Beleidsplan 2017-2018

Kom SOGgen!

Beleidsplan 2017-2018

Presentatie

Voor u ligt het beleidsplan van het vierde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2017-2018.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D.

Inhoudsopgave

Voorwoord  

1. De vereniging   

1.1 Geschiedenis

  1.2 Huidige stand van zaken

  1.3 De toekomst

2. Doelstellingen 

   2.1 Verenigingsdoelstellingen

   2.2 Jaardoelstellingen

3. Bestuur 2017-2018

   3.1 Bestuursfuncties & -leden

   3.2 Bestuurstaken

4. Commissies & actief lidmaatschap 2017-2018

   4.1 Activiteitencommissie

   4.2 Kampcommissie

   4.3 Internationale commissie

   4.4 Kascontrolecommissie

5. Begroting 2017-2018

   5.1 Begroting 2017-2018

   5.2 Toelichting begroting per post

Voorwoord

Vier jaar geleden is SOG door een groep actieve studenten opgericht. Door deze enthousiaste studenten met hun hart voor de vereniging is SOG nu vier jaar later gegroeid tot een volwassen studievereniging.
Hierbij presenteer ik u het vierde beleidsplan van de vereniging, voor het bestuursjaar 2017-2018. Het bestuur heeft dit jaar als bestuursnaam gekozen: ‘Why so serious?’ Dit is toepasselijk op onze doelen van dit komende jaar en zullen wij proberen na te leven.

Natuurlijk heeft SOG haar succes te danken aan bepaalde personen die zich inzetten voor onze vereniging. Deze personen zouden wij graag in het bijzonder willen bedanken: Henny van der Neut, Tony Bloem en Maartje Sleiffer (management IGT&D) voor het adviseren en meedenken, Christiaan Plug (studiobeheerder IGT&D) die door zijn creativiteit altijd met goede ideeën komt, onze sponsoren StudyStore en Alpine en natuurlijk onze leden, die SOG altijd steunen en actief zijn bij de activiteiten en in de commissies.

Dit jaar nemen wij afscheid van twee van de oprichters van SOG, Jamie Knecht en Door Spruijt en een oud gediende: Amber Melaan. Deze personen hebben de vereniging gevormd, en hebben zich meer dan 100% ingezet. Zonder hen was SOG niet wat het nu is. Wij bedanken hen voor deze geweldige prestatie!

Nu wij zonder hen verder moeten is het aan ons om de vereniging te vormen, groeien en nog beter te maken dan dat zij al is.

Wij hebben er alle vijf onwijs veel zin in en hebben al een tal van ideeën om uit te gaan voeren.

Kom SOGen!

Roosmarijn Wildenburg

Voorzitter SOG 2017-2018

‘Why so serious?’

1. De vereniging

1.1 Geschiedenis

SOG bestaat sinds de zomer van 2014 en is opgericht door een bestuur van oorspronkelijk vijf personen. In het oprichtingsjaar had SOG een zestal commissies (exclusief Kasco). SOG heeft in het eerste jaar veel veranderingen meegemaakt in met name de bezetting van het bestuur en het bestaan en de bezetting van de commissies.

SOG is vanaf de oprichting officieel geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en had vanaf het begin Statuten, een Huishoudelijk reglement en een Financieel reglement. Gedurende het eerste bestuursjaar zijn hierin geen fundamentele wijzigingen doorgevoerd.

De focus lag in het eerste jaar vooral op het organiseren van het Eerstejaarskamp (EJK), het werven van leden en het aangaan van samenwerkingen met partners uit het werkveld. De jaren daarna heeft SOG een professionalisering doorgemaakt en is gegroeid tot over de 100 leden.  In 2016 is de internationale commissie toegevoegd aan de huidige commissies: Kamp en activiteiten.

1.2 Huidige stand van zaken

Voor het verenigingsjaar 2017-2018 bestaat het bestuur van SOG uit vijf personen. Drie van de bestuursleden komen uit het oude bestuur; de andere twee hebben commissie-ervaring of zijn enthousiaste leden. Dit jaar zijn er drie commissies (exclusief Kasco). De kampcommissie en de internationale commissie zullen dit jaar fungeren als zelfstandige commissie. Meer hierover in hoofdstuk 4. De activiteitencommissie blijft onder leiding van de Commissaris Activiteiten.

We zullen dit jaar een lijst bijhouden van actieve leden zodat we deze leden kunnen benaderen voor hulp bij activiteiten en open dagen.

