Halfjaarlijks Verslag 2015-2016

Download PDF<<- Download het Halfjaarlijks verslag 2015 – 2016 in .PDF

Halfjaarlijks verslag 2014-2015 

Kom SOGgen!

 

Halfjaarlijks verslag
2015-2016

Presentatie

Voor u ligt het halfjaarlijks verslag van het tweede bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG), voor het verenigingsjaar 2015-2016.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Faculteit Educatie (FE) van de Hogeschool Utrecht (HU).

 

Inhoudsopgave

Voorwoord

1. Huidige stand van zaken

1.1 Leden

1.2 Doelstellingen

1.3 Hoogtepunten

2. Bestuur 2015-2016

2.1 Bestuursfuncties & -leden

2.2 Bestuursbezigheden

3. Commissies 2015-2016

3.1 Overzicht resultaten & doelen Activiteitencommissie

3.2 Overzicht resultaten & doelen Kampcommissie

3.3 Evaluatie & doelen Actieveledenlijst

4. Kasstromenoverzicht

4.1 Kasstromenoverzicht per 26 februari 2016

4.2 Toelichting posten

Voorwoord

In de eerste helft van haar tweede bestaansjaar is SOG gegroeid van een studievereniging in de opstartfase met alle bijbehorende kinderziektes, tot een soepel draaiende en door de omgeving gewaardeerde en gesteunde vereniging met een voltallig functionerend dagelijks bestuur en twee gezonde commissies.

Deze groei is niet onopgemerkt gebleven. Begin van dit kalenderjaar ontving SOG de Studenten Participatie Award van het College van Bestuur van de Hogeschool Utrecht in de categorie ‘Vliegende Start’. Daar zijn wij natuurlijk heel erg trots op!

De positieve veranderingen die het afgelopen half jaar hebben plaatsgevonden binnen de vereniging en die wellicht ook hebben bijgedragen aan het winnen van deze prijs, worden in paragraaf 1.3 uitgebreid beschreven.

Uiteraard blijft er ook altijd ruimte voor verbetering. De tweede helft van het studiejaar slaat het bestuur dan ook graag in met de feedback en tips van al haar leden en andere betrokkenen.

Jamie Knecht

Voorzitter SOG 2015-2016

1. Huidige stand van zaken

1.1 Leden

Tijdens de Wissel-ALV in oktober heeft de ALV unaniem ingestemd met het in het leven roepen van een tweede type lidmaatschap, namelijk het ‘externe lid’. Een meer uitgebreide omschrijving van deze toevoeging staat in paragraaf 1.3.

Op 26 februari 2016 had SOG in totaal 102 betalende* leden, waarvan 84 student-IGT&D leden uit verschillende studierichtingen en 18 externe leden. Hieronder staat een overzicht.

Aantal betalende student-IGT&D leden

IGT&D: Leraar NGT 32
IGT&D: Tolk NGT 48
IGT&D: Schrijftolk 4

Aantal betalende externe leden

Extern: Minor 12
Extern: Alumnus 0
Extern: overig (doof/sh,contractstudent, GTW UvA) 6

* Het komt voor dat personen zich als lid aanmelden, maar hun contributie nooit overmaken. Zij blijven gedurende het studiejaar in het ledenbestand staan, zij het met de aantekening dat zij nog niet betaald hebben. Uiteraard genieten zij niet van de rechten die leden hebben, tot zij betalen. Geschiedt dit gedurende het hele studiejaar niet? Dan worden deze personen bij de bestuurswissel uit het ledenbestand verwijderd.

1.2 Doelstellingen

In het beleidsplan had het bestuur naast de drie verenigingsdoelstellingen een drietal doelstellingen geformuleerd specifiek voor dit studiejaar:

1. SOG heeft tot doel om het streefaantal van honderd leden te behalen, waarvan minimaal tien procent binnen de nieuwe lidmaatschapssoort ‘extern lid’ valt.

