Beleidsplan
2021-2022
Presentatie
Voor u ligt het beleidsplan van het achtste bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2021-2022.
SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten binnen het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Hogeschool Utrecht (HU).
Inhoudsopgave
Voorwoord 4
1. De vereniging 5
1.1 Geschiedenis 5
1.2 Huidige stand van zaken 5
1.3 De toekomst 6
2. Doelstellingen 7
2.1 Verenigingsdoelstellingen 7
2.2 Jaardoelstellingen 7
3. Bestuur 2021-2022 9
3.1 Bestuursfuncties en -leden 9
3.2 Bestuurstaken 9
4. Commissies 2021-2022 12
4.1 Activiteitencommissie 12
4.2 Kampcommissie 12
4.3 Internationale commissie 12
4.4 Kascontrolecommissie 13
Voorwoord
Hierbij presenteer ik u het achtste beleidsplan van de vereniging, voor het bestuursjaar 2021-2022. Het bestuur heeft dit jaar als bestuursnaam gekozen: ‘SOG: één team, één gebaar’. Deze bestuursnaam hebben wij gekozen omdat wij als één team willen werken aan onze doelen. Iedereen heeft een belangrijke taak binnen SOG, zowel de bestuursleden als de commissieleden van de activiteiten-, kamp- en internationale commissie. Daarnaast zijn wij niks zonder onze interne en externe leden, en de studenten die geen lid zijn maar wel naar de activiteiten komen. Evenmin zonder de werknemers van het Instituut voor Gebarentaal en Dovenstudies. Wij willen communiceren en samen één team vormen.
Kom SOG-en!
Manon de Jong
Voorzitter SOG 2021-2022
‘SOG: één team, één gebaar’
1. De vereniging
1.1 Geschiedenis
SOG bestaat sinds de zomer van 2014 en is opgericht door een bestuur van oorspronkelijk vijf personen. In het oprichtingsjaar had SOG een zestal commissies (exclusief de kascontrolecommissie). SOG heeft in het eerste jaar veel veranderingen meegemaakt. De veranderingen vonden met name plaats binnen de bezetting van het bestuur. Ook in het bestaan en de bezetting van de commissies vonden veranderingen plaats.
SOG is vanaf de oprichting officieel geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en heeft vanaf het begin statuten, een huishoudelijk reglement en een financieel reglement. Gedurende het eerste bestuursjaar zijn hierin geen fundamentele wijzigingen doorgevoerd. In 2016 is er een statutenwijziging geweest waarbij artikel vier en vijf een ander jasje kregen.
De focus lag in het eerste jaar vooral op het organiseren van het Eerstejaarskamp (EJK), het werven van leden en het aangaan van samenwerkingen met partners uit het werkveld. De jaren daarna heeft SOG een professionalisering doorgemaakt en is gegroeid tot over de honderd leden. In 2016 is de internationale commissie toegevoegd aan de huidige commissies: de kamp-, activiteiten- en kascontrolecommissie.
Het werk dat SOG heeft kunnen doen en doorgaans wil uitdragen is niet mogelijk geweest zonder deze personen, daarom willen wij hen bedanken: Henny van der Neut, Tony Bloem & Marlies Ngouateu-Bussemaker (management IGT&D) voor het adviseren, de verschillende contactpersonen van het IGT&D door de jaren heen voor het meedenken, Christiaan Plug (studiobeheerder IGT&D) waar we altijd terecht kunnen op het gebied van media, onze sponsoren (Alpine, IGT&D en StudyStore), OSHU (samenwerkingspartner) en bovenal onze leden die ons steunen in welke vorm dan ook.
1.2 Huidige stand van zaken
Voor het verenigingsjaar 2021-2022 bestaat het bestuur van SOG uit vier personen. Eén van de bestuursleden komt uit het oude bestuur, één bestuurslid heeft commissie-ervaring en twee bestuursleden zijn nieuw binnen de organisatie.
Dit jaar zijn er drie commissies (exclusief de kascontrolecommissie). De activiteitencommissie blijft onder leiding van de commissaris activiteiten. Voor zowel de kampcommissie als de internationale commissie is de commissaris activiteiten de aangewezen coördinator. Zij zal fungeren als contactpersoon tussen de commissies en het bestuur. Ook zal zij de gebeurtenissen van de commissies doorspelen aan het bestuur. Wanneer een commissie meer ondersteuning wenst kan de commissaris activiteiten dit aanbieden of bespreken met het bestuur zodat er aan de wens voldaan kan worden.
