Halfjaarlijks verslag 2014-2015

Halfjaarlijks verslag 2015-2016

Presentatie

Voor u ligt het halfjaarlijks verslag van het eerste bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2014-2015.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur.

Inhoudsopgave

Voorwoord

1. Huidige stand van zaken

1.1 Leden

1.2 Doelstellingen

2. Bestuur 2014-2015

2.1 Bestuursfuncties & -leden

2.2 Bestuursbezigheden

3. Commissies 2014-2015

3.1 Verantwoording wijzigingen

3.2 Overzicht resultaten & doelen per commissie

4. Kasstromenoverzicht

4.1 Kasstromenoverzicht per 5 maart 2015

4.2 Toelichting posten

Voorwoord

Sinds de oprichting van SOG in de zomer van 2014 is de vereniging gegroeid van de vijf oprichtende leden tot zeventig leden begin 2015. In de eerste helft van het studiejaar heeft SOG haar eerste ALV gehouden, heeft zij een aantal bestuurlijke en organisatorische veranderingen ondergaan, zijn de commissies opgericht en zijn verscheidene activiteiten voor de leden georganiseerd.

In dit verslag staat, naast een terugblik op bovenstaande, een overzicht van de huidige stand van zaken en wordt tevens een blik geworpen op de toekomst van de vereniging.

Wij hopen dat de huidige leden het afgelopen half jaar hebben genoten van hun lidmaatschap en dat zij en de nieuwe leden ook in de tweede helft van het studiejaar baat zullen hebben bij de leerzame en gezellige activiteiten en andere diensten die SOG aanbiedt.

Jamie Knecht

Voorzitter SOG 2014-2015

1. Huidige stand van zaken

1.1 Leden

Op 5 maart 2015 had SOG 73 betalende leden uit verschillende studierichtingen. Daarnaast had de vereniging op deze datum 13 studenten die zich reeds hadden ingeschreven, maar nog niet hadden betaald. Een deel van hen had zich pas net ingeschreven en heeft inmiddels wel betaald; een deel is ‘notoir wanbetaler’ en wordt bij de organisatie van activiteiten niet meegerekend als potentieel deelnemend lid.

Studierichting	Aantal betalende leden	Aantal leden dat nog niet had betaald
IGT&D: Leraar NGT	29	3
IGT&D: Tolk NGT	39	7
IGT&D: Schrijftolk	3	1
IGT&D: Minor/contractstudent	1	1
IGT&D: Alumnus	–	–
UvA: Gebarentaalwetenschap	1	1
Overig	–	–

1.2 Doelstellingen

In het beleidsplan had het bestuur een drietal doelstellingen geformuleerd voor dit studiejaar:

• Het stimuleren van contact tussen IGT&D studenten onderling en tussen hen en de medewerkers van het IGT&D en met het werkveld;
• Het stimuleren van het gebruik van gebaren onder de leden, opdat hun gebarentaalvaardigheid toeneemt;
• Het vergroten van de toegankelijkheid van de vereniging én de maatschappij, in het bijzonder voor doven, slechthorenden en doofblinden.

Er is een aantal activiteiten georganiseerd en andere acties ondernomen om aan al deze doelstelling te werken. In de twee hierop volgende hoofdstukken over de bezigheden van het bestuur en de commissies is hierover meer concrete informatie te vinden. Ook in de tweede helft van het studiejaar zullen deze drie doelstellingen een rol blijven spelen bij de keuzes voor activiteiten en andere acties van de vereniging.

2. Bestuur 2014-2015

2.1   Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2014-2015 bestond oorspronkelijk uit vijf leden met de volgende functies:

In verband met persoonlijke omstandigheden heeft Romina Brady al vroeg in het bestuursjaar haar functie moeten neerleggen. De overige vier bestuursleden hebben toen besloten om de taken van de CA1 onder de overige bestuursleden te verdelen en het besturen van de vereniging gevieren voort te zetten. De functie ‘CA2’ werd simpelweg ‘CA’. Hiertoe is besloten, in plaats van het aanstellen van een vervangende CA1, omdat het bestuur reeds sinds juli 2014 betrokken was bij het oprichten van de vereniging en zij daarom van mening was dat het inwerken en in het bestuur opnemen van een nieuw lid meer tijd en energie zou kosten dan het herverdelen van de taken onder de overgebleven bestuursleden. Voor het volgende bestuur gaat de voorkeur wel weer uit naar vijf leden.

2.2   Bestuursbezigheden

Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan diegene opgelegde bestuurstaken tijdens de eerste helft van het studiejaar zijn uitgevoerd.