Deze doelstelling is behaald. SOG telt momenteel 102 betalende leden. Hoewel de grootste toestroom van nieuwe leden normaliter aan het begin van het studiejaar plaatsvindt, rekent het bestuur ook in de tweede helft van het jaar op enkele nieuwe leden, voornamelijk externe leden.

2. SOG heeft verder tot doel om een nauwere samenwerking aan te gaan met het IGT&D, onder andere door gezamenlijke activiteiten te organiseren, door SOG-activiteiten te laten aansluiten op het curriculum en door een grote bijdrage te leveren aan enkele IGT&D activiteiten, zoals Matchingsdagen, de Kick Off Dag en de Onderdompelingsweek.

Aan deze doelstelling is het afgelopen half jaar hard gewerkt. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de directie en de docenten van het IGT&D en het bestuur. Inmiddels heeft SOG een vaste, grote rol tijdens open dagen, open avonden, meeloopdagen, matchingsdagen, de Kick Off Dag, de Onderdompelingsweek en diploma-uitreikingen. Er wordt momenteel gewerkt aan het officieel laten vastleggen van deze rol in de draaiboeken van het IGT&D. Met betrekking tot de Onderdompelingsweek lijkt zelfs sprake van een totale overname van de organisatie door SOG.

Met betrekking tot het gezamenlijk organiseren van activiteiten en het aanbieden van activiteiten die aansluiten op het curriculum zijn nog minder grote stappen gezet, maar ook op dat gebied heeft SOG niet stilgezeten. Zo worden activiteiten georganiseerd die de eerstejaarsstudenten kunnen opnemen in hun verslag voor Dovenstudies 1, worden voor iedere (her)tentamenperiode oefententamens voor de betreffende eerstejaars NGT-vakken aangeboden en ontvangt het bestuur sporadisch suggesties voor activiteiten vanuit het IGT&D.

Tot slot is er in de eerste helft van het jaar ook een begin gemaakt met een nauwe samenwerking op het gebied van internationalisering en het alumni-beleid. Hiervoor wordt verwacht dat wij in de tweede helft van het bestuursjaar concrete afspraken en plannen gaan maken.

Geen onderdeel van de doelstelling, maar daar wel aan verwant, is de prettige samenwerking die SOG met de GOC GTD heeft dit bestuursjaar. Over veel zaken wordt overlegd en sommige dingen worden gezamenlijk opgepakt en georganiseerd. Dit willen wij ook in de tweede helft van het bestuursjaar voortzetten.

3. SOG heeft ook tot doel om minimaal drie activiteiten per maand aan te bieden, waarvan minimaal één formele (studiegerelateerd) en minimaal één informele. Bovendien streeft SOG ernaar om een goede balans te creëren tussen volledig zelf georganiseerde activiteiten en gezamenlijke bezoeken aan reeds bestaande activiteiten van externen.

In de eerste helft van het bestuursjaar is dit niet nog niet volledig gelukt, maar er is absoluut een grote verbetering zichtbaar ten opzichte van vorig jaar. Het bestuur wil deze stijgende lijn in de tweede helft van het studiejaar doorzetten. Een uitgebreide omschrijving staat in paragraaf 3.1; hieronder een beknopt overzicht.

Formeel

September
– Workshops door dove kunstenaars
– Lezing Stichting Signaalhond

Oktober
– Workshop beweging & expressie
– Bezoek Stichting Tolknet
– Oefententamen NGT A

November
– Panelbijeenkomst i.s.m. NDJ

Januari
– Oefententamens NGT A (her) + NGT B

Februari – Lezing Stichting Signaalhond
– Workshops Sencity & solliciteren

Informeel

September
– KOD afterborrel i.s.m. GOC
– Etentje
– Goochelworkshop

November
– Stille kroegentocht

December
– Etentje

Januari
– Nieuwjaarsborrel i.s.m. GOC

Februari
– Valentijnsactie (rozen)
– Pizza-moment

Ook in de tweede helft van het studiejaar zullen de drie bovenstaande doelstellingen een rol blijven spelen bij de keuzes voor activiteiten en andere acties van de vereniging.