1.3 De toekomst
Dit jaar zal de focus liggen op actief, zichtbaar en interactief zijn. Wij willen dat de studenten van het IGT&D SOG weer in het vizier krijgen doordat wij passende activiteiten organiseren en hen op een interactieve manier weer kennis te laten maken met SOG. Op deze manier hopen wij een gezonde studievereniging neer te zetten om zo het volgende Lustrum (10 jaar) te behalen.
2. Doelstellingen
2.1 Verenigingsdoelstellingen
SOG heeft eerder een drietal verenigingsdoelstellingen opgesteld. Deze zullen altijd relevant blijven. Hieronder staan deze doelen nogmaals kort geformuleerd.
1. SOG heeft tot doel om het contact te stimuleren tussen IGT&D-studenten onderling en tussen IGT&D-studenten en IGT&D-medewerkers, het werkveld, de Dovengemeenschap en studenten van soortgelijke (buitenlandse) onderwijsinstellingen.
2. SOG heeft tot doel om het gebruik van gebaren onder haar leden te stimuleren, opdat hun gebarentaalvaardigheid toeneemt.
3. SOG heeft tot doel om de toegankelijkheid van de vereniging én de maatschappij te vergroten in zijn algemeenheid, maar in het bijzonder voor doven, slechthorenden en doofblinden.
2.2 Jaardoelstellingen
Naast deze algemene doelstellingen voor de vereniging, heeft het bestuur tevens drie doelen opgesteld voor het aankomend bestuursjaar. Deze jaardoelen staan hieronder geformuleerd.
1. In het bestuursjaar 2021-2022 komt SOG in contact met haar (potentiële) leden
Acties:
– SOG is zichtbaar over de gehele vierde verdieping door middel van promotiemateriaal en door het dragen van SOG bestuurs- en commissiekleding.
– Wij willen samenwerken met het IGT&D zodat SOG aanwezig kan zijn op open dagen/avonden, onze activiteiten te zien zijn in het studenten en docenten lesrooster en andere acties om de naamsbekendheid van SOG te vergroten onder studenten en medewerkers.
Dit doel hebben wij opgesteld omdat wij niet het gevoel hebben dat iedereen op de opleidingen weet wat SOG doet en wat wij kunnen bieden aan IGT&D studenten, medewerkers en andere geïnteresseerden.
2. In het bestuursjaar 2021-2022 is SOG actief en zichtbaar voor haar leden
Acties:
– Wij organiseren minimaal twee activiteiten per periode (A, B, C, D, exclusief E), deze activiteiten kunnen zowel een formeel als informeel jasje hebben.
– Wij organiseren minimaal twee activiteiten die te maken hebben met buitenlandse Dovenculturen.
Dit doel hebben wij opgesteld omdat wij willen dat onze leden iets hebben aan hun lidmaatschap. Daarnaast leren zij, door mee te doen aan activiteiten, SOG kennen en willen wij hen een gevoel geven dat zij een deel zijn van het team.
3. In het bestuursjaar 2021-2022 is SOG haar bestuur en commissies interactief zichtbaar op social media.
Acties:
– Minimaal 2 keer per week een bericht posten op social media (periode A, B, C, D, exclusief periode E en vakanties)
– Wij betrekken de studenten bij de berichten die wij posten op social media door bijvoorbeeld een Q&A, deelacties, een poll of een winactie.
Dit doel komt voort uit de hierboven genoemde jaardoelen. Wij willen in contact komen met onze (potentiële) leden door actief en zichtbaar te zijn op social media. Hierdoor vergroten wij onze naamsbekendheid en betrekken wij onze volgers bij wat SOG bezig houdt.
