Halfjaarlijks verslag 2016-2017
Presentatie
Voor u ligt het halfjaarlijks verslag van het derde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG), voor het verenigingsjaar 2016-2017.
SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Faculteit Educatie (FE) van de Hogeschool Utrecht (HU).
Inhoudsopgave
Voorwoord
1. Huidige stand van zaken 5 1.1 Leden
1.2 Doelstellingen
1.3 Noemenswaardige gebeurtenissen
2. Bestuur 2016-2017
2.1 Bestuursfuncties & -leden
2.2 Bestuursbezigheden
2.3 Nieuwe taakverdeling
3. Commissies 2016-2017
3.1 Overzicht resultaten & doelen Activiteitencommissie
3.2 Overzicht resultaten & doelen Kampcommissie
3.3 Overzicht resultaten & doelen Internationale commissie
4. Kasstromenoverzicht
4.1 Kasstromenoverzicht per 18 maart
4.2 Toelichting posten
4.3 Begroting financiële steun IGT&D 2017
4.4 Halfbalans SOG
Voorwoord
In de eerste helft van haar derde bestaansjaar is SOG gegroeid van een studievereniging in de beginfase die nog veel moeilijkheden ondervond naar een goed draaiende en door de omgeving gewaardeerde en gesteunde vereniging met een voltallig functionerend dagelijks bestuur en drie commissies.
De noemenswaardige veranderingen die het afgelopen half jaar hebben plaatsgevonden binnen de vereniging worden in paragraaf 1.3 uitgebreid beschreven. Uiteraard blijft er ook altijd ruimte voor verbetering. De tweede helft van het studiejaar slaat het bestuur dan ook graag in met de feedback en tips van al haar leden en andere betrokkenen.
Anouk Muller
Voorzitter SOG 2016-2017
1. Huidige stand van zaken
1.1 Leden
Op 26 maart 2017 telde SOG 103 betalende leden, waarvan 87 studenten IGT&D leden uit verschillende studierichtingen en 16 externe leden.
1.2 Doelstellingen
In het beleidsplan 2016-2017 heeft het bestuur naast de drie verenigingsdoelstellingen een drietal doelstellingen geformuleerd specifiek voor dit studiejaar:
1. SOG heeft tot doel om meer activiteiten te organiseren die directer aansluiten op het curriculum. Zo kunnen de leden profiteren van een activiteit die hen ondersteunt bij het begrijpen van de lesstof.
Aan dit doel is dit half jaar hard gewerkt, maar er is nog ruimte voor verbetering. Zo heeft SOG wel activiteiten georganiseerd die bij de opleiding passen, maar wil het bestuur het komende half jaar inzetten op het organiseren van activiteiten die direct op het curriculum aansluiten.
2. SOG heeft verder tot doel om de binding tussen de studenten en de opleiding te verbeteren. Dit willen wij doen door activiteiten te organiseren die deze binding positief beïnvloeden. Hierdoor willen wij studenten stimuleren om na hun opleiding alumni-lid te worden en zo in contact te blijven met de opleiding.
Om de binding tussen de huidige studenten te vergroten, heeft de activiteitencommissie meerdere informele activiteiten georganiseerd, zoals het EJK, SinterSOG en etentjes voor zowel de minor als de bachelor (en AD) studenten. Omdat er momenteel nog geen alumnileden zijn die in hun studententijd SOG actief hebben meegemaakt, is er nog geen inzicht in hoe dit het aantal alumnileden zal beïnvloeden.
3. SOG heeft ook tot doel om meer contact te leggen met andere studieverenigingen en goed contact te behouden met de OSHU. In deze contacten kunnen wij veel van anderen leren en nieuwe ideeën opdoen om SOG tot een nog sterkere vereniging te maken.
Dit doel is zeker behaald. SOG heeft veel contact met de OSHU en ook met andere studieverenigingen in Utrecht. Ook gaat een aantal bestuursleden maandelijks naar het OSHU-koepeloverleg en zijn een aantal constitutieborrels door bestuursleden bezocht. Daarnaast maakt het bestuur actief gebruik van de bestuursondersteuning die door de HU geboden wordt.