1.3 Hoogtepunten

Gedurende de eerste helft van het studiejaar heeft een aantal veranderingen, vernieuwingen en gebeurtenissen plaatsgevonden die SOG hieronder graag voor jullie op een rijtje zet.

Sponsoren & samenwerkingspartners

SOG heeft in de eerste helft van dit studiejaar financiering ontvangen van een tweetal bestaande sponsoren en heeft ook een nieuwe sponsor binnengehaald. Het IGT&D heeft SOG voor de tweede maal een sponsorbedrag geschonken en het contract dat eerder met Study Store was gesloten, heeft inmiddels een eerste sponsorbetaling opgeleverd. Verder is Alpine Hearing Protection als nieuwe sponsor binnengehaald: SOG ontvangt van hen fikse korting op de Pary Plugs en mag deze met winst aan haar leden en anderen verkopen. Tevens is op de verenigingswebsite een nieuwe pagina verschenen voor potentiële sponsoren en andere samenwerkingspartners.

Naast de organisaties die ons financieel steunen, heeft SOG ook een aantal samenwerkingspartners waar SOG of haar leden korting ontvangen of die op andere wijze een bijdrage leveren aan het reilen en zeilen van de vereniging. SOG-leden ontvangen nog steeds korting bij Wesemann Travel en gebaren.nl en momenteel zijn wij in gesprek met Eureka!, het bedrijf van Erika Zeegers, met Levende Talen (sectie NGT) en met het Drongo Talenfestival voor kortingsacties voor onze leden. SOG zelf heeft een korting kunnen regelen bij de Xerox printshop voor het drukken van flyers, posters en de GLOSS. Verder is het roosterbureau van de FE bereid gevonden om SOG, als enige van de hele faculteit, de mogelijkheid te bieden om voor extracurriculaire activiteiten lokalen te reserveren voor verder dan twee weken vooruit. Tot slot staat Christiaan Plug, van de studio op de vierde verdieping, altijd klaar voor SOG om filmpjes op te nemen en te monteren.

Videomateriaal

Het afgelopen half jaar heeft SOG veel nieuw videomateriaal opgenomen, zowel voor op de website (om deze in NGT toegankelijk te maken), als voor op het nieuwe scherm op de vierde verdieping. Een deel van die filmpjes (met name de aankondiging van activiteiten) zal op Facebook worden geplaatst. Op deze manier probeert SOG al haar informatie ook in NGT beschikbaar te stellen.

Facebook-Dropbox voor IGT&D-studenten

Vorig jaar kwam vanuit de studenten (via de GOC) de roep om een Facebook-groep die uitsluitend toegankelijk zou zijn voor studenten van het IGT&D. Dit zou een veilige plek moeten worden om vragen te stellen en informatie uit te wisselen, zonder dat docenten of de brede Dovengemeenschap mee zouden kunnen lezen. SOG heeft aan deze vraag voldaan door een Facebook-Dropbox op te starten waartoe alleen mensen worden toegelaten die studeren aan het IGT&D. Van deze Dropbox wordt tot nu toe mondjesmaat gebruik gemaakt. Het doel is om alle aankomende eerstejaarsstudenten direct toe te voegen aan deze Dropbox zodra zij zich definitief voor de opleiding hebben ingeschreven. Op die wijze zal de Dropbox in de loop van twee of drie jaar zodanig groeien dat uiteindelijk alle studenten er lid van zijn.

Een lastig punt hierin is dat IGT&D-studenten als zodanig door het bestuur herkend moeten worden om toegelaten te worden tot de Dropbox. Wellicht is hier in de toekomst een systeem voor op te zetten in samenwerking met het IGT&D.