3. Bestuur 2021-2022
3.1 Bestuursfuncties en -leden
Het SOG bestuur 2021-2022 bestaat uit de volgende leden:
Voorzitter Manon de Jong
Penningmeester Yara van Driel
Secretaris en vicevoorzitter Dian Leibbrand
Commissaris activiteiten Kaylee van Utrecht Commissaris onderwijs …
Het zesde SOG bestuur 2021-2022 draagt de volgende naam: ‘SOG: één team, één gebaar’
3.2 Bestuurstaken
Statutair is vastgelegd dat de voorzitter, secretaris en penningmeester officieel vertegenwoordiger zijn van de vereniging. Dit jaar zijn de taken op volgende wijze verdeeld:
Voorzitter
a) Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b) Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen
c) Voorbereiden en voorzitten van Algemene Leden Vergaderingen d) Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
e) Stimuleren en motiveren van de dagelijks bestuursleden en hun taken bijhouden
f) Schrijven van het beleidsplan, het halfjaarlijks verslag en het jaarverslag
g) Contactpersoon voor de HU
h) Contactpersoon voor de OSHU en bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg
i) Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s j) Coördineren van open dagen/avonden
k) Bijwonen van de diplomering vanuit SOG
l) Training geven aan de voorzitters van de commissies
Penningmeester
a) Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b) Beheren van de verenigingskas
9
c) Zorgdragen voor de financiële administratie en het afhandelen van declaraties en facturen
d) Opstellen van de financiële verslagen voor de vereniging e) Training geven aan de penningmeesters van de commissies f) Contact onderhouden met de kascontrolecommissie en de penningmeesters van de commissies
g) Werven van nieuwe sponsoren/partners en contact onderhouden met bestaande sponsoren/partners
h) Verantwoordelijk voor de verkoop en het bijhouden van promotiemateriaal en producten
i) Contactpersoon voor het IGT&D
Secretaris intern en vicevoorzitter
a) Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b) Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
c) Notuleren van de bestuursvergaderingen en de notulen op de Drive zetten
d) Zorgdragen voor de ledenadministratie
e) Beheren van de Drive van het bestuur en de commissies f) Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief
g) Productie coördineren van promotiemateriaal voor de
bestuursactiviteiten
h) Actief contact houden met de commissies over promotie van de commissie activiteiten
i) Contactpersoon van de audiovisuele producent
j) Bijhouden van sociale media en de klassenvertegenwoordigers WhatsApp groep
k) Training geven aan de secretarissen van de commissies l) coördinator van de kamp- en internationale commissie – promotiemateriaal
m)Contactpersoon GOC
n) Assisteren en (indien nodig) vervangen van de voorzitter bij vergaderingen en verenigingstaken
Commissaris activiteiten
a) Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b) Voorzitten van de activiteitencommissie en de gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur
c) Coördineren van acties tijdens de Kick-off dag
d) Organiseren van de bedank activiteit voor actieve leden e) Zorgen voor de bestuur-en commissie BHV-bevoegdheid f) Verantwoordelijk voor het aanvragen van tolk(en) en tolkuren g) Coördinator van de internationale commissie
h) Coördinator van de kampcommissie
10
Commissaris onderwijs
a) Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b) Organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor) c) Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten zoals de meeloopdag, studiekeuzecheckdag en de open dagen/avonden
Wanneer er zich incidentele taken voordoen, zullen deze taken door het bestuur gezamenlijk of door een bestuurslid apart volbracht worden wanneer gezamenlijk tot een verdeling besloten wordt.
4. Commissies 2021-2022
SOG heeft in het verenigingsjaar 2021-2022 de volgende commissies: de activiteitencommissie, de kampcommissie, de internationale commissie en de kascontrolecommissie. De activiteitencommissie is onder leiding van de commissaris activiteiten. De kamp- en internationale commissie hebben de commissaris activiteiten als hun coördinator. De commissies staan in eerste instantie niet onder leiding van de coördinator maar neemt de rol aan als contactpersoon. De commissie moet verantwoording afdragen aan de coördinator wanneer zij daarom vraagt. Mochten er zich problemen voordoen in de commissie, om wat voor reden dan ook, dan is de coördinator degene om hen daarin te ondersteunen.
4.1 Activiteitencommissie
De activiteitencommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van formele- (studiegerelateerde) en informele activiteiten. De activiteitencommissie bestaat bij voorkeur uit minimaal acht leden en wordt voorgezeten door de commissaris activiteiten uit het dagelijks bestuur. Dit jaar is het doel om minimaal twee activiteiten per periode te organiseren. Deze activiteiten kunnen zowel een formele als informeel jasje hebben.
Elk jaar moet SOG als studievereniging minimaal vier formele activiteiten per jaar organiseren. Dit jaar is de activiteitencommissie verantwoordelijk voor twee van deze formele activiteiten die georganiseerd zullen worden in periode C/D. Het bestuur organiseert de andere twee formele activiteiten in periode A/B.
4.2 Kampcommissie
De kampcommissie is verantwoordelijk voor de organisatie en het soepel verlopen van het eerstejaarskamp (EJK) in september van het nieuwe studiejaar. Deze bestaat bij voorkeur uit minimaal vijf leden, voornamelijk uit het eerste en tweede studiejaar.
4.3 Internationale commissie
De internationale commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van studiereizen. Dit zijn zowel grote reizen, buiten Europa, als kleinere reizen, binnen Europa. Deze commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal vier leden.