De focus zal dit jaar liggen op het meer 50/50 verdelen tussen formele en informele activiteiten. Als SOG luisteren wij naar de feedback en behoeften vanuit onze leden en hieruit blijkt dat er meer behoefte is aan bonding met elkaar door middel van informele activiteiten. Ook streven wij dit jaar naar twee activiteiten per maand en willen we minimaal twee grote (internationale) activiteiten organiseren. Zichtbaarheid is ook een punt waar wij ons op gaan focussen.

1.3 De toekomst

Dit jaar is het eerste jaar dat in het bestuur van SOG geen oprichters bezit. Zij zullen niet geheel uit beeld verdwijnen. Zij zullen de rol van Raad van Advies op zich nemen. Zo kunnen wij als bestuur en eventueel de besturen hierna met vragen bij hen terecht. Deze Raad van advies kan alleen maar groeien met nieuwe oud-bestuurders en zo kunnen zij hun kennis vergroten. In de toekomst zal SOG daarom ook net zo sterk blijven als dat zij nu is.

2. Doelstellingen

2.1 Verenigingsdoelstellingen

SOG heeft eerder een drietal verenigingsdoelstellingen opgesteld. Deze zullen altijd relevant blijven. Hieronder staan deze doelen nogmaals kort geformuleerd.

1. SOG heeft tot doel om het contact te stimuleren tussen IGT&D studenten onderling en tussen IGT&D studenten en IGT&D medewerkers, het werkveld, de Dovengemeenschap en studenten van soortgelijke (buitenlandse) onderwijsinstellingen.
2. SOG heeft tot doel om het gebruik van gebaren onder haar leden te stimuleren, opdat hun gebarentaalvaardigheid toeneemt.
3. SOG heeft tot doel om de toegankelijkheid van de vereniging én de maatschappij te vergroten, in zijn algemeenheid, maar in het bijzonder voor doven, slechthorenden en doofblinden.

2.2 Jaardoelstellingen

1. Naast deze algemene doelstellingen voor de vereniging, heeft het bestuur tevens drie doelen opgesteld voor het aankomende bestuursjaar. Deze jaardoelen staan hieronder geformuleerdSOG heeft tot doel zich net zo zeer op informele activiteiten te richten als op formele activiteiten. Voorgaande jaren stond gezelligheid hoog bij SOG maar waren de activiteiten zeer studie gebonden en vaak formeel. Wij hebben meerdere malen als feedback gekregen dat studenten graag willen bonden met elkaar door informele activiteiten. Wij hebben dus gekozen voor een 50/50 aanpak waarin wij zowel de formele activiteiten kunnen organiseren als de informele activiteiten. Wel blijven alle activiteiten met als de voertaal NGT (of met tolk mocht dat nodig zijn).

2. SOG heeft tot doel om haar zichtbaarheid te vergroten binnen zowel het IGT&D, de OSHU en anderen (studie)verenigingen als binnen de dovengemeenschap. Zo willen wij voor meer opkomst bij onze activiteiten zorgen. Dit leidt tot meer leden en ook weer tot een professionelere vereniging. Dat heeft weer tot gevolg dat SOG nog meer (bijv. grotere activiteiten) voor zijn leden kan organiseren. Dit doel willen wij gaan behalen door elke week een inloopspreekuur te organiseren waarin onder anderen studenten met hun vragen en opmerkingen terecht kunnen. Ook willen we dit gaan doen door meer en eerder te PR-en en door onze SOG-kleding vaker te dragen. Ook zullen wij als bestuur de koepel overleggen van de OSHU bezoeken en met (een deel van) het bestuur naar cobo’s en andere relevante activiteiten gaan.

3. SOG heeft tot doel om twee keer per jaar een bredere en grote activiteit te organiseren. Op deze manier kunnen wij activiteiten voor alle leerjaren aantrekkelijk maken en is het ook interessant voor leden uit de dovengemeenschap. We willen ons op een breder publiek richten.Dit gaan wij waarmaken door met het bestuur voor het jaar begint een jaarplanning te maken zodat er op tijd sprekers (o.i.d.) geregeld kunnen worden. Ook willen wij minimaal één internationale spreker uitnodigen. Naast dat wij ons sterk verbinden met de opleiding, dovencultuur en gebarentaal willen wij ons ook focussen op de bredere aspecten hiervan, denk aan: psychologie, politiek en ondernemerschap.

3. Bestuur 2017-2018

3.1 Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2017-2018 bestaat uit de volgende leden:

Het 4e SOG bestuur 2017-2018 draagt de volgende naam: Why so serious?