EJK

Hoewel het EJK vorig jaar inhoudelijk ook al een groot succes was, had SOG wel enige moeite om alle plekken gevuld te krijgen, mede omdat er pas met werving kon worden begonnen tijdens de Onderdompelingsweek zelf. Voor het afgelopen kamp waren er meer plekken en toch zat het kamp 100% vol! Het doel voor aankomend jaar is wederom een bezetting van kampplekken van honderd procent. Voor de verenigingswebsite is een nieuwe pagina gemaakt over het EJK*. Hierop is meer algemene informatie over het kamp te vinden en kan men zich inschrijven. Ook zal er binnenkort een Facebook-groep komen waarvan geïnteresseerden voor het aankomende kamp lid kunnen worden. Daarop zullen zij op de hoogte worden gehouden van nieuws en natuurlijk het moment dat de inschrijvingen worden geopend.

* Ten tijde van het schrijven van dit verslag staat deze pagina nog niet online. Dit zal binnenkort gebeuren.

Contactpersonen eerstejaarsstudenten

De infiltranten van het afgelopen kamp zijn aangewezen als contactpersonen voor de eerstejaarsstudenten. De bekendmaking hiervan liet dit jaar veel te lang op zich wachten. Dit hing samen met het feit dat lang is doorgezocht naar een contactpersoon voor de schrijftolken, zonder succes. Dit loopt nog niet volledig soepel en er zijn voor volgend jaar zeker verbeteringen mogelijk (eerder bepalen wie de contactpersonen zijn en deze veel eerder bekend maken). De twee personen die afgelopen jaar infiltrant waren en nu dus contactpersonen zijn, krijgen echter wel vragen van eerstejaarsstudenten, dus het principe werkt wel goed. Er is in ieder geval wel behoefte aan vanuit de eerstejaarsstudenten.

Diploma-uitreikingen

SOG is sinds dit jaar gevraagd door het IGT&D om betrokken te zijn bij de diploma-uitreikingen. SOG reikt samen met het IGT&D een cadeautje uit aan de afgestudeerden. Dit is tevens een opstap naar het alumni-lidmaatschap en voor de afgestudeerde tolken een uitnodiging om sporadisch bij SOG te komen tolken.

Tolkuren

SOG heeft in de eerste helft van het studiejaar tolkuren gekregen en ook in 2016 is dit mogelijk als het nodig is (bijvoorbeeld voor de ALV). Er is wel een strikte regel dat alleen een tolk kan worden aangevraagd als tolkgebruikers van tevoren aangeven dat zij aanwezig zullen zijn en een tolk wensen.

Extern lidmaatschap

Tijdens de vorige ALV is de bestuurssuggestie voor een extern lidmaatschap goedgekeurd door ALV. Inmiddels zijn de statuten door een notaris gewijzigd. Hierover is een nieuwsbericht verschenen op website en op Facebook (pagina van SOG zelf en gedeeld in enkele groepen). Op dit moment heeft SOG 18 externe leden.

Professionalisering

Na het opstartjaar, heeft SOG dit jaar meer ruimte om verder om zich heen te kijken en te professionaliseren. Daarom heeft de vice-voorzitter dit jaar tot nu toe deel genomen aan de koepeloverleggen van de OSHU, gaat het bestuur naar besturenweekenden van de HU en worden we steeds vaker uitgenodigd bij officiële aangelegenheden de HU, de FE en zelfs de gemeente Utrecht.

Ook bestuursintern vindt professionalisering plaats door middel van het opstellen van protocollen en handleidingen voor toekomstige besturen en een meer formele training van actieve leden.

de GLOSS

Nieuw dit jaar is de verenigingsperiodiek de GLOSS, waarvan onlangs het tweede exemplaar is uitgekomen. In dit binnenzijde van dit blad staat altijd een overzicht van de aangeboden activiteiten van het afgelopen half jaar. De berichtgeving op de buitenzijden wisselt per keer.

Actieweken lidmaatschap

Om extra leden te werven heeft SOG dit jaar bij aanvang van periode C een ledenwervingsactie gehouden. Gedurende twee actieweken konden studenten van het IGT&D en externen voor de rest van het jaar voor de helft van de lidmaatschapsprijs alsnog lid worden van SOG. Hiervan hebben 6 personen gebruik gemaakt.