1.3 Noemenswaardige gebeurtenissen
Gedurende de eerste helft van het studiejaar heeft een aantal gebeurtenissen plaatsgevonden die SOG hieronder graag voor haar leden op een rij zet:
Sponsoren & samenwerkingspartners
SOG heeft aan het begin van het jaar van het IGT&D een kleine financiering (van €200) gekregen. Dit kon SOG gebruiken om de financiële en administratieve zaken te bekostigen, zodat de ledencontributie volledig naar activiteiten zou kunnen gaan. Daarnaast heeft SOG in december ook nog een extra bijdrage (op vooraf geaccordeerde declaratiebasis) gekregen van het IGT&D om PR-materialen te kopen en om als tegemoetkoming van reeds gemaakte bestuurskosten te gebruiken.
Functiewisseling bestuur
Binnen het dagelijks bestuur van SOG heeft in maart 2017 een functiewisseling plaatsgevonden. Anouk, tot op heden Voorzitter, zal om medische redenen vanaf 1 april als Voorzitter terugtreden en als Algemeen Bestuurslid onderdeel blijven van het dagelijks bestuur. De functie van Voorzitter zal vanaf dat moment vervuld worden door de huidige Vicevoorzitter, Roosmarijn. De taak van het vicevoorzitterschap zal dan door de Commissaris Onderwijs, Door, vervuld worden. De nieuwe taakverdeling is verder in dit verslag te vinden.
2. Bestuur 2016-2017
2.1 bestuursfuncties & -leden
Het SOG bestuur 2016-2017 bestaat uit 7 leden met tot op heden de volgende functies:
Voorzitter
Vice-voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Commissaris Activiteiten
Commissaris Onderwijs
Commissaris Extern
Anouk Muller
Roosmarijn Wildenburg
Marle Smit
Amber Melaan
Nadia Kuling
Door Spruijt
Jamie Knecht
De samenwerking tussen de bestuursleden verloopt voorspoedig.
Zoals eerder genoemd heeft er een functieverandering plaatsgevonden, de herziene functie- en taakverdeling is in paragraaf 2.3 te vinden.
2.2 Bestuursbezigheden
Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan diegene opgelegde bestuurstaken tijdens de eerste helft van het studiejaar zijn uitgevoerd:
| VOORZITTER (ANOUK MULLER) | ||
| A | Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur | check |
| B | Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging | check |
| C | Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen | check |
| D | Stimuleren en motiveren van de Dagelijks Bestuursleden | X |
| E | Plannen, voorbereiden en voorzitten van ALV’s | check |
| F | Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag | check |
| G | Contact onderhouden met de HU, FE en IGT&D samen met Commissaris Extern | check |
| H | Bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg van de OSHU | +/- |
| I | Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en bila’s | +/- |
Het stimuleren en motiveren van de bestuursleden bleek Anouk anders te hebben ingevuld dan de bestuursleden hadden verwacht, en zij hebben aangegeven dit niet ervaren te hebben. Samenhangend met de herziene functie- en taakverdeling, zal deze taak in het komende half jaar door de nieuwe voorzitter passender bij de verwachtingen van de overige bestuursleden worden ingevuld.
Het OSHU-koepeloverleg heeft Anouk niet maandelijks bijgewoond, maar doordat de taak zowel door de Voorzitter als de Vicevoorzitter uitgevoerd werd, is er altijd een bestuurslid van SOG aanwezig geweest.
Het organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en bila’s is voor een deel gelukt, voornamelijk in het begin van het studiejaar, maar er de laatste maanden bij ingeschoten. Tevens samenhangend met de herziene functie- en taakverdeling zal deze taak het komende half jaar door de nieuwe Voorzitter actiever uitgevoerd worden.
De overige taken heeft de Voorzitter goed uitgevoerd.
| VICEVOORZITTER (ROOSMARIJN WILDENBURG) | ||
| A | Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur | check |
| B | Voorzitter van de Internationale commissie | check |
| C | Coördineren van open dagen, open avond, meeloopdagen en matchingsdagen | check |
| D | Introductiewebsite aankomende eerstejaars studenten coördineren | n.v.t. |
| E | Contact onderhouden met de GOC GTD, EYE en OSHU | check |
| F | Taken van de Voorzitter waarnemen bij diens afwezigheid | check |
De Vicevoorzitter heeft al haar taken tot op heden goed uitgevoerd, het coördineren van de introductiewebsite voor aankomende eerstejaars studenten is nog niet aan de orde geweest.
| SECRETARIS (MARLE SMIT) | ||
| A | Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur | check |
| B | Zorgdragen voor de ledenadministratie | check |
| C | Contact onderhouden met het roosterbureau | check* |
| D | Zorgdragen voor de notulen en de verspreiding daarvan | check |
| E | Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie | check |
| F | Bijhouden van de website en Facebookpagina’s | +/- |
| G | Opstellen en verzenden van nieuwsbrieven en het verenigingsblad | check |
| H | Maken van PR-materiaal | n.v.t. |
De secretaris heeft vrijwel al haar taken goed uitgevoerd. Het contact onderhouden met het roosterbureau ten behoeve van het reserveren van lokalen voor activiteiten heeft zij goed gedaan, maar door ogenschijnlijke interne chaos binnen het roosterbureau, heeft dit vaak tot problemen geleid. Ondanks deze stroeve samenwerking, heeft Marle wel altijd zelf voor een oplossing kunnen zorgen en heeft de rest van de vereniging hier niet onder geleden.
Het afgelopen half jaar is er veel actiever gebruik gemaakt van de Facebookpagina van SOG, dankzij Marles inzet hiervoor. Toch moeten alle bestuursleden bekennen dat er toch minder frequent dan voorgenomen iets op de SOG-pagina verschijnt. Marle heeft aangegeven dat de taak haar na een paar maanden toch is tegengevallen, en zij meer moeite had met het bedenken van de geschikte posts en als gevolg hiervan heeft zij soms de taak laten liggen.
Het maken van PR-materiaal is niet aan de orde geweest, er is binnen de commissies besloten dat wanneer zij dit nodig achten, zij zelf zullen zorgen voor PR-materiaal.
| PENNINGMEESTER (AMBER MELAAN) | ||
| A | Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur | check |
| B | Beheren van de verenigingskas | check |
| C | Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties | check |
| D | Bijhouden van het kasstromenoverzicht | check |
| E | Opstellen van financiële verslagen voor het Dagelijks Bestuur en de ALV | check |
| F | Contact onderhouden met de Kascontrolecommissie en de Penningmeesters van de commissies | check |
| G | Contact onderhouden met bestaande sponsoren | check |
De Penningmeester heeft al haar taken goed uitgevoerd, en de overige bestuursleden willen haar graag in het bijzonder complimenteren voor de wijze waarop zij gegroeid is in het beheren van de verenigingskas, het bijhouden van het kasstromenoverzicht en het zorgdragen voor de gehele financiële administratie en declaraties. Zij heeft duidelijk veel geleerd in de afgelopen anderhalf jaar en de financiële administratie van SOG o.i. naar een hoger niveau gebracht.
| COMMISSARIS ACTIVITEITEN (NADIA KULING) | ||
| A | Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur | check |
| B | Voorzitter van de Activiteitencommissie | +/- |
| C | Voorzitter van de Kampcommissie | check |
| D | Coördineren van acties tijdens de Kick-off Dag | n.v.t. |
| E | Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden | n.v.t. |
| F | BHV-cursus voor bestuursleden regelen | check** |
De Commissaris Activiteiten heeft de taken die tot op heden van toepassing zijn geweest voor het grootste deel goed uitgevoerd. **Het organiseren van een BHV-cursus voor een aantal bestuurs- en commissieleden is in verband met haar nauwe samenwerking met de OSHU volledig door Vicevoorzitter Roosmarijn uitgevoerd. Daarnaast is het voorzitten van de beide commissies goed verlopen, met de voetnoot dat de moeizaamheden die de Activiteitencommissie heeft ondervonden, niet direct door Nadia zijn ondervangen, waardoor een goede, productieve start van deze commissie pas relatief laat heeft kunnen plaatsvinden. Meer hierover in paragraaf 3.1.
Het organiseren van een bedankactiviteit en activiteiten tijdens de Kick-off Dag staan voor het tweede half jaar op de planning.