Dit jaar hebben wij het doel om minimaal twee activiteiten te organiseren die te maken hebben met andere Dovenculturen. De internationale commissie is dé aangewezen commissie om hiermee aan de slag te gaan.
4.4 Kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie (kasco) houdt toezicht op de financiën van de vereniging en krijgt tijdens de wissel-ALV en de halfjaarlijkse-ALV de kans om financiële controle- en ophelderingsvragen aan het bestuur te stellen. Bestuursleden en andere commissieleden zijn voor deze functie uitgesloten, in verband met mogelijke verstrengeling van belangen. Externe leden mogen in de kasco plaatsnemen.
5. Begroting 2021-2022
Toelichting begroting per post
Inkomsten
Contributie leden
De leden contributie voor SOG is voor 2021 vastgesteld op €20,00 per lid per verenigingsjaar voor student IGT&D-leden. Voor externe leden is het bedrag per lid per verenigingsjaar €10,00.
Er is voor dit jaar een schatting gemaakt van 65 studentleden voor het volle jaar (€1300,00) en 25 externe leden (€250,00), hier vallen ook de minorstudenten onder.
Fondsen/sponsoren
Het IGT&D heeft voor het kalenderjaar 2021 nog geen gift vastgesteld. Wel is er de mogelijkheid om tot maximaal €1500,00 te declareren, met hierbij een uitleg waarvoor het geld gebruikt is. Het IGT&D beoordeelt vervolgens deze declaratie. In de begroting is €1500,00 opgenomen.
Productverkoop
Tevens heeft SOG een sponsorovereenkomst met Alpine, waarbij SOG PartyPlugs (oordoppen) inkoopt van Alpine voor slechts de inkoopprijs. De winst die SOG maakt door de oordoppen te verkopen aan haar leden en niet-leden, voor een eigen vastgestelde verkoopprijs, gaat geheel naar SOG in de vorm van sponsoring. De verwachting is dat we 10 Alpine Partyplugs van €8,95 per stuk (voor leden) gaan verkopen, we komen dan uit op €89,50.
Ook verkopen we sinds het afgelopen verenigingsjaar met het verkopen van SOG mokken, tassen, notitieboekjes en leden pakketten. Hiermee is het de verwachting dat we uitkomen op €220,50.
Kampcommissie
Het EJK heeft een speciale plaats in deze begroting en is daarom rood gekleurd. De deelnemersbijdrage van het EJK wordt namelijk volledig besteed aan de kosten van het kamp. Deze inkomsten zijn daarom niet meegenomen in het totaalbedrag aan de creditzijde van de begroting, omdat dit een vertekend beeld kan geven van het te besteden/beschikbare bedrag/budget.
Activiteitencommissie
Tijdens de activiteiten wordt er van SOG-leden alleen een bijdrage gevraagd die noodzakelijk is om de kosten van de activiteit te kunnen dekken. Er zal hierop dus geen winst gemaakt worden. Van niet-leden wordt echter wel een bescheiden bijdrage gevraagd voor de meeste activiteiten. De inkomsten hiervan worden in deze post genoteerd. Het bedrag van €300,00 is bepaald op basis van de schatting dat SOG dit jaar een tiental activiteiten zal organiseren waarbij een gemiddelde winst van €20,00 door de deelname van niet-leden wordt gemaakt.
Internationale commissie
Ook de internationale commissie heeft een speciale plaats in de begroting en is net als de kampcommissie rood gekleurd. Dit omdat de inkomsten en de uitgaven van de internationale commissie bijna gelijk zijn. De deelnemersbijdrage van een internationale commissie reis/activiteit wordt namelijk volledig besteed aan de reis/activiteit.
Overig
Onder deze post vallen alle overige inkomsten die niet in een van de bovenstaande posten zijn te plaatsen. Een voorbeeld hiervan is de rente die SOG op de zakelijke rekening ontvangt. Je ziet hier €0 staan, dit komt omdat SOG niet in aanmerking komt voor rente met ons saldo.
