Beleidsplan 2019-2020

Kom SOGgen!

Beleidsplan 2019-2020

Presentatie

Voor u ligt het beleidsplan van het zesde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2019-2020.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten binnen het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Hogeschool Utrecht (HU).

Inhoudsopgave

Voorwoord

1. De vereniging

1.1 Geschiedenis

1.2 Huidige stand van zaken

1.3 De toekomst

2. Doelstellingen

2.1 Verenigingsdoelstellingen

2.2 Jaardoelstellingen

3. Bestuur 2019-2020

3.1 Bestuursfuncties & -leden

3.2 Bestuurstaken

4. Commissies & actief lidmaatschap 2019-2020

4.1 Activiteitencommissie

4.2 Kampcommissie

4.3 Internationale commissie

4.4 Kascontrolecommissie

5. Begroting 2019-2020

5.1 Begroting 2019-2020

5.2 Toelichting begroting per post

Voorwoord

Zes jaar geleden is SOG door een groep actieve studenten opgericht. Door deze enthousiaste studenten en alle enthousiaste studenten die hen volgden die allemaal hart hadden voor de vereniging is SOG nu gegroeid tot een volwassen studievereniging.

Hierbij presenteer ik u het zesde beleidsplan van de vereniging, voor het bestuursjaar 2019-2020. Het bestuur heeft dit jaar als bestuursnaam gekozen: ‘Oog voor SOG’. Behalve dat wij een studie volgen waar wij een taal leren waarbij onze ogen belangrijk zijn, sluit deze naam ook mooi aan op onze doelen voor dit jaar. Zo willen wij SOG bijvoorbeeld nog meer zichtbaar maken dan dat zij al is.

Natuurlijk heeft SOG haar succes mede te danken aan bepaalde personen die zich inzetten voor onze vereniging. Deze personen zouden wij graag in het bijzonder willen bedanken: Henny van der Neut, Tony Bloem en Marlies Ngouateu-Bussemaker (management IGT&D) voor het adviseren, Jamie Knecht (contactpersoon vanuit het IGT&D) voor het meedenken, Christiaan Plug (studiobeheerder IGT&D) die door zijn creativiteit altijd met goede ideeën komt, onze sponsoren StudyStore en Alpine en natuurlijk onze leden, die SOG altijd steunen en actief zijn bij de activiteiten en binnen de commissies.

Kom SOG-en!

Leonie Eggink

Voorzitter SOG 2019-2020

‘Oog voor SOG’

1. De vereniging

1.1 Geschiedenis

SOG bestaat sinds de zomer van 2014 en is opgericht door een bestuur van oorspronkelijk vijf personen. In het oprichtingsjaar had SOG een zestal commissies (exclusief de kascontrolecommissie). SOG heeft in het eerste jaar veel veranderingen meegemaakt. De veranderingen vonden met name plaats binnen de bezetting van het bestuur. Ook in het bestaan en de bezetting van de commissies vonden veranderingen plaats.

SOG is vanaf de oprichting officieel geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en heeft vanaf het begin statuten, een huishoudelijk reglement en een financieel reglement. Gedurende het eerste bestuursjaar zijn hierin geen fundamentele wijzigingen doorgevoerd.

De focus lag in het eerste jaar vooral op het organiseren van het Eerstejaarskamp (EJK), het werven van leden en het aangaan van samenwerkingen met partners uit het werkveld. De jaren daarna heeft SOG een professionalisering doorgemaakt en is gegroeid tot over de honderd leden.  In 2016 is de internationale commissie toegevoegd aan de huidige commissies: de kamp-, activiteiten- en kascontrolecommissie

1.2 Huidige stand van zaken

Voor het verenigingsjaar 2019-2020 bestaat het bestuur van SOG uit zes personen. Drie van de bestuursleden komen uit het oude bestuur, de andere drie leden hebben commissie-ervaring. Dit jaar zijn er drie commissies (exclusief de kascontrolecommissie). De  internationale commissie fungeert dit jaar als zelfstandige commissie. De activiteitencommissie blijft onder leiding van de commissaris activiteiten. Dit jaar komt de kampcommissie onder leiding van de penningmeester.

De focus zal dit jaar liggen op het organiseren van een activiteit samen met een dovenorganisatie. Wij willen meer samenwerken met doveninstanties en denken dat dit een mooie eerste stap is. Verder willen wij meer zicht krijgen wat leden (en niet-leden) van SOG vinden en van SOG verwachten. Dat gaan wij dit jaar uitzoeken.

