Beleidsplan 2016-2017

Kom SOGgen!

Beleidsplan 2016-2017

Presentatie

Voor u ligt het beleidsplan van het derde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2016-2017.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Faculteit Educatie (FE) van de Hogeschool Utrecht (HU).

Inhoudsopgave

Voorwoord

1 De vereniging

1.1 Geschiedenis

1.2 Huidige stand van zaken

1.3 De toekomst

2. Doelstellingen

2.1 Verenigingsdoelstellingen

2.2 Jaardoelstellingen

3. Bestuur 2016-2017

3.1 Bestuursfuncties & -leden

3.2 Bestuurstaken

4. Commissies & actieflidmaatschap 2016-2017

4.1 Activiteitencommissie

4.2 Kampcommissie

4.3 Internationale commissie

4.4 Kascontrolecommissie

5. Begroting 2016-2017

5.1 Begroting 2016-2017

5.2 Toelichting begroting per post

Voorwoord

Twee jaar geleden is SOG door een groep actieve studenten opgericht. Door deze enthousiaste studenten met hun hart voor de vereniging is SOG nu twee jaar later gegroeid tot een volwassen studievereniging.

Hierbij presenteer ik u het derde beleidsplan van de vereniging, voor het bestuursjaar 2016-2017.

Natuurlijk heeft SOG haar succes te danken aan bepaalde personen die zich inzetten voor onze vereniging. Deze personen zouden wij graag in het bijzonder willen bedanken: Hans Post, Henny van der Neut, Tony Bloem en Maartje Sleiffer (management IGT&D) voor het adviseren en meedenken, Christiaan Plug (studiobeheerder IGT&D) die door zijn creativiteit altijd met goede ideeën komt, onze sponsoren StudyStore en Alpine en natuurlijk onze leden die SOG altijd steunen en actief zijn bij de activiteiten en de commissies.

Wij staan met zeven dames te trappelen om komend jaar weer een prachtig bestuursjaar neer te zetten. Daarnaast gaan wij nog meer uitbreiden en veel educatieve activiteiten organiseren voor onze leden. We zien dit studiejaar vol frisse moed tegemoet met al onze leden en partners.

Kom SOGen!

Anouk Muller
Voorzitter SOG 2016-2017

1. De vereniging

1.1 Geschiedenis

SOG bestaat sinds de zomer van 2014 en is opgericht door een bestuur van oorspronkelijk vijf personen. In het oprichtingsjaar had SOG een zestal commissies (exclusief Kasco). SOG heeft in het eerste jaar veel veranderingen meegemaakt in met name de bezetting van het bestuur en het bestaan en de bezetting van de commissies.

SOG is vanaf de oprichting officieel geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en had vanaf het begin Statuten, een Huishoudelijk reglement en een Financieel reglement. Gedurende het eerste bestuursjaar zijn hierin geen fundamentele wijzigingen doorgevoerd.

De focus lag in het eerste jaar vooral op het organiseren van het Eerstejaarskamp (EJK), het werven van leden en het aangaan van samenwerkingen met partners uit het werkveld.

1.2 Huidige stand van zaken

Voor het verenigingsjaar 2016-2017 bestaat het bestuur van SOG uit zeven personen. Drie van de bestuursleden komen uit het oude bestuur; de andere vier hebben commissie-ervaring. Dit jaar zijn er drie commissies (exclusief Kasco) waarbij twee commissies vallen onder de Commissaris Activiteiten en een commissie valt onder de Vice-voorzitter.

De actieveledenlijst wordt dit jaar geschrapt. Dit omdat de actieveledenlijst onoverzichtelijk is en wij niet dezelfde verwachtingen van deze leden mogen hebben als de verwachtingen die we hebben van de commissieleden. Wel zullen wij een lijst bijhouden van actieve leden zodat we deze leden kunnen benaderen voor hulp bij activiteiten en open dagen.

De focus zal dit jaar zal liggen op een nauwere samenwerking met het IGT&D, het netwerk met de OSHU en andere studieverenigingen verbeteren, activiteiten tijdig en duidelijk promoten en de activiteiten meer laten aansluiten aan het curriculum. Door de activiteiten kunnen wij zorgen voor meer binding tussen de leden, de Dovengemeenschap en de opleiding. Hierdoor zullen meer studenten zich verbonden voelen met de opleiding en dus Alumni-lid worden. Door alumni-leden kunnen we met het werkveld meer contact krijgen en hierdoor komen mogelijk meer stageplaatsen beschikbaar.