VOORZITTER (JAMIE KNECHT)
A	Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur	check
B	Overzien algemene ontwikkelingen vereniging	check
C	Voorbereiden & voorzitten bestuursvergaderingen	check
D	Stimuleren & motiveren Dagelijks Bestuursleden	check
E	Plannen, voorbereiden & voorzitten ALV’s	check
F	Halfjaarlijks verslag (voortgangsrapportage) maken	check
G	Contact onderhouden met de volgende externen: FE, IGT&D, GOC en OSHU	+/-

Toelichting Voorzitter

Jamie Knecht heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door onder andere de algemene ontwikkelingen van de vereniging in de gaten te houden, door de andere bestuursleden aan te sturen tijdens de wekelijkse bestuursvergaderingen en tijdens bilateraal overleg. De vergaderingen (bestuurs- en ALV’s) heeft zij gepland, voorbereid en voorgezeten. Tevens heeft zij dit verslag geschreven.

Het onderhouden van contact met externen heeft zij tot op heden wisselend opgepakt. Met het IGT&D en de GOC is er vanaf de start contact geweest en dat heeft reeds een structurele aard gekregen. Zo is er regelmatig overleg met de opleidingscoördinatoren. Met de GOC heeft een maal een informele bijeenkomst plaatsgevonden met beide besturen (op eigen kosten), levert SOG een bijdrage aan iedere GOC-flits en bestaat de afspraak dat beide groepen studenten, waar nodig, naar de andere organisatie doorverwijzen. Het contact met de faculteitsdirecteur van de Faculteit Educatie is pas in 2015 opgepakt. Meer informatie over de uitkomsten zal in het eindverslag van dit bestuur bekend worden gemaakt. Met de OSHU, tot slot, heeft wel een kennismakingsgesprek plaatsgevonden, maar Jamie heeft tot op heden verzuimd om bij het maandelijkse koepeloverleg aanwezig te zijn. Dat is haar voornaamste doel voor de tweede helft van het jaar: beter contact met de OSHU. Tot slot heeft Jamie contact gezocht met enkele organisaties in het werkveld. Hen heeft zij op de hoogte gesteld van de oprichting van SOG en per organisatie heeft zij de mogelijkheden besproken van een samenwerkingsverband, eenmalig of structureel. Dit is tot op heden onder andere succesvol gebleken bij Stichting Tolknet, Gebaren.nl en Wesemann Travel. Bij Stichting Tolknet is de afspraak gemaakt dat SOG ieder jaar een voorlichting en rondleiding op locatie ontvangt over de tolkvoorziening en bemiddeling in Nederland. Bij gebaren.nl krijgen SOG-leden met grote korting toegang tot de nascholingsbijeenkomsten waar plekken over zijn. In samenwerking met Wesemann Travel wordt momenteel een ‘Reis door Dovenland’ georganiseerd, die volgend studiejaar voor het eerste zal worden aangeboden. Jamie zal ook in de tweede helft van het jaar organisaties in het werkveld blijven benaderen.

Een extra taak die Jamie heeft opgepakt voor dit studiejaar is het organiseren van de studiereis naar Uganda, in samenwerking met Famke Wildeman, tolk NGT. Meer informatie over studiereis staat in het hoofdstuk ‘Commissies’.

SECRETARIS (DOOR SPRUIJT)
A	Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur	check
B	Zorgdragen voor de ledenadministratie	check
C	Zorgdragen voor de notulen en de verspreiding daarvan	check
D	Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie	check
E	Bijhouden van de website	+/-
F	Voorzitter van de PR commissie	+/-

Toelichting Secretaris

Door Spruijt heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door als secretaris de correspondentie van de vereniging bij te houden en door bij alle vergaderingen te notuleren. Tevens heeft zij een online ledenadministratie opgezet die voor alle bestuursleden inzichtelijk is. Op de website heeft zij verder zo veel als mogelijk de ontwikkelingen van de vereniging bijgehouden. Het up to date houden van alle informatie, zoals het nieuws en de agenda, maar ook de informatie over de vereniging was niet altijd op tijd. Hier zal Door in de tweede helft van het studiejaar beter op letten door een strakkere content planner. Hetzelfde geldt voor het aansturen van de PR commissie, die weliswaar een aantal mooie dingen heeft bewerkstelligd (zie het hoofdstuk ‘Commissies’), maar nog meer zal kunnen bereiken met een strakkere content planning. Ook zal Door (samen met de PR commissie) er zorg voor dragen dat in de tweede helft van het studiejaar meer informatie op de website in NGT beschikbaar wordt gemaakt.

Naast bovenstaande taken heeft Door zich, in samenwerking met het Bijlesteam, beziggehouden met het opzetten van het bijlessysteem, zowel inhoudelijk als technisch. Zie het hoofdstuk ‘Commissies’ voor meer informatie over het Bijlesteam.

PENNINGMEESTER (ILJA BLOKSTRA)
A	Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur	check
B	Beheren van de verenigingskas	check
C	Zorgdragen voor de financiële administratie	check
D	Opstellen en bijhouden van het kasstromenoverzicht	X
E	Opstellen financiële verslag voor ALV	X
F	Contact onderhouden met de Kascontrolecommissie	+/-
G	Voorzitter van de Acquisitiecommissie	+/-

Toelichting Penningmeester

Ilja Blokstra heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door aanwezig te zijn bij de bestuursvergaderingen en daar verslag te doen van de financiën van de vereniging. De kas heeft zij vanaf het begin van het studiejaar beheerd. Tevens heeft zij de betalingen van de ledencontributie bijgehouden en heeft zij een declaratiesysteem voor de bestuurs- en commissieleden opgesteld. Het aanmaken van het kasstromenoverzicht was voor haar nieuw, dus die taak heeft de voorzitter overgenomen. In de tweede helft van het bestuursjaar gaat zij dit overzicht wel zelf bijhouden. Het financiële deel van dit verslag is derhalve ook nog door de voorzitter geschreven.

Een eerste verbeterpunt voor de tweede helft van het studiejaar zijn een nauwer/frequenter contact houden met de Kascontrolecommissie, met wie in de eerste helft van het jaar amper contact is geweest. In principe is de Kasco zelf verantwoordelijk voor het opvragen van inzicht in de financiën, maar het is gewenst dat de Penningmeester in ieder geval eenmalig een overleg inplant om afspraken te maken over de controle.

Het tweede verbeterpunt is het voorzitterschap van de Acquisitiecommissie. Deze heeft Ilja in de eerste helft van het jaar weliswaar op zich genomen en daar uitvoering aan gegeven, maar de resultaten zijn gering (zie hoofdstuk ‘Commissies’), met name door een klein aantal vergaderingen en te weinig aansturing en aansporing. Dat kan in de tweede helft van het studiejaar absoluut beter.

COMMISSARIS ACTIVITEITEN / VICEVOORZITTER (RAMONA SMIT)
A	Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur	check
B	Voorzitter van de Activiteitencommissie	+/-
C	Coördinator van de Eerstejaarscommissie	+/-
D	Taken van de Voorzitter waarnemen bij diens afwezigheid	check

Toelichting Commissaris Activiteiten / Vicevoorzitter

Ramona Smit heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door bij de vergaderingen aanwezig te zijn en daar mee te denken over activiteiten en acties door het bestuur en door daar verslag uit te brengen van de bezigheden en vorderingen van de twee commissies die onder haar verantwoordelijkheid vallen. Daarbij is zij van de Activiteitencommissie (een samenvoeging van de Formele en Informele activiteitencommissies) voorzitter en van de Eerstejaarscommissie coördinator. Die commissie heeft de Contactpersoon Eerstejaars (Amber Boven) als voorzitter. Bij het uitvoeren van deze functies binnen de commissies kan gesteld worden dat Ramona in de tweede helft van het studiejaar kan proberen om iets meer gestructureerd te werk te gaan. Zij heeft haar taken in principe uitgevoerd, maar de concrete resultaten van de Activiteitencommissie mogen o.i. toenemen (zie hoofdstuk ‘Commissies’) en het contact met de voorzitter van de Eerstejaarscommissie kan tevens frequenter en duidelijker plaatsvinden.

Tevens heeft Ramona haar taak als Vicevoorzitter vervuld, door de vergaderingen voor te zitten waar de Voorzitter niet aanwezig kon zijn. In die gevallen is de agenda voor de vergadering wel door de Voorzitter opgesteld.

3. Commissies 2014-2015

3.1   Verantwoording wijzigingen

In het beleidsplan 2014-2015 staat vermeld dat SOG in het verenigingsjaar 2014-2015 de volgende zes commissies zal hebben:

• PR commissie
• Acquisitiecommissie
• Eerstejaarscommissie
• Activiteitencommissie formeel
• Activiteitencommissie informeel
• Internationale commissie

In verband met een terugtrekking van de Internationale commissie door het IGT&D is die commissie komen te vervallen. In plaats daarvan is de Studiereiscommissie in het leven geroepen.

De twee activiteitencommissies zijn samengevoegd tot een commissie, om twee redenen: ten eerste zouden beide commissies door het wegvallen van de CA1 onder verantwoordelijkheid van de CA2 vallen, wat een te grote belasting zou zijn naast de coördinatie van de Eerstejaarscommissie. Ten tweede was het aantal aanmeldingen voor de formele commissie erg gering. Daarom heeft het bestuur besloten om met één Activiteitencommissie verder te gaan, die zowel formele als informele activiteiten organiseert.

Tot slot is er een nieuwe groep bijgekomen die men een commissie zou kunnen noemen: het bijlesteam. Dit is een groep studenten met minimaal NGT B2-niveau (ERK) die bijlessen NGT, NFA en stemtolken aanbieden aan alle IGT&D-studenten. SOG heeft de (financiële) administratie hiervan op zich genomen. SOG-leden betalen geen bemiddelingskosten voor de bijlessen en krijgen op die wijze korting.

Het huidige overzicht van de commissies, na bovenstaande veranderingen, is als volgt:

• PR commissie (6 leden, inclusief voorzitter vanuit het DB: Secretaris)
• Acquisitiecommissie (3 leden, inclusief voorzitter uit het DB: Penningmeester)
• Eerstejaarscommissie (7 leden, inclusief coördinator uit het DB: CA)
• Activiteitencommissie (8 leden, inclusief voorzitter uit het DB: CA)
• Studiereiscommissie (2 leden, inclusief voorzitter uit het DB: Voorzitter)
• Bijlesteam (5 leden, geen lid uit het DB, wel contactpersoon: Secretaris)

3.2   Overzicht resultaten & doelen per commissie

PR commissie resultaten

• Facebook-pagina aangemaakt met Events à behoefte hieraan is aangegeven door de leden tijdens de vorige ALV
• Nieuwsbrief voor leden ontworpen (eerste uitgave in februari)
• Ontwerp logo’s ‘DOG’ + ‘SOG goes Uganda’

PR commissie doelen

• Voorzetting reeds geboekte resultaten (Facebook-pagina bijhouden, een nieuwsbrief per studieblok, logo’s voor sommige activiteiten)
• Websiteteksten zoveel mogelijk in NGT beschikbaar stellen
• Algemene SOG poster maken
• Format ontwerpen voor een activiteitenposter

Acquisitiecommissie resultaten

• Valentijnsactie richting IGT&D personeel à positief ontvangen, bedankreacties vanuit de staf
• Opstellen brief aan potentiële sponsoren/fondsen

Acquisitiecommissie doelen

• Opgestelde brief verzenden naar potentiële sponsoren/fondsen
• Koningsdagactie (Miniworkshop Gebarentaal aanbieden op de rommelmarkt om zo geld op te halen voor de vereniging)
• In samenwerking met de Voorzitter uit het Dagelijks Bestuur in gesprek gaan met de opleidingscoördinatoren en/of de faculteitsdirectie over een structurele financiële bijdrage

Eerstejaarscommissie resultaten

• Rondgang langs eerstejaarsklassen voor ledenwerving
• Tentamenoefenmoment blok B à heel succesvol, meer dan 20 deelnemers!
• Voorbereidingen treffen voor het Eerstejaarskamp (EJK) 2015

Eerstejaarscommissie doelen

• Tentamenoefenmomenten blok C & D
• Eerstejaarskamp (EJK) 2015 organiseren

Activiteitencommissie resultaten

• Bezoek aan Gebarencafés Zutphen, Leiden, Amsterdam en Utrecht
• Bezoek aan de oratie door Beppie van den Bogaarde
• Voorlichting & rondleiding bij Stichting Tolknet (2x)
• Sinterklaasavond: Black Stories in NGT
• Lezingenmiddag ‘DOG’ met Stichting Signaalhond en KNGF Geleidehonden à groot succes, 30-40 aanwezigen!
• Nieuwjaarsetentje

De roodgekleurde activiteiten zijn met name door de leden van het Dagelijks Bestuur georganiseerd, omdat de Activiteitencommissie een langzame, verlate start heeft doorgemaakt en het bestuur al enkele plannen had liggen.

Activiteitencommissie doelen

• Gezamenlijk bezoek aan bestaande activiteiten (o.a. Sencity)
• Workshops (o.a. Babygebaren & Mimiek)
• Etentje(s) & uitgaan (o.a. Eetlokaal LT + bezoek Gebarencafés voortzetten)
• Overige activiteiten

Algemeen doel: organisatie van minimaal één formele en één informele activiteit per studieblok, plus minimaal één bezoek aan een bestaande activiteit.