1.3 De toekomst

Dit jaar is het derde jaar dat aan het bestuur van SOG geen oprichters deelnemen. Oprichters en oud-bestuursleden zullen niet geheel uit beeld verdwijnen. Zij zullen de rol van Raad van Advies op zich nemen. Zo kunnen wij als bestuur, en eventueel de besturen hierna, met vragen bij hen terecht. Deze Raad van Advies kan alleen maar groeien met nieuwe oud-bestuurders en zo kunnen zij hun kennis vergroten. In de toekomst kan SOG hierdoor alleen maar sterker en professioneler worden.

2. Doelstellingen

2.1 Verenigingsdoelstellingen

SOG heeft eerder een drietal verenigingsdoelstellingen opgesteld. Deze zullen altijd relevant blijven. Hieronder staan deze doelen nogmaals kort geformuleerd.

  1. SOG heeft tot doel om het contact te stimuleren tussen IGT&D-studenten onderling en tussen IGT&D-studenten en IGT&D-medewerkers, het werkveld, de Dovengemeenschap en studenten van soortgelijke (buitenlandse) onderwijsinstellingen.
  2. SOG heeft tot doel om het gebruik van gebaren onder haar leden te stimuleren, opdat hun gebarentaalvaardigheid toeneemt.
  3. SOG heeft tot doel om de toegankelijkheid van de vereniging én de maatschappij te vergroten in zijn algemeenheid, maar in het bijzonder voor doven, slechthorenden en doofblinden.

2.2 Jaardoelstellingen

Naast deze algemene doelstellingen voor de vereniging, heeft het bestuur tevens drie doelen opgesteld voor het aankomend bestuursjaar. Deze jaardoelen staan hieronder geformuleerd.

1. Tijdens dit bestuursjaar inventariseren wij de verwachtingen en meningen van en over SOG bij onze doelgroep.

Dit bereiken wij door middel van enquêtes af te nemen bij studenten (zowel SOG-leden als niet-SOG-leden), te overleggen met docenten en directie over hun beeld van SOG en door diepte interviews te houden bij niet SOG-leden.

Dit doel hebben wij opgesteld, omdat wij merken dat het elk jaar weer lastig is om leden te werven. Dit gaat dan vooral om ouderejaars. Wij willen graag weten waarom mensen wel of geen lid zijn en of blijven. Wij hopen dat wanneer wij van onze doelgroep de verwachtingen en meningen over SOG weten, wij hier iets mee kunnen doen, zodat SOG hierop beter kan aansluiten en kan groeien.

2. Tijdens dit bestuursjaar organiseert SOG in samenwerking met een dovenorganisatie een activiteit.

Dit bereiken wij door contact te leggen met dovenorganisaties en door concrete plannen te maken voor het opzetten van een activiteit.

Dit doel hebben wij opgesteld om het contact tussen SOG en de dovengemeenschap en tussen SOG en dovenorganisaties te bevorderen.

3. Dit bestuursjaar is het bestuur en haar commissies zichtbaar en transparant voor haar leden.

Dit bereiken wij door SOG-kleding te dragen, inzicht te geven in onze voorbereidingen door middel van social media en meer actieve promotie van SOG op de vierde verdieping.

Dit doel hebben wij opgesteld omdat wij merken dat veel SOG-leden geen idee hebben van de taken en verantwoordelijkheden van het bestuur en de commissies. Wij denken ook dat zodra dit duidelijker wordt, het werven van nieuwe bestuurs- en commissieleden ook duidelijker wordt.

3. Bestuur 2019-2020

3.1   Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2019-2020 bestaat uit de volgende leden:

Voorzitter
Vicevoorzitter en penningmeester
Secretaris intern
Secretaris extern
Commissaris activiteiten
Commissaris onderwijs

Leonie Eggink
Hanna Harinck
Manon de Jong
Jytte Leenders
Jarith van Maaren
Noortje Neeter

Het zesde SOG bestuur 2019-2020 draagt de volgende naam: ‘Oog voor SOG’

3.2 Bestuurstaken

Statutair is vastgelegd dat de voorzitter, secretaris en penningmeester officieel vertegenwoordiger zijn van de vereniging. Dit jaar zijn de taken op volgende wijze verdeeld:

Voorzitter
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
c. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen
d. Stimuleren en motiveren van de dagelijks bestuursleden en hun taken bijhouden
e. Voorbereiden en voorzitten van ALV’s
f. Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag
g. Contact onderhouden met de HU en het IGT&D
h. Contactpersoon voor de OSHU en het bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg
i. Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s
j. Coördineren open dagen en open avonden
k. Bijwonen diplomering vanuit SOG
l. Contactpersoon internationale commissie
m. Contactpersoon GOC

Vicevoorzitter en penningmeester
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Assisteren en (indien nodig) vervangen van de voorzitter bij vergaderingen en verenigingstaken
c. Beheren van de verenigingskas
d. Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties
e. Bijhouden van het kasstroomoverzicht
f. Opstellen van financiële verslagen voor het dagelijks bestuur en de ALV
g. Contact onderhouden met de kascontrolecommissie en de penningmeesters van de commissies
h. Werven van nieuwe sponsoren en contact onderhouden met bestaande sponsoren
i. Verantwoordelijk voor het verkoop en het bijhouden van promotiemateriaal en Alpine PartyPlugs.
j. Contactpersoon kampcommissie

Secretaris intern
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Beheren van de bestuurs- en commissie Drive en Dropbox
c. Zorgdragen voor de ledenadministratie
d. Notuleren van de vergaderingen en de notulen op de Drive zetten
e. Bijhouden van de website
f. Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
g. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

Secretaris extern
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Beheren van de bestuurs- en commissies Drive en Dropbox
c. Bijhouden Facebook en Instagram
d. Coördineren filmpjes op het scherm op de vierde verdieping
e. Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
f. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief
g. Beheren van de klassenvertegenwoordigers groepsapp

Commissaris activiteiten
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Voorzitter van de activiteitencommissie en gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur
c. Coördineren van acties tijdens de kick-off dag
d. Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden
e. Zorgen voor de bestuur- en commissie BHV-bevoegdheid

Commissaris onderwijs
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor)
c. Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten zoals de meeloopdag en de studiekeuzecheckdag
d. Coördineren van acties tijdens Allerhande festival
e. Contactpersoon voor het IGT&D-docententeam

Wanneer er zich incidentele taken voordoen, zullen deze taken door het bestuur gezamenlijk of door een bestuurslid apart volbracht worden wanneer gezamenlijk tot een verdeling besloten wordt.

4. Commissies 2019-2020

SOG heeft in het verenigingsjaar 2019-2020 de volgende commissies: de activiteitencommissie, de kampcommissie, de internationale commissie en de kascontrolecommissie. De activiteitencommissie is onder leiding van de commissaris activiteiten. De kampcommissie is dit jaar onder leiding van de penningmeester. De internationale commissie is een zelfstandige commissie. Dat betekent dat zij niet onder leiding staat van een bestuurslid maar een contactpersoon hebben binnen het bestuur. De contactpersoon voor de internationale commissie is dit jaar de voorzitter. De commissie moet verantwoording afdragen aan de contactpersoon wanneer deze daarom vraagt. Mochten er zich problemen voordoen in de commissie, om wat voor reden dan ook, dan is de contactpersoon degene om hen daarin te ondersteunen.

4.1 Activiteitencommissie

De activiteitencommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van formele- (studiegerelateerde) en informele activiteiten. Per blok organiseert zij idealiter minimaal twee activiteiten, waaronder minimaal één informele- en minimaal één formele activiteit. De activiteitencommissie bestaat bij voorkeur uit minimaal acht leden en wordt voorgezeten door de commissaris activiteiten uit het dagelijks bestuur.

4.2 Kampcommissie

De kampcommissie is verantwoordelijk voor de organisatie en het soepel verlopen van het eerstejaarskamp (EJK) in september van het nieuwe studiejaar. Deze bestaat bij voorkeur uit minimaal vijf leden, voornamelijk uit het eerste en tweede studiejaar.

4.3 Internationale commissie

De internationale commissie is een zelfstandige commissie en is verantwoordelijk voor het organiseren van studiereizen. Dit zijn zowel grote reizen, buiten Europa, als kleinere reizen, binnen Europa. Deze commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal vier leden.

4.4 Kascontrolecommissie

De kascontrolecommissie (kasco) houdt toezicht op de financiën van de vereniging en krijgt tijdens de wissel-ALV en de halfjaarlijkse-ALV de kans om financiële controle- en ophelderingsvragen aan het bestuur te stellen. Bestuursleden en andere commissieleden zijn voor deze functie uitgesloten, in verband met mogelijke verstrengeling van belangen. Externe leden mogen in de kasco plaatsnemen.

5. Begroting 2019-2020

Inkomsten

Contributie leden
De ledencontributie voor SOG is vastgesteld op €20,00 per lid per verenigingsjaar voor student IGT&D-leden en op €10,00 per lid per verenigingsjaar voor externe leden. Er is voor dit jaar een schatting gemaakt van 65 studentleden voor het volle jaar, tien minorstudenten voor een half jaar en vijftien externe leden.