3.2 Bestuurstaken

Statutair is vastgelegd dat de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester officieel vertegenwoordiger zijn van de vereniging. Dit jaar zijn de taken op volgende wijze verdeeld:

Voorzitter
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
c. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen
d. Stimuleren en motiveren van de Dagelijks Bestuursleden en hun taken bijhouden
e. Voorbereiden en voorzitten van ALV’s
f. Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag
g. Contact onderhouden met de HU en het IGT&D
h. Contactpersoon voor de OSHU en bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg
i. Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s
j. Coördineren opendagen/avonden
k. Bijwonen diplomering vanuit SOG
l. Contactpersoon Internationale Commissie
m. Zorgen voor de Bestuur- en commissie BHV bevoegdheid

Secretaris
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Zorgdragen voor de ledenadministratie
c. Contact onderhouden met het roosterbureau
d. Zorgdragen voor de notulen (vergaderingen en ALV’s) en de verspreiding daarvan
e. Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie
f. Bijhouden van de website en Facebookpagina’s
g. Opstellen en verzenden van nieuwsbrieven en het verenigingsblad
h. Maken van Pr-materiaal en actief contact met de commissies hierover
i. Beheren van de bestuurs- en commissie Dropbox
j. Coördineren filmpjes op het scherm op de 4e verdieping

Penningmeester
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Beheren van de verenigingskas
c. Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties
d. Bijhouden van het kasstromenoverzicht
e. Opstellen van financiële verslagen voor het Dagelijks Bestuur en de ALV
f. Contact onderhouden met de Kascontrolecommissie en de Penningmeesters van de commissies
g. Werven van nieuwe sponsoren en contact onderhouden met bestaande sponsoren
h. Verantwoordelijk voor verkoop en bijhouden van promo-materiaal/Alpine oordopjes

Commissaris activiteiten
a. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
b. Voorzitter van de Activiteitencommissie en gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur
c. Coördineren van acties tijdens de Kick-off Dag
d. Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden

Commissaris onderwijs
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor)
c. Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten zoals de meeloopdag en de matchingsdag
d. Coördineren van oefententamens
e. Coördineren van acties tijdens Allerhande festival
f. Contactpersoon voor IGT&D docententeam
g. Contactpersoon Kampcommissie

Wanneer er zich incidentele taken voordoen, zullen deze taken door het bestuur gezamenlijk volbracht worden of door een bestuurslid apart wanneer gezamenlijk tot een verdeling besloten wordt.

4. Commissies 2017-2018

SOG heeft in het verenigingsjaar 2017-2018 de volgende commissies: de activiteitencommissie, de kampcommissie en de internationale commissie. Vanaf dit jaar hebben wij een wijziging aangebracht in de vorm van twee van de commissies. De activiteiten commissie blijft onder leiding van de Commissaris Activiteiten maar zowel de kampcommissie als de internationale commissie worden zelfstandige commissies. Dat betekend dat zij niet meer onder leiding staan van een bestuurslid maar een contactpersoon hebben binnen het bestuur. Voor de kampcommissie is dat dit jaar de Commissaris Onderwijs en voor de internationale commissie is dat de Voorzitter. De commissies moeten verantwoording afdragen aan deze contactpersonen als deze daarom vragen. De contactpersonen zijn betrokken bij de commissies maar leiden het op geen manier. Mochten er problemen voordoen in de commissie om wat voor reden dan ook is het contactpersoon de persoon om daarin te ondersteunen.

4.1 Activiteitencommissie

De Activiteitencommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van formele (studie gerelateerde) en informele activiteiten. Per maand organiseert zij idealiter minimaal twee activiteiten, waaronder minimaal een informele en minimaal een formele activiteit. De Activiteitencommissie bestaat bij voorkeur uit minimaal vijf leden en wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur.

4.2 Kampcommissie

De Kampcommissie is een zelfstandige commissie en is verantwoordelijk voor de organisatie en het soepel verlopen van het Eerstejaarskamp (EJK) in september van het nieuwe studiejaar. Deze bestaat bij voorkeur uit minimaal vijf leden, voornamelijk uit het eerste en tweede studiejaar.

4.3 Internationale commissie

De internationale commissie is een zelfstandige commissie en is verantwoordelijk voor het organiseren van studiereizen. Dit zijn zowel grote reizen, buiten Europa, als kleinere reizen, binnen Europa. Deze commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 4 leden.

4.4 Kascontrolecommissie

De Kascontrolecommissie (Kasco) houdt toezicht op de financiën van de vereniging en krijgt tijdens de Wissel-ALV en de Halfjaarlijkse ALV de kans om financiële controle- en ophelderingsvragen aan het bestuur voor te leggen. Bestuursleden en andere commissieleden zijn voