestaan uit pr-materialen voor activiteiten en werving van aankomende studenten (posters, flyers, verenigingsblad, snoep etc.) en bedankjes voor personen die zich op eniger wijze voor SOG inzetten. We hebben hier net zoveel als vorig jaar voor begroot omdat er nog bedankjes in voorraad zijn.

Product verkoop

Om de Alpine PartyPlugs te verkopen moeten we ze eerst inkopen. We verwachten dat we er komend jaar 30 zullen inkopen, die we vervolgens met winst verkopen.

Kampcommissie

Zoals hierboven reeds genoemd heeft het EJK een speciale plaats in deze begroting. De kamplocatie inclusief catering, zal volledig worden gedekt door de deelnemersbijdrage. Daarom zijn deze uitgaven (het bedrag in het rood) niet meegenomen in het totaalbedrag aan de zijde DEBET, omdat dit een vertekend beeld kan geven van (de verdeling van) de uitgaven. EJK-kosten die wel uit het algemene budget worden betaald, zijn kosten voor extra boodschappen, materialen en reiskosten van de kampleiding, die met een auto vol met materialen naar de kamplocatie gaan. Het totaalbedrag van deze kosten (het bedrag in het zwart) is wel meegenomen in het totaal aan de debetzijde.

Activiteitencommissie

Dit is de grootste post op de begroting aan de debetzijde. Hiervoor is bewust gekozen, omdat de grootste inkomstenbron de ledencontributie is. SOG wil dat het grootste deel daarvan ook weer direct bij de leden terecht komt in de vorm van kwalitatief goede (voor leden voornamelijk gratis) activiteiten. Daar is een relatief groot budget voor nodig. Omdat het dit jaar lustrumjaar is, hebben we een extra budget van €1500,-. Daar zullen speciale activiteiten van georganiseerd worden. Daarom zal de activiteitencommissie activiteiten schrappen en is hun budget lager dan de afgelopen jaren.

Een deel van het budget zal worden besteed aan een activiteit aan het einde van het studiejaar, waar de actieve leden worden bedankt voor hun inzet. Deze activiteit is alleen toegankelijk voor actieve leden en zal volledig door SOG worden betaald.

Internationale commissie

Voor de internationale commissie geldt ook dat de uitgaven niet worden meegerekend. De reizen worden betaald van de deelnemersbijdragen en/of eventuele sponsoren. We stellen komend jaar €100,- beschikbaar om aan een reis of reizen te besteden.

Onvoorziene kosten

Deze post is begroot op de gebruikelijke 10% van de totale begroting.

1075 x bekeken 2 x vandaag