| COMMISSARIS ONDERWIJS (DOOR SPRUIJT) | ||
| A | Plaatsnemen in het dagelijks bestuur | check |
| B | Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten | check |
| C | Coördineren opnames van het scherm op de 4e verdieping van de HU | +/- |
| D | Coördineren van oefententamens | check |
| E | Coördineren van acties tijdens Allerhande Festival | n.v.t. |
| F | Contactpersoon voor IGT&D docententeam | check |
| G | Contactpersoon voor GOC IGT&D | check |
| H | Contactpersoon IGT&D van het buddyprogramma | +/- |
De Commissaris Onderwijs heeft de meeste van haar taken, die tot op heden van toepassing zijn geweest, naar tevredenheid vervuld. Het coördineren van opnames voor op het scherm op de 4e verdieping heeft zij in het begin van dit studiejaar goed uitgevoerd, maar na een paar maanden werd deze taak haar te veel en heeft zij deze in overleg aan de Commissaris Extern overgedragen. Vrijwel hetzelfde geld voor het zijn van de contactpersoon voor het IGT&D voor het buddyprogramma. Hiervoor heeft Door voor aanvang van het studiejaar een goede opzet gemaakt, met onder andere een nieuwe groepjesindeling en instructies voor de contactpersonen van deze groepjes. Later bleek dat de contactpersoon binnen het IGT&D de taak eigenlijk niet meer uit kon voeren, en werd er veel teruggeschoven naar de Commissaris Onderwijs, terwijl dit volgens het bestuur niet de bedoeling was. Ook hier is toen in overleg besloten dat de Commissaris Extern deze taak zou overnemen.
Het coördineren van acties tijdens het Allerhande Festival, mochten die acties gaan plaatsvinden, zal door de Commissaris Onderwijs opgepakt worden, maar de insteek van het SOG-bestuur is momenteel om niets te ondernemen tijdens het Allerhande Festival.
Als laatste ontbreekt de taak van het coördineren van de Onderdompelingen, waar erg veel tijd en energie in zit, op deze lijst van taken. In de herziene taakverdeling is deze taak wel opgenomen.
| COMMISSARIS EXTERN (JAMIE KNECHT) | ||
| A | Plaatsnemen in het dagelijks bestuur | check |
| B | Contact onderhouden met de HU, FE en IGT&D samen met Voorzitter | check |
| C | Contact onderhouden met de externe samenwerkingspartners | check |
| D | Werven van nieuwe samenwerkingspartners en sponsoren | X |
| E | Contactpersoon alumnibeleid | check*** |
De Commissaris Extern heeft de meeste van haar taken goed uitgevoerd. Het werven van nieuwe samenwerkingspartners en sponsoren is in overleg met het bestuur voorlopig gepauzeerd, ***en het organiseren van alumni-activiteiten i.s.m. het IGT&D is door het IGT&D uitgesteld tot volgend studiejaar.
2.3 Gewijzigde taakverdeling
Zoals genoemd is er het een en ander gewijzigd in de functie- en taakverdeling binnen het bestuur 2016-2017 en hieronder is de nieuwe taakverdeling te zien.
Voorzitter Roosmarijn Wildenburg
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
c. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen en ALV’s
d. Stimuleren en motiveren van de Dagelijks Bestuursleden
e. Plannen, voorbereiden en voorzitten van ALV’s
f. Opstellen van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag (ondersteund door overige bestuursleden)
g. Contact onderhouden met de HU, FE en IGT&D (samen met Commissaris Extern)
h. Bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg van de OSHU
i. Inhoudelijk voorbereiden van bestuursweekenden, teambuilding
j. Plannen en voorbereiden van bila’s
k. Voorzitter van de Internationale commissie
l. Coördineren van open dagen, open avond, meeloopdagen en matchingsdagen
m. Introductiewebsite aankomende eerstejaars studenten coördineren
n. Contact onderhouden met de GOC GTD, EYE en OSHU
o. BHV-cursus voor bestuursleden regelen
Secretaris Marle Smit
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Plannen van alle bestuursvergaderingen, ALV’s, bestuursweekenden en teambuilding
c. Zorgdragen voor de ledenadministratie
d. Contact onderhouden met het roosterbureau
e. Zorgdragen voor de notulen en de verspreiding daarvan
f. Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie
g. Bijhouden van de website en Facebookpagina’s
h. Opstellen en verzenden van nieuwsbrieven en het verenigingsblad
i. Maken van PR-materiaal
Pennignmeester Amber Melaan
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Beheren van de verenigingskas
c. Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties
d. Bijhouden van het kasstromenoverzicht
e. Opstellen van financiële verslagen voor het Dagelijks Bestuur en de ALV
f. Contact onderhouden met de Kascontrolecommissie en de Penningmeesters van de commissies
g. Contact onderhouden met bestaande sponsoren
Commissaris Activiteiten Nadia Kuling
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Takencontrole binnen het Dagelijks Bestuur
c. Voorzitter van de Activiteitencommissie
d. Voorzitter van de Kampcommissie
e. Coördineren van acties tijdens de Kick-off Dag
f. Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden
Commissaris Onderwijs Door Spruijt
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Coördineren van de Onderdompelingen
c. Coördineren van oefententamens
d. Coördineren van acties tijdens Allerhande Festival
e. Contactpersoon voor IGT&D docententeam
f. Contactpersoon voor GOC IGT&D
g. Taken van de Voorzitter waarnemen bij diens afwezigheid
Commissaris Extern Jamie Knecht
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Contact onderhouden met de HU, FE en IGT&D samen met Voorzitter
c. Contact onderhouden met de externe samenwerkingspartners
d. Werven van nieuwe samenwerkingspartners en sponsoren
e. Contactpersoon alumnibeleid
f. Coördineren opnames van het scherm op de 4e verdieping van de HU
g. Contactpersoon IGT&D van het buddyprogramma
Algemeen Bestuurslid Anouk Muller
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Andere bestuursleden ondersteunen bij taakuitvoering waar mogelijk
3. Commissies 2016-2017
3.1 Overzicht resultaten & doelen Activiteitencommissie
De Activiteitencommissie bestaat dit studiejaar uit 10 leden inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur. Verder hebben de commissieleden bij haar start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. Deze hebben een training gekregen van de Secretaris en Penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.
De Activiteitencommissie heeft in de eerste helft van het bestuursjaar een aantal keer vergaderd en de volgende activiteiten georganiseerd:
- Etentje in combinatie met gebarencafé Bachelor (september)
- Panelbijeenkomst (i.s.m. NDJ en SH-Jong)
- Bezoek Tolknet
- SinterSOG
- Valentijnactie
- Etentje in combinatie met gebarencafé Minor (februari)
De inhoudelijke organisatie van deze activiteiten is niet altijd even soepel verlopen. Ook zijn er door eerder genoemde stroeve communicatie met het roosterbureau problemen voorgekomen met het reserveren van de lokalen, welke altijd toch op tijd opgelost zijn. Door een herziening van de werkwijze binnen deze commissie, waarbij nu in kleine groepjes gewerkt wordt aan verschillende activiteiten, verwacht het bestuur in de tweede helft van het jaar een verbetering te zien in het aantal georganiseerde activiteiten en de promotie hiervan.
Op de planning staan onder andere een Paaslunch, een bezoek aan Berengroep en wordt de mogelijkheid bekeken om een eindfeest te organiseren.
3.2 Overzicht resultaten & doelen Kampcommissie
De Kampcommissie bestaat dit studiejaar uit 7 leden inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur. Verder hebben de commissieleden bij haar start zelf een Secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. Deze hebben een training gekregen van de Secretaris en Penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.
De Kampcommissie heeft in de eerste helft van het bestuursjaar een aantal keer vergaderd en de volgende stappen in de organisatie van het EJK 2017 al ondernomen:
- Kiezen en reserveren van kamplocatie
- Verdelen van taken op het kamp
De kampcommissie wordt uiteraard veel actiever in de tweede helft van het bestuursjaar, met name naarmate de twee Matchingsdagen (juni), de Onderdompelingsweek (september) en het EJK (september) zelf dichterbij komen. In het komende half jaar zullen zij onder andere deelnemers gaan werven, de precieze programmering bepalen en alle materialen verzorgen.
3.3 Overzicht resultaten & doelen Internationale Commissie
De Internationale Commissie bestaat in haar eerste jaar uit 4 personen inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de Vicevoorzitter (het komende half jaar Voorzitter) uit het Dagelijks Bestuur. Verder hebben de commissieleden bij haar start zelf een Secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. Deze hebben een training gekregen van de Secretaris en Penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.
De Internationalecommissie heeft al geregeld vergaderd en heeft de voorbereidingen voor het volgende al getroffen:
- Ontmoeting voor de studiereis
- Studiereis naar Berlijn
De Internationale Commissie voldoet tot op heden aan alle verwachtingen en de taken worden soepel en goed uitgevoerd. Nadat de studiereis naar Berlijn heeft plaatsgevonden, zal de commissie de mogelijkheden voor een volgende reis in de herfstvakantie van 2017 bekijken.
4. Kasstromenoverzicht
4.1 Kasstromenoverzicht per 18 maart
Hieronder staat het kasstromenoverzicht van SOG op 18 maart 2017. Na de tabel volgt in 4.2 een toelichting per post.
4.2 Toelichting posten
Inkomsten
Contributie leden
De ledencontributie voor IGT&D-leden van SOG voor het verenigingsjaar 2016-2017 is vastgesteld op €20,00 per lid. Voor externe leden is de jaarcontributie vastgesteld op €10,00 per lid. In de begroting werd een schatting gemaakt van een totaalbedrag van €1820,00 aan inkomsten door ledencontributie. Tot nu toe is dit bedrag €1830,00. Dit bedrag is opgebouwd uit de contributie van 78 IGT&D studentleden, 2 IGT&D studentleden met exceptionele inzet en 16 externe leden. Dit verenigingsjaar was het mogelijk om zowel via de website als via Study Store lid te worden. 4 IGT&D-studenten hebben per ongeluk op beide manieren hun contributie betaald. 1 extern lid heeft het bedrag van een IGT&D lid betaald. Dit was een totaal bedrag van €90,00 (4x€20,00 en 1x€10,00) en die is bij de Uitgavenzijde terug te vinden bij de post Overig omdat dit geld terug is gegeven. (€1830,00-€90,00=€1740,00 daadwerkelijke inkomsten van ledencontributie)
Fondsen/sponsoren
SOG heeft in de begroting €440,00 van fondsen/sponsoren vastgesteld. IGT&D heeft aan het eind van het vorig verenigingsjaar een gift van €200,00 gegeven voor het huidige bestuursjaar 2016-2017. De sponsorovereenkomst met Study Store heeft tot op heden €4,54 opgeleverd. Dit bedrag was nog restant van vorig studiejaar. Over de bestelling van het huidige studiejaar heeft SOG nog geen sponsoring ontvangen. De sponsor Alpine tot nu toe €62,92 opgeleverd. Dit is de winst op heden verkochte oordoppen (20 paar). Het sponsor bedrag van Alpine staat niet los op het kasstroomoverzicht omdat deze zit opgenomen in de opbrengen van de verkochte oordoppen. Zie post Product verkoop hieronder. (€200,00+€4,54+€62,92=€267,46 binnengekomen door fondsen/sponsoren)
Product verkoop
De begroting van de verkochte producten is vastgesteld op €400,00. SOG heeft tot nu toe 20 paar Alpine oordoppen verkocht wat het werkelijke verdiende bedrag momenteel op €189,00 zet. 10 paar aan leden (10 à €7,95=€79,50), 6 paar aan niet-leden en 4 paar als tweede aankoop (10 à €10,95=€109,50).
Kampcommissie
Er zijn nog geen inkomsten geweest. Dit komt pas aan de orde tijdens de tweede helft van het verenigingsjaar.
Activiteitencommissie
De inkomsten van activiteiten (met name door de deelnemersbijdrage van degenen die geen lid zijn) is begroot op €0. Tot nu toe is dit bedrag €35,00. Bij de Panelbijeenkomst in samenwerking met de NDJ en SH-Jong heeft SOG €18,00 verdiend. De rondleiding bij Tolknet heeft €12,00 opgebracht. Tijdens de SinterSOG activiteit heeft 1 deelnemer €5,00 betaald in plaats van zelf cadeautjes van gelijke waarde mee te nemen.
Internationale Commissie
Er zijn 13 deelnemers die hun bijdrage betaald hebben voor de reis naar Berlijn. 11 lid (11 à €250,00=€2750,00) en 2 niet-lid (2 à €260,00=€520,00). Het totale binnengekomen bedrag is €3270,00.
Overig
De rente die tot nu toe op de spaarrekening is ontvangen, bedraagt €2,05. Bij een contante aankoop van een set Alpine PartyPlugs is er €11,00 betaald in plaats van €10,95 omdat er geen klein geld in de kas zat. Dit verschil van €0,05 mocht SOG houden.
Declaratie IGT&D
IGT&D heeft aan het eind van het kalenderjaar bekend gemaakt dat SOG, na goedkeuring van het management, een aantal kosten mag declareren bij hen. Het totale bedrag dat SOG bij het IGT&D gedeclareerd en ontvangen heeft is €1891,89. Voor specificaties van de gedeclareerde kosten zie post Declaratie IGT&D aan de Uitgavenzijde.
Uitgaven
Administratieve uitgaven
De administratieve kosten zijn dit verenigingsjaar begroot op €200,00. Tot op heden is hier €157,73 aan uitgegeven. De kosten komen voort uit het hebben en gebruiken van een zakelijke bankrekening bij de ING bank, de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA) en de aankoop van twee nieuwe kastsleutels voor de nieuwe bestuursleden.
PR-kosten
De kosten onder deze post bestaan momenteel uit printkosten voor De GLOSS en PR voor activiteiten en aankomende studenten. Het totale bedrag is €20,45.
Product inkoop
Er is €439,23 (60 paar à €7,32) uitgeven aan het inkopen van Alpine PartyPlugs. De inkoopprijs van de oordoppen is fors omhooggegaan (vorige keer was het nog €6,05 per paar). Eigenlijk kosten de oordoppen momenteel al meer dan €7,32 per stuk, maar de vereniging heeft voor deze keer nog eenmalig wat extra korting gekregen. Het bestuur heeft er daarom voor gekozen om deze keer een relatief groot aantal oordoppen in één aankoop aan te schaffen.
Kampcommissie
Voor het EJK 2017 (eerstejaarskamp) worden kosten gemaakt voor de locatie met catering, boodschappen en materialen. De kosten voor de locatie met catering worden volledig gedekt door de deelnemersbijdrage. Tot nu toe is voor de locatie een eerste aanbetaling gedaan van €647,50. De boodschappen, materialen en reiskosten van de kampcommissieleden worden door SOG betaald. Deze uitgaven zijn nog niet gedaan; dit zal pas later in het bestuursjaar gebeuren.
Activiteitencommissie
Voor SOG activiteiten en een bedankactiviteit voor actieve leden is een groot deel van de inkomsten begroot, momenteel zijn er echter maar een paar uitgaven gedaan. Dit zijn de volgende kosten: €50,00 voor de gespreksleider van de panelbijeenkomst, €20,78 aan cadeautjes voor SinterSOG en €8,68 aan de Valentijns actie. Het totale uitgegeven bedrag tot op heden is €79,46.
Internationale Commissie
Deze commissie heeft met de bijdrage van de deelnemers die mee op reis gaan reeds €624,00 betaald voor een hostel, €1026,89 voor de vliegtickets en €308,10 voor openbaar vervoer in Duitsland. Voorlopig is er €1958,99 in totaal uitgegeven.
Overig
Er zijn 5 leden geweest die dubbel het ledencontributiebedrag overgemaakt hebben. Dit totale bedrag van €90,00 is weer terug overgemaakt naar hen. Er is een bedrag van €4,00 op de Uitgavenzijde terechtgekomen omdat de terugbetaling van een debiteur na herhaaldelijke herinneringen uitgebleven is. Uiteindelijk heeft het bestuur besloten dat de vereniging dit kleine verlies kan lijden en zijn er geen verdere acties ondernomen tegen de debiteur.
Declaratie IGT&D
Dankzij de declaraties die SOG bij het IGT&D mocht doen aan het einde van afgelopen kalenderjaar, heeft SOG kunnen investeren in anonieme commissieleden-hoodies die elk verenigingsjaar hergebruikt zullen worden voro de leden uit de verschillende SOG commissies (20 hoodies voor €685,00), teambandjes voor het EJK (280 bandjes voor €165,77), bedankt-mokken voor sprekers (20 voor €101,00) en bedankt-blikken met snoep (25 à €75,01). Tevens is er €450,54 aan PR materiaal besteld (500 pennen, 100 tassen en 1000 flyers). Verder heeft het bestuur ook een goedkeuring gekregen voor het declareren van een aantal bestuurskosten die al reeds in het bestuursjaar gemaakt waren. Deze kosten waren namelijk voor bestuurshoodies, management etentje, lunch met het nieuwe secretariaat en eten voor een bestuursavond. Deze bestuurlijke uitgaves waren in totaal €414,57. Al deze bedragen vormen samen het bedrag van €1891,89 die SOG van het IGT&D als financiële tegemoetkoming ontvangen heeft. Dit bedrag is terug te vinden aan de Inkomstenzijde onder de post Declaratie IGT&D.
Sparen
In de begroting staat dat er €400,00 aan het einde van dit verenigingsjaar gespaard zal worden voor het vieren van een lustrum. Dit is nog niet in het kasstroom opgenomen maar het ziet er nu naar uit dat dit spaarbedrag haalbaar zal zijn aan het einde van het bestuursjaar 2016-2017.
4.3 Begroting financiële steun IGT&D 2017
Op de onderstaande tabel is de begroting van de financiële steun van het IGT&D aan SOG voor het kalenderjaar 2017 zoals goedgekeurd door het management van het instituut.
De toegekende €2500,00 verdeeld over de verschillende posten kan door SOG gedeclareerd worden bij het IGT&D nadat er kosten gemaakt zijn.
Het management heeft de begroting voor de posten Onderdompeling C+D, Onderdompeling A+B en Kickoffdag toegekend zonder hier nadere toelichting van nodig te hebben (in het groen). Voor de andere posten heeft het management wel toelichting gevraagd.
Onder deze tabel is voor de rest van de posten de toelichting te lezen die goedgekeurd is door IGT&D.
Kampcommissie
De Kampcommissie krijgt €100,00 van SOG (zie de SOG-begroting in het beleidsplan, goedgekeurd door de leden tijdens de ALV in oktober 2016, te downloaden vanaf https://www.sogebarentaal.nl/sog/basisstukken/bp16-17/). Dit bedrag is zo klein omdat het kamp alleen toegankelijk is voor de eerstejaars die een opleiding volgen aan het IGT&D en SOG niet wil dat de rest van de leden met hun contributie bijdragen aan een kamp waar zij niet aan mogen deelnemen. Dit betekent dat de kampgangers de kosten voor de kamplocatie en de catering geheel zelf moeten betalen. Door de €300,00 in deze begroting, kan SOG met dank aan het IGT&D, de prijs van de kampdeelname reduceren voor alle deelnemers (zowel SOG-leden als niet-leden). Het onvoorziene kosten-bedrag van €100,00 is bedoeld voor onverwachte kosten die bij het kamp gemaakt worden die boven de €100,00 uitstijgen, die SOG beschikbaar stelt. Hierbij moet men denken aan boodschappen die onverhoopt duurder uitvallen dan begroot ivm specifieke dieet-/allergiewensen. De kans dat deze €100,00 opgaat is echter klein.
Activiteitencommissie
SOG heeft zelf €800,00 begroot voor de Activiteitencommissie. Met dit bedrag moeten zij zowel studiegerelateerde als informele activiteiten organiseren. Het neerzetten van kwalitatief goede activiteiten kost geld. SOG wil de activiteiten voor haar leden zoveel mogelijk gratis houden, maar dit kan niet op het moment dat een activiteit heel duur is. Hierbij valt te denken aan: de jaarlijkse panelbijeenkomst i.s.m. NDJ en SH-Jong, lezingen en workshops door internationale sprekers (bvb Riitta Lahtinen&Russ Palmer en Gavin) en door Nederlandse professionals (bvb workshops solliciteren en babygebaren). Met deze extra €400,00 hopen we meer interessante (internationale) sprekers te kunnen laten komen.
Tegemoetkomingen bestuurszaken
Voor het bestuur van 2016-2017 en 2017-2018 is beide €100,00 begroot. Dit geld is bedoeld voor bijvoorbeeld een bestuursweekend of activiteit waardoor de interne binding en kracht van een bestuur versterkt worden. De besturen zetten zich vrijwel dagelijks geheel vrijwillig in voor de vereniging en verdienen daarom ook een klein budget om samen iets leuks te doen of te ontspannen, om zich nog beter voor de vereniging in te kunnen zetten. Tijdens deze bestuurlijke activiteiten worden bovendien vaak ook brainstormmomenten ingepland en komen soms vanzelf nieuwe ideeën naar boven die een positieve invloed hebben op de vereniging.
Onvoorziene kosten
Op het moment dat SOG bijvoorbeeld een onmisbare kans heeft voor de vereniging, kan zij een beroep doen op deze begrote €200,00 voor onvoorziene zaken.
4.4 Halfbalans SOG
Op de onderstaande tabel is de huidige financiële staat van de vereniging terug te zien.
Hier is te zien hoeveel geld SOG aan het begin van het verenigingsjaar 2016-2017 in bezit had (06-10-2016) en hoeveel geld SOG momenteel (18-03-2017) in bezit heeft.
Tevens is te zien of SOG momenteel nog openstaande debiteuren (SOG moet nog ontvangen) of crediteuren (SOG moet nog betalen) heeft.