2. Bestuur 2015-2016

2.1 Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2015-2016 bestaat uit vijf leden met de volgende functies:
• Voorzitter Jamie Knecht
• Vice-voorzitter Amber Boven
• Secretaris Door Spruijt
• Penningmeester Amber Melaan
• Commissaris Activiteiten Diana van Donkersgoed

In tegenstelling tot het oprichtingsjaar, verloopt de samenwerking tussen de bestuursleden tot nu toe voorspoedig. Ook de taakverdeling lijkt voldoende in evenwicht. Voor het volgende bestuur gaat de voorkeur dan ook weer uit naar vijf leden, eventueel in een iets gewijzigde functieverdeling.

2.2 Bestuursbezigheden

Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan diegene opgelegde bestuurstaken tijdens de eerste helft van het studiejaar zijn uitgevoerd.

VOORZITTER (JAMIE KNECHT)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Overzien algemene ontwikkelingen vereniging ✓
C Voorbereiden & voorzitten bestuursvergaderingen ✓
D Stimuleren & motiveren Dagelijks Bestuursleden ✓
E Plannen, voorbereiden & voorzitten ALV’s ✓
F Halfjaarlijks verslag (voortgangsrapportage) maken ✓
G Contact onderhouden met HU, FE en IGT&D ✓
H Contact onderhouden met externe samenwerkingspartners x
I Werven nieuwe samenwerkingspartners en sponsoren x

Toelichting Voorzitter
Jamie Knecht heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door onder andere de algemene ontwikkelingen van de vereniging in de gaten te houden, door de andere bestuursleden aan te sturen tijdens de bestuursvergaderingen en tijdens bilateraal overleg. De vergaderingen (bestuurs- en ALV’s) heeft zij gepland, voorbereid en voorgezeten. Tevens heeft zij dit verslag geschreven. Het contact met het IGT&D en met name met de directie, neemt zij op zich en dit verloopt voorspoedig.

Verbeterpunten voor de voorzitter zijn de volgende. Het onderhouden van contact met externen en het werven van nieuwe samenwerkingspartners en sponsoren heeft zij dit bestuursjaar nog onvoldoende opgepakt. Dit is dan ook haar voornaamste doel gedurende de tweede helft van het bestuursjaar.

VICE-VOORZITTER (AMBER BOVEN)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Coördineren acties m.b.t. aankomende studenten ±
C Coördineren oefententamens ✓
D Organiseren bedankactiviteit actieve leden nvt
E Contact onderhouden met GOC GTD, EYE en OSHU ✓
F Taken van Voorzitter waarnemen bij diens afwezigheid ✓

Toelichting Vice-voorzitter
Amber Boven heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door onder andere de taken van de voorzitter over te nemen bij diens afwezigheid, door nauw en uitgebreid contact te onderhouden met de GOC GTD en de OSHU en met studievereniging EYE. Verder heeft zij met verve de oefententamens verzorgd.

De organisatie van de bedankactiviteit is nog niet aan de orde; dat volgt in de tweede helft van het studiejaar. Haar verbeterpunt ligt op het volgende vlak. Op het onderdeel ‘acties m.b.t. aankomende studenten’ heeft de zij in de eerste helft van het studiejaar wegens omstandigheden telkens minder bijgedragen. Die taken zijn echter in onderling overleg opgepakt door de Voorzitter en de Secretaris. Er is dus geen taak van de Vice-voorzitter blijven liggen.

SECRETARIS (DOOR SPRUIJT)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Zorgdragen voor ledenadministratie ✓
C Zorgdragen voor notulen en de verspreiding daarvan ✓
D Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie ✓
E Bijhouden van de website en Facebookpagina’s ✓
F Opstellen en verzenden nieuwsbrieven en verenigingsblad ✓
G Maken van PR materiaal ✓

Toelichting Secretaris
Door Spruijt heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door als secretaris de correspondentie van de vereniging bij te houden en door bij alle vergaderingen te notuleren. Tevens heeft zij de online ledenadministratie bijgehouden die voor alle bestuursleden inzichtelijk is. Op de website, op Facebook, in de nieuwsbrieven en in de GLOSS heeft zij verder zo veel als mogelijk de ontwikkelingen en nieuwtjes van de vereniging bijgehouden. Het up to date houden van alle informatie, zoals het nieuws en de agenda, is niet altijd op tijd gebeurd, maar zij is hiervoor in sterke mate afhankelijk van de andere bestuursleden en de commissieleden. Hierin treft haar dus geen blaam.

PENNINGMEESTER (AMBER MELAAN)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Beheren van de verenigingskas ✓
C Zorgdragen voor financiële administratie en declaraties ✓
D Bijhouden van het kasstromenoverzicht ✓
E Opstellen financiële verslag voor Dagelijks Bestuur en ALV ✓
F Contact onderhouden met Kasco & Commissiepennigmeesters ±
G Contact onderhouden met bestaande sponsoren x

Toelichting Penningmeester
Amber Melaan heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door aanwezig te zijn bij de bestuursvergaderingen en daar verslag te doen van de financiën van de vereniging. De kas en het kasstromenoverzicht heeft zij vanaf de zomer zeer nauwkeurig beheerd en bijgehouden. Tevens heeft zij de betalingen van de ledencontributie bijgehouden en heeft zij het declaratiesysteem voor de bestuurs- en commissieleden geoptimaliseerd en gehanteerd. Het financiële deel van dit verslag is ook door haar geschreven.

Een verbeterpunt voor de tweede helft van het bestuursjaar is een nauwer/frequenter contact houden met de Kascontrolecommissie, met wie in de eerste helft van het jaar amper contact is geweest. In principe is de Kasco zelf verantwoordelijk voor het opvragen van inzicht in de financiën, maar het is gewenst dat de Penningmeester in ieder geval eenmalig een overleg inplant om afspraken te maken over de controle. Dit is niet gebeurd. Het contact met en training van de penningmeesters van de commissies is wel gebeurd. Dit is later in het jaar geweest dan gepland, maar daar treft haar geen blaam, omdat dit door de algemene verenigingsplanning niet eerder mogelijk was. Voor het onderhouden van contact met bestaande sponsoren geldt hetzelfde: hierin heeft zij nog weinig verricht, maar
dit komt deels door haar afhankelijkheid van de Voorzitter op dit punt. In de tweede helft van het studiejaar gaan beide bestuursleden eraan werken om op dit punt verbetering te brengen.

COMMISSARIS ACTIVITEITEN (DIANA VAN DONKERSGOED)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Voorzitten van de Activiteitencommissie ✓
C Voorzitten van de Kampcommissie ✓
D Coördineren acties KOD en AHF ■❖⧫

Toelichting Commissaris Activiteiten
Diana van Donkersgoed heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door bij de vergaderingen aanwezig te zijn en verslag te doen van de gang van zaken binnen de twee commissies, met wie zij regelmatig heeft vergaderd. Bij het uitvoeren van de voorzittersfunctie binnen de commissies kan gesteld worden dat zij tot nu toe goed werk heeft geleverd en de commissies op enthousiaste wijze leidt.

Een verbeterpunt voor de tweede helft van het studiejaar zou zijn om nog meer structuur aan te brengen in de vergaderingen en de werkwijze van de commissies, zodat deadlines gemakkelijker gehaald worden.

De halfjaarlijkse KOD is door het IGT&D afgeschaft, dus die taak zal pas in september weer aan de orde zijn. Ook het AHF heeft nog niet tijdens dit bestuursjaar plaatsgevonden. Bovendien wordt overwogen om vanuit SOG geen actie op het AHF te doen, omdat dat sinds jaar en dag de plek is waar het GOC zich profileert. Hierover wordt later in het jaar nog een beslissing genomen.

3. Commissies 2015-2016

3.1 Overzicht resultaten & doelen Activiteitencommissie

De Activiteitencommissie bestaat dit studiejaar uit zes leden (het streefaantal voor minimale bezetting was vijf), inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur. Verder hebben de commissieleden bij haar start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. Deze hebben een training gekregen van de Secretaris respectievelijk Penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.

De Activiteitencommissie heeft in de eerste helft van het bestuursjaar een aantal keer vergaderd en de volgende activiteiten georganiseerd:
• Stille Kroegentocht
• Etentje (jaarafsluiting)
• Nieuwjaarsborrel
• Lezing Stichting Signaalhond
• Valentijnsactie (rozen)
• Workshops Sencity & solliciteren (met pizza)

De inhoudelijk organisatie van deze activiteiten is voldoende soepel verlopen. Over de PR en timing van de communicatie hieromtrent valt in de tweede helft van het studiejaar nog veel te verbeteren. Het streven is om bij aanvang van iedere twee maanden of ieder blok de activiteiten voor die periode vastgesteld te hebben op een datum en tijd. Op die wijze kunnen deze meegenomen worden in de nieuwsbrief, op tijd verschijnen in de agenda op de website, kunnen er op tijd posters worden opgehangen en filmpjes worden opgenomen voor op het scherm op de vierde verdieping en kan er ruim op tijd een Facebookbericht of -event worden aangemaakt. De lokaalaanvragen voor deze activiteiten kunnen dan bovendien gelijktijdig de deur uit, waardoor ook de locaties van activiteiten eerder bekend zijn.

3.2 Overzicht resultaten & doelen Kampcommissie

De Kampcommissie bestaat dit studiejaar uit zeven leden (het streefaantal voor minimale bezetting was vijf), inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur. Verder hebben de commissieleden bij haar start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. Deze hebben een training gekregen van de Secretaris respectievelijk Penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.

De Kampcommissie heeft in de eerste helft van het bestuursjaar een aantal keer vergaderd en de volgende stappen in de organisatie van het EJK 2016 al ondernomen:
• Kiezen en reserveren van een kamplocatie

De Kampcommissie wordt uiteraard veel actiever tijdens de tweede helft van het bestuursjaar en dan met name naarmate de twee Matchingsdagen (juni), de Onderdompelingsweek (september) en het EJK zelf (september) dichterbij komen.

4 Kasstromenoverzicht

4.1 Kasstromenoverzicht per 26 februari 2016

Hieronder staat het kasstromenoverzicht van SOG op 26 februari 2016. Na de tabel volgt in 4.2 een toelichting per post.KSO 2015-2016 helemaal
4.2 Toelichting posten

DEBET

Van vorig bestuur

Het bedrag van het vorige bestuur was begroot op €500,00. In werkelijkheid is dit bedrag €417,99.

Contributie leden

De ledencontributie voor IGT&D-leden van SOG voor het verenigingsjaar 2015-2016 is vastgesteld op €20,00 per lid. Voor externe leden is de jaarcontributie vastgesteld op €10,00 per lid. IGT&D-studenten én externen die lid werden tijdens de actieweken hebben een korting ontvangen van 50% en derhalve slechts €10,00 respectievelijk €5,00 per persoon betaald. In de begroting werd een schatting gemaakt van een totaalbedrag van €1800,00 aan inkomsten door ledencontributie. Tot nu toe is dit bedrag €1810,00. Dit bedrag is opgebouwd uit de contributie van 80 IGT&D studentleden voor een heel jaar, 4 IGT&D studentleden voor een half jaar, 16 externe leden voor een heel jaar en 2 externe leden voor een half jaar.

Fondsen/sponsoren

De door het IGT&D toegezegde gift van €750,00 is ontvangen. Van de geschatte sponsorbijdrage van Study Store van €125,00 (gebaseerd op 25 bestellingen van gemiddeld €250,00) is tot nu toe reeds €88,82 ontvangen op basis van 35 bestellingen. De regeling met de nieuwe sponsor Alpine heeft tot nu toe €90,50 opgeleverd. Dit is de winst op de tot nu toe verkochte oordoppen (35 paar). Een paar oordoppen is door SOG cadeau gedaan. Deze is bij de post onvoorziene kosten terug te vinden.