Uitgaven
De posten aan de debetzijde zijn niet alleen voorzien van bedragen in euro’s maar ook van percentages. Dit om de volgende reden: in deze begroting is in eerste instantie uitgegaan van het totaalbedrag aan de creditzijde als totale budget voor SOG voor het komende bestuursjaar. Mocht dit bedrag echter lager of hoger uitvallen, zullen de posten aan de debetzijde op deze wijze procentueel niet veranderen. De percentages zijn dus een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat de posten gedurende het verenigingsjaar ten opzichte van elkaar niet veranderen. Voor alle posten behalve de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’ en de post ‘Voor volgend bestuur’ is het percentage een maximum. Een lager percentage aan die posten uitgave is toegestaan en zal zelfs worden nagestreefd. De winst die hierop eventueel nog wordt behaald zal ten goede komen aan de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’, omdat de leden daar het meest direct van profiteren. Ook komt de winst ten goede aan de post ‘Voor volgend bestuur’, omdat een geleidelijke opbouw van dat bedrag het mogelijk maakt voor besturen om alvast bij te dragen aan/te sparen voor een budget voor de viering van het Lustrum in het tiende bestaansjaar van SOG.
Administratieve uitgaven
Onder deze post vallen de kosten van het VIDIUS lidmaatschap, de zakelijke bankrekening, de verzekering en de website. De bankkosten van €314,50 bestaan uit het hebben (vaste kosten) en gebruiken (variabele transactiekosten) van een zakelijke bankrekening bij de ING bank. De verzekeringskosten van €80,00 bestaat uit de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA), tevens van de ING. Voor de website & hosting is €12,00 begroot omdat het SLL certificaat moet worden aangevraagd en betaald.
PR-kosten
De PR-kosten bestaan uit meerdere onderdelen:
● PR-materialen voor activiteiten en werving van aankomende studenten (posters, flyers, snoep etc.). SOG gaat dit jaar online promotie doen en hiervoor zijn geen kosten nodig.
17
● Bedankjes voor personen die zich op enige wijze voor SOG inzetten, hiervoor is een bedrag begroot van €25,50.
● Bestuurskleding, begroot op €300. De kosten hiervoor zullen gedeclareerd worden bij het IGT&D.
Productverkoop
SOG heeft nog voldoende Alpine PartyPlugs op voorraad, deze hoeven we dit jaar niet in te kopen.
Ook van het andere promotiemateriaal zoals de tassen, mokken en notitieboekjes heeft SOG nog genoeg op voorraad en hoeven deze dus niet te kopen.
Kampcommissie
Zoals hierboven reeds genoemd heeft het EJK een speciale plaats in deze begroting. Het kamp zal (bijna) volledig worden gedekt door de deelnemersbijdrage. Daarom zijn deze uitgaven €2000,00 (het bedrag in het rood) niet meegenomen in het totaalbedrag aan de zijde DEBET, omdat dit een vertekend beeld kan geven van (de verdeling van) de uitgaven. EJK-kosten die wel uit het algemene budget worden betaald, zijn overige kosten die nog moeten worden gemaakt. Het totaalbedrag van deze kosten € 100,00 (het bedrag in het zwart) is wel meegenomen in het totaal aan de debetzijde.
Activiteitencommissie
Dit is de grootste post op de begroting aan de debetzijde. Hiervoor is bewust gekozen, omdat de grootste inkomstenbron de ledencontributie is. SOG wil dat het grootste deel daarvan ook weer direct bij de leden terecht komt in de vorm van kwalitatief goede activiteiten. Daar is een relatief groot budget voor nodig, waar dit jaar €600,- voor is begroot.
Een apart deel van het budget zal worden besteed aan een activiteit aan het einde van het studiejaar, waar de actieve leden worden bedankt voor hun inzet. Hiervoor is €250,00 euro begroot. Deze activiteit is alleen toegankelijk voor actieve leden en zal volledig door SOG worden betaald. Daarnaast is er ook een bedrag van €180,00 gereserveerd voor de kick off dag die in september georganiseerd wordt.
Onderdompelingsweek
De onderdompelingsweek heeft een eigen plek in de begroting. De kosten hiervoor zullen volledig gedeclareerd worden bij het IGT&D. De kosten zullen bestaan uit lesmateriaal (€75,00), prijsjes (€50,00) en gastsprekers (€600,00).
Internationale commissie
Voor de internationale commissie geldt ook dat de uitgaven niet worden meegerekend. De reizen worden betaald van de deelnemersbijdragen en/of eventuele sponsoren. SOG stelt komend jaar €100,00 beschikbaar om aan een reis/activiteit/cursus te besteden.
Sparen
Jaarlijks sparen we voor een budget voor de viering van het Lustrum in het tiende bestaansjaar van SOG. Dit jaar staat dit bedrag op €400.
Overige kosten Deze post is begroot op de gebruikelijke 10% van de totale begroting, deze staat dit jaar op €365,00.