Fondsen/sponsoren
Het IGT&D heeft voor het kalenderjaar 2020 geen gift vastgesteld. Wel is er de mogelijkheid om tot maximaal €2500,00 te declareren, met hierbij een uitleg waarvoor het geld gebruikt is. Het IGT&D beoordeelt vervolgens deze declaratie.

Productverkoop
Tevens heeft SOG een sponsorovereenkomst met Alpine, waarbij SOG PartyPlugs (oordoppen) inkoopt van Alpine voor slechts de inkoopprijs. De winst die SOG maakt door de oordoppen te verkopen aan haar leden en niet-leden, voor een eigen vastgestelde verkoopprijs, gaat geheel naar SOG in de vorm van sponsoring. De verwachting is dat we veertig Alpine Partyplugs verkopen.

Kampcommissie
Het EJK heeft een speciale plaats in deze begroting en is daarom rood gekleurd. De deelnemersbijdrage van het EJK wordt namelijk (vrijwel) volledig besteed aan het betalen van de kamplocatie, inclusief catering. Deze inkomsten zijn daarom niet meegenomen in het totaalbedrag aan de creditzijde van de begroting, omdat dit een vertekend beeld kan geven van het te besteden/beschikbare bedrag/budget.

Activiteitencommissie
Tijdens de activiteiten wordt er van SOG-leden alleen een bijdrage gevraagd die noodzakelijk is om de kosten van de activiteit te kunnen dekken. Er zal hierop dus geen winst gemaakt worden. Van niet-leden wordt echter wel een bescheiden bijdrage gevraagd voor de meeste activiteiten. De inkomsten hiervan worden in deze post genoteerd. Het bedrag is bepaald op basis van de schatting dat SOG dit jaar een tiental activiteiten zal organiseren waarbij een gemiddelde winst van €30,00 door de deelname van niet-leden wordt gemaakt.

Internationale commissie
Ook de internationale commissie heeft een speciale plaats in de begroting en is net als de kampcommissie rood gekleurd. Dit omdat de inkomsten en de uitgaven van de internationale commissie bijna gelijk zijn.

Overig
Onder deze post vallen alle overige inkomsten die niet in een van de bovenstaande posten zijn te plaatsen. Een voorbeeld hiervan is de rente die SOG op de zakelijke rekening ontvangt.

Uitgaven

De posten aan de debetzijde zijn niet alleen voorzien van bedragen in euro’s maar ook van percentages. Dit om de volgende reden: in deze begroting is in eerste instantie uitgegaan van het totaalbedrag aan de creditzijde als totale budget voor SOG voor het komende bestuursjaar. Mocht dit bedrag echter lager of hoger uitvallen, zullen de posten aan de debetzijde op deze wijze procentueel niet veranderen. De percentages zijn dus een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat de posten gedurende het verenigingsjaar ten opzichte van elkaar niet veranderen. Voor alle posten behalve de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’ en de post ‘Voor volgend bestuur’ is het percentage een maximum. Een lager percentage aan die posten uitgeven is toegestaan en zal zelfs worden nagestreefd. De winst die hierop eventueel nog wordt behaald, zal ten goede komen aan de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’, omdat de leden daar het meest direct van profiteren. Ook komt de winst ten goede aan de post ‘Voor volgend bestuur’, omdat een geleidelijke opbouw van dat bedrag het mogelijk maakt voor besturen om alvast bij te dragen aan / te sparen voor een budget voor de viering van het Lustrum in het tiende bestaansjaar van SOG.

Administratieve uitgaven
Onder deze post vallen de kosten van de notaris, de zakelijke bankrekening, de verzekering en de website. Er zijn dit bestuursjaar geen notariskosten. Ook in toekomstige jaren zullen deze kosten slechts sporadisch voorkomen. Voor de website & hosting is €50,00 begroot omdat er dit jaar een licentie gekocht moet worden om de website te beveiligen. De bankkosten bestaan uit het hebben (vaste kosten) en gebruiken (variabele transactiekosten) van een zakelijke bankrekening bij de ING bank. De verzekeringskosten bestaat uit de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA), tevens van de ING.

PR-kosten
De PR-kosten bestaan uit PR-materialen voor activiteiten en werving van aankomende studenten (posters, flyers, verenigingsblad, snoep etc.), bedankjes voor personen die zich op enige wijze voor SOG inzetten en bestuurskleding. Voor PR-activiteiten is niets begroot omdat de promotie via sociale media gaat en de posters op de HU geprint worden.

168 x bekeken 1 x vandaag