Studiereiscommissie resultaten

• Voorbereidingen studiereis naar Uganda

Studiereiscommissie doelen

• Uitvoeren studiereis naar Uganda
• Draaiboek opstellen voor volgend jaar

Bijlesteam resultaten

• Start uitvoering bijlessen

Bijlesteam doelen

• Duidelijke afstemming reglement e.d.
• Continuering uitvoering bijlessen
• Inwerken van nieuwe bijlesdocenten

4. Kasstromenoverzicht

4.1   Kasstromenoverzicht per 2 maart 2015

Op de volgende pagina’s staat het kasstromenoverzicht van SOG op 5 maart 2015. Na de tabel volgt in 4.2 een toelichting per post.

4.2   Toelichting posten

DEBET

Van vorig bestuur
Deze post is dit jaar nog niet van toepassing, omdat er nog geen vorig bestuur is.

Contributie leden
De ledencontributie voor SOG voor het verenigingsjaar 2014-2015 is vastgesteld op €20,00 per lid. Personen die vanaf blok C lid werden, hebben een korting ontvangen van 50% en derhalve slechts €10,00 per persoon betaald.

Bijdrage IGT&D
Dit is het bedrag dat SOG als financiële tegemoetkoming in de opstartkosten van de vereniging, op declaratiebasis van de opleidingscoördinatoren van het IGT&D heeft teruggekregen.

Fondsen/sponsoren
Deze post is nog niet van toepassing. Uiteraard gaan de Spaarvarkentjes proberen hier in de tweede helft van het jaar verandering in te brengen.

Overig
Onder deze post valt onder andere de rente op de bankrekening van SOG.

EJK 2014
De deelnemers aan het EJK 2014 hebben een deelnemersbijdrage betaald. Dit is het totaalbedrag. Zie voor een specificatie het financiële overzicht van het EJK 2014.

Inkomsten activiteiten
Enkele activiteiten hebben inkomsten gegenereerd, zoals de bezoeken aan Tolknet en de lezingenmiddag ‘DOG’.

Inkomsten bijlessen
Voor de bijlessen komen twee soorten inkomsten binnen: de vrijwilligersvergoeding à €10 per les voor de docenten, die SOG doorgeeft aan de betreffende docenten en voor niet-leden bemiddelingskosten à €5 per persoon.

CREDIT

Administratieve uitgaven
De administratieve kosten bestaan uit de notariskosten voor het opstellen van een akte van oprichting en de statuten, de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het openen en een jaar gebruiken van een zakelijke bankrekening bij de ING bank en de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA), tevens van de ING.

PR & Communicatie
De kosten onder deze post bestaan uit het vastleggen van een domeinnaam en hosting voor drie jaar (www.SOGebarentaal.nl), uit lidmaatschapsbewijzen in de vorm van stickers en een stempel met het SOG-logo en uit een viertal bestuursshirts.

Opstartactiviteiten
Onder de opstartactiviteiten worden het EJK 2014, de kennismakingsborrel en de eerste ALV verstaan. Voor het EJK 2014 heeft SOG kosten gemaakt voor de locatie, boodschappen en materialen. Bij de kennismakingsborrel is korting geboden aan de leden, evenals bij de borrel na de eerste ALV. Tijdens die ALV zijn pizza’s uitgedeeld aan de aanwezigen.

Activiteitencommissie
De activiteitencommissie heeft tot nu toe kosten gemaakt voor de volgende georganiseerde activiteiten: lezingenmiddag ‘DOG’ (vergoedingen en bedankjes sprekers) en SinterSOG (drinken en lekkers).

Kittens
De Kittens hebben tot nu toe printkosten gemaakt voor de formulieren voor de ledenwerving.

OVERIGE ZAKEN

Contributiekortingen
Het SOG bestuur heeft besloten om de bestuursleden vrij te stellen van contributieplicht, omdat zij zich gedurende ruim een jaar vrijwillig intensief inzetten voor de vereniging. Tevens wordt een korting van 50% geboden aan leden met een exceptionele inzet.

Onvoorziene kosten
De post onvoorziene kosten is tot op heden leeg.

Voor volgend bestuur
Om het volgende bestuur vast op weg te helpen, zetten wij momenteel een bedrag van €250,- voor hen opzij. Indien de financiële situatie van SOG komend half jaar drastisch wijzigt, kan dit bedrag nog worden aangepast.

Uitgaven bijlessen
Dit is de vrijwilligersvergoeding die de bijlesdocenten krijgen à €10 per gegeven les.