EJK 2016

Nog niet van toepassing; komt pas aan de orde tijdens de tweede helft van het bestuursjaar.

Inkomsten activiteiten

De inkomsten van activiteiten (met name door de deelnemersbijdrage van degenen die geen lid zijn) is begroot op €300,00. Tot nu toe is dit bedrag €122,70. Bij de pannelbijeenkomst in samenwerking met de NDJ heeft SOG €55,50 verdiend (en NDJ een exact gelijk bedrag). Met de kroegentocht is €13,75 opgehaald. Tot slot heeft de rozenactie €53,45 aan inkomsten opgeleverd.

Overig

De rente die tot nu toe op de spaarrekening is ontvangen, bedraagt €4,60.

CREDIT

Administratieve uitgaven

De administratieve kosten bestaan uit de notariskosten voor het wijzigen van de statuten, het hebben en gebruiken van een zakelijke bankrekening bij de ING bank, de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA), tevens van de ING en het hebben van een website. Deze kosten waren begroot op 16% van de totale inkomsten. Tot nu toe is hieraan ruim 13% uitgegeven.

PR-kosten

De kosten onder deze post bestaan uit bestuurskleding, bedankjes en PR voor activiteiten en aankomende studenten. Deze kosten waren begroot op 11% van de totale inkomsten. Tot nu toe is hieraan ruim 14% uitgegeven. SOG is het afgelopen half jaar druk bezig geweest met PR en er is meer geld uitgegeven aan bedankjes voor externen dan begroot.

EJK 2016

Voor het EJK 2016 worden kosten gemaakt voor de locatie met catering, boodschappen en materialen. De kosten voor de locatie met catering worden volledig gedekt door de deelnemersbijdrage, dus die post wordt niet meegerekend in het totaal. Tot nu toe is voor de locatie een eerste aanbetaling gedaan van €800,28. De boodschappen en materialen zijn begroot op 3% van de totale inkomsten. Deze uitgaven zijn nog niet gedaan; dit zal pas later in het bestuursjaar gebeuren.

Activiteiten

Voor activiteiten voor de leden en een bedankactiviteit voor actieve leden zou minimaal 40% van de totale inkomsten worden ingezet. Tot nu toe is aan activiteiten ruim 7% uitgegeven. Dit zijn de volgende kosten: €2,50 voor stempels (als entreebewijs) bij de pannelbijeenkomst, €108,00 voor de bloemen voor de rozenactie, €64,00 voor pizza’s tijdens een activiteit en €100,00 voor de workshop solliciteren.

Contributiekortingen

In lijn met de contributiekortingen die bij de vorige ALV zijn goedgekeurd, heeft het bestuur de volgende kortingen toegepast: vijf maal 100% voor de bestuursleden en drie maal 50% voor leden die een exceptionele inzet hebben getoond voor de vereniging. Hiervan zijn twee leden infiltrant/contactpersonen voor het eerste jaar en een lid is een oudbestuurslid. Deze post is begroot op 5% van de totale inkomsten. Tot nu toe is dit ruim 3%.

Onvoorziene kosten

Voor de onvoorziene kosten is 10% van de totale inkomen weggelegd. Tot nu toe is ruim 1% van de totale inkomsten gebruikt. De onvoorziene kosten zijn een vingerspel super DVD, spullen voor in het SOG-hok en boodschappen voor het lunchen met het secretariaat. SOG heeft ook 1 paar Alpine oordoppen cadeau gegeven.

Voor volgend bestuur

Momenteel is er €1000,27 voor het volgend bestuur. Dit bedrag is ruim 28% van het het totaal. Maar deze post kan eigenlijk nog niet worden ingevuld, want hier staat alles wat nu in kas is, maar daarvan worden natuurlijk nog uitgaven gedaan in de tweede helft van het bestuursjaar.

911 x bekeken 1 x vandaag