1.3 De toekomst

Dat SOG als studievereniging zal blijven bestaan, is inmiddels duidelijk. Momenteel is een deel van de oprichters nog betrokken. Door de nieuwe bestuursleden dit jaar goed in te werken kunnen de oprichters volgend studiejaar de vereniging met een gerust hart verlaten en kunnen de nieuwe bestuursleden van dit jaar alle taken goed doorgeven. Zo blijft SOG op een goede manier verder leven.

2. Doelstellingen

2.1   Verenigingsdoelstellingen

SOG heeft eerder een drietal verenigingsdoelstellingen opgesteld. Deze zullen altijd relevant blijven. Hieronder staan deze doelen nogmaals kort geformuleerd.

  1. SOG heeft tot doel om het contact te stimuleren tussen IGT&D studenten onderling en tussen IGT&D studenten en IGT&D medewerkers, het werkveld, de Dovengemeenschap en studenten van soortgelijke (buitenlandse) onderwijsinstellingen.
  2. SOG heeft tot doel om het gebruik van gebaren onder haar leden te stimuleren, opdat hun gebarentaalvaardigheid toeneemt.
  3. SOG heeft tot doel om de toegankelijkheid van de vereniging én de maatschappij te vergroten, in zijn algemeenheid, maar in het bijzonder voor doven, slechthorenden en doofblinden.

2.2   Jaardoelstellingen

Naast deze algemene doelstellingen voor de vereniging, heeft het bestuur tevens drie doelen opgesteld voor het aankomende bestuursjaar. Deze jaardoelen staan hieronder geformuleerd.

  1. SOG heeft tot doel om meer activiteiten te organiseren die directer aansluiten op het curriculum. Zo kunnen leden profiteren van een activiteit die hen ondersteunt bij het begrijpen van de lesstof.
  2. SOG heeft verder tot doel om de binding tussen de studenten en de opleiding te verbeteren. Dit willen wij doen door activiteiten te organiseren die deze binding positief beïnvloeden. Hierdoor willen wij studenten stimuleren om na hun opleiding alumni-lid te worden en zo in contact te blijven met de opleiding.
  3. SOG heeft ook tot doel om meer contact te leggen met andere studieverenigingen en goed contact te behouden met de OSHU. In deze contacten kunnen wij veel van anderen leren en nieuwe ideeën opdoen om SOG tot een nog sterkere vereniging te maken.

3. Bestuur 2016-2017

3.1 Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2016-2017 bestaat uit de volgende leden:

Voorzitter
Vicevoorzitter
Secretaris
Penningmeester
Commissaris Activiteiten
Commissaris Onderwijs
Commissaris Extern

Anouk Muller
Roosmarijn Wildenburg
Marle Smit
Amber Melaan
Nadia Kuling
Door Spruijt
Jamie Knecht

Het SOG bestuur 2016-2017 draagt de volgende naam: Laaiend enthousiast!

3.2 Bestuurstaken

Statutair is vastgelegd dat de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester officieel vertegenwoordiger zijn van de vereniging.

Voorzitter
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
c. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen
d. Stimuleren en motiveren van de Dagelijks Bestuursleden
e. Plannen, voorbereiden en voorzitten van ALV’s
f. Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag
g. Contact onderhouden met de HU, FE en IGT&D samen met Commissaris Extern.
h. Bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg van de OSHU
i. Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en bila’s


Vicevoorzitter
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Voorzitter van de Internationale commissie
c. Coördineren van open dagen, open avond, meeloopdagen en matchingsdagen
d. Introductiewebsite aankomende eerstejaars studenten coördineren
e. Contact onderhouden met de GOC GTD, EYE en OSHU
f. Taken van de Voorzitter waarnemen bij diens afwezigheid

Secretaris
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Zorgdragen voor de ledenadministratie
c. Contact onderhouden met het roosterbureau
d. Zorgdragen voor de notulen en de verspreiding daarvan
e. Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie
f. Bijhouden van de website en Facebookpagina’s
g. Opstellen en verzenden van nieuwsbrieven en het verenigingsblad
h. Maken van PR-materiaal

Penningmeester
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Beheren van de verenigingskas
c. Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties
d. Bijhouden van het kasstromenoverzicht
e. Opstellen van financiële verslagen voor het Dagelijks Bestuur en de ALV
f. Contact onderhouden met de Kascontrolecommissie en de Penningmeesters van de commissies
g. Contact onderhouden met bestaande sponsoren

Commissaris activiteiten
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Voorzitter van de Activiteitencommissie
c. Voorzitter van de Kampcommissie
d. Coördineren van acties tijdens de Kick-off Dag
e. Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden
f. BHV-cursus voor bestuursleden regelen

Commissaris onderwijs
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten
c. Coördineren opnames van het scherm op de 4e verdieping van de HU
d. Coördineren van oefententamens
e. Coördineren van acties tijdens Allerhandefestival
f. Contactpersoon voor IGT&D docententeam
g. Contactpersoon voor GOC IGT&D
h. Contactpersoon IGT&D van het buddyprogramma

Commissaris extern
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Contact onderhouden met de HU, FE en IGT&D samen met Voorzitter
c. Contact onderhouden met de externe samenwerkingspartners
d. Werven van nieuwe samenwerkingspartners en sponsoren
e. Contactpersoon alumnibeleid

Wanneer er zich incidentele taken voordoen, zullen deze taken door het bestuur gezamenlijk volbracht worden of door een bestuurslid apart wanneer gezamenlijk tot een verdeling besloten wordt.

4. Commissies 2016-2017

SOG heeft in het verenigingsjaar 2016-2017 de volgende commissies:

4.1 Activiteitencommissie

De Activiteitencommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van formele (studie gerelateerde) en informele activiteiten. Per maand organiseert zij idealiter minimaal drie activiteiten, waaronder minimaal een informele en minimaal een formele activiteit. De Activiteitencommissie bestaat bij voorkeur uit minimaal vijf leden en wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur.

4.2 Kampcommissie

De Kampcommissie is verantwoordelijk voor de organisatie en het soepel verlopen van het Eerstejaarskamp (EJK) in september van het nieuwe studiejaar. De Eerstejaarscommissie bestaat bij voorkeur uit minimaal vijf leden, voornamelijk uit het eerste en tweede studiejaar, en wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur.

4.3 Internationalecommissie

De internationale commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van studiereizen. Dit zijn zowel grote reizen, buiten Europa, als kleinere reizen, binnen Europa. Deze commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 3 leden en wordt voorgezeten door de Vicevoorzitter.

4.4 Kascontrolecommissie

De Kascontrolecommissie (Kasco) houdt toezicht op de financiën van de vereniging en krijgt tijdens de Wissel-ALV en de Halfjaarlijkse ALV de kans om financiële controle- en ophelderingsvragen aan het bestuur voor te leggen. Bestuursleden en andere commissieleden zijn voor deze functie uitgesloten, in verband met mogelijke verstrengeling van belangen. Ook externe leden kunnen in de Kasco plaatsnemen.

5. Begroting 2016-2017

5.1 Begroting 2016-2017

Hieronder staat de begroting van SOG voor het bestuursjaar 2016-2017. Na de tabel volgt in 5.2 een toelichting per post.

Begroting 2016-2017

5.2 Toelichting per post

Inkomsten

Contributie leden
De ledencontributie voor SOG is vastgesteld op €20,- per lid per verenigingsjaar voor student IGT&D leden en op €10,- per lid per verenigingsjaar voor externe leden. Er is voor dit jaar een schatting gemaakt van 80 studentleden voor het volle jaar, 10 derdejaars studentleden (die het aanbod krijgen om na hun minor voor een half jaar lid te worden) en 10 externe leden. Ook verwacht SOG 2 leden met exceptionele inzet, die plaatsnemen in de kasco.

Fondsen/sponsoren
Het IGT&D heeft van voor het studiejaar 2016-2017 een gift van €200,- vastgesteld. Met Study Store is een overeenkomst gesloten dat SOG drie procent van de omzet ontvangt die wordt gedraaid van mensen die via de boekenlijsten bij Study Store bestellen. De schatting van €240,- is gebaseerd op een gemiddeld bestelbedrag van €250,- maal 25 bestellingen van eerstejaars, een gemiddeld bestelbedrag van €50,- van 25 minorstudenten en 25 bestellingen van ouderejaars met een gemiddeld bestelbedrag van €25.

Product verkoop
Tevens heeft SOG een sponsorovereenkomst met Alpine, waarbij SOG PartyPlugs (oordoppen) inkoopt van Alpine voor slecht de inkoopprijs. De winst die SOG maakt door de oordoppen, voor een eigen vastgestelde verkoopprijs, te verkopen aan haar leden en niet-leden, gaat geheel naar SOG in de vorm van sponsoring.

Kampcommissie
Het EJK heeft een speciale plaats in deze begroting en is daarom rood gekleurd. De deelnemersbijdrage van het EJK wordt namelijk (vrijwel) volledig besteed aan het betalen van de kamplocatie, inclusief catering.

Activiteitencommissie
SOG begroot dat er geen inkomsten zullen zijn van de georganiseerde activiteiten. Dit is om te voorkomen dat dat de commissie ervanuit gaat dat dit bedrag binnenkomt. De commissie is zelf verantwoordelijk voor het begroten van winst per activiteit, en deze winst kunnen ze dan weer gebruiken om meer activiteiten te organiseren.

Internationalecommissie
Tevens als bij de activiteiten commissie, wordt er bij de internationale commissie er vanuit gegaan dat er geen inkomsten zullen zijn. De commissie is zelf verantwoordelijk om inkomsten te generen door bijvoorbeeld sponsoring te zoeken.

Overig
Onder deze post komen alle overige inkomsten te vallen, die niet in een van de bovenstaande posten zijn te plaatsen. Een voorbeeld hiervan is de rente die SOG op de zakelijke rekening ontvangt.

Uitgaven

De posten aan de uitgavenzijde zijn niet alleen voorzien van bedragen in euro’s, maar ook van percentages. De reden hiervoor is de volgende. In deze begroting is in eerste instantie uitgegaan van het totaalbedrag (min de deelnemersbijdrage van het EJK) aan de inkomstenzijde als totale budget voor SOG voor het komende bestuursjaar. Mocht dit bedrag echter lager of hoger uitvallen, zullen de posten aan de uitgavenzijde op deze wijze procentueel niet veranderen. De percentages zijn dus een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat de posten gedurende het verenigingsjaar ten opzichten van elkaar niet veranderen. Voor alle posten behalve de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’ en de post ‘Voor volgend bestuur’, is de percentage een maximum. Een lager percentage aan die posten uitgeven, is toegestaan en zal zelfs worden nagestreefd. De winst die hierop eventueel nog wordt behaald, zal ten goede komen aan de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’, omdat de leden daar het meest direct van profiteren, en aan de post ‘Sparen’, omdat dat bedrag het mogelijk maakt voor besturen om alvast bij te dragen aan / te sparen voor een budget voor de viering van het Lustrum in het vijfde bestaansjaar van SOG.

Administratieve uitgaven
Onder deze post vallen de kosten van de notaris, de zakelijke bankrekening, de verzekering en de website. Er zijn dit bestuursjaar geen notariskosten. Ook in toekomstige jaren zullen deze kosten slechts sporadisch voorkomen. De bankkosten bestaan uit het hebben (vaste kosten) en gebruiken (variabele transactiekosten) van een zakelijke bankrekening bij de ING bank. De verzekeringskosten bestaan uit de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA), tevens van de ING.

PR-kosten
De PR-kosten bestaan PR materialen voor activiteiten en werving van aankomende studenten (posters, flyers, verenigingsblad, snoep etc.) en bedankjes voor personen die zich op enigerlei wijze voor SOG inzetten.

Kampcommissie
Zoals hierboven reeds genoemd, heeft het EJK een speciale plaats in deze begroting. De kamplocatie inclusief catering zal volledig worden gedekt door de deelnemersbijdrage. Daarom zijn deze uitgaven (het bedrag in het rood) niet meegenomen in het totaalbedrag aan de uitgavenzijde tijdens het berekenen van de percentages, omdat dit een vertekend beeld kan geven van (de verdeling van) de uitgaven. EJK-kosten die wel uit het algemene budget worden betaald, zijn kosten voor extra boodschappen, materialen en reiskosten van de kampleiding die met een auto vol met materialen naar de kamplocatie gaan.

Activiteitencommissie
Dit is de grootste post op de begroting aan de uitgavenzijde. Hiervoor is bewust gekozen, omdat de grootste inkomstenbron de ledencontributie is en SOG wil dat het grootste deel daarvan ook weer direct bij de leden terecht komt in de vorm van kwalitatief goede (voor leden voornamelijk gratis) activiteiten. Daar is een relatief groot budget voor nodig. Een kwart van het budget zal worden besteed aan een activiteit aan het einde van het studiejaar, waar de actieve leden worden bedankt voor hun inzet. Deze activiteit is alleen toegankelijk voor actieve leden en zal volledig door SOG worden betaald.

Internationale commissie
De internationale commissie is nieuw in het leven geroepen. De commissie krijgt een klein budget om te gebruiken bij het organiseren van reizen.

Overig
Deze post is begroot op de gebruikelijke 10% (in de begroting 9%) van de totale begroting voor onvoorzien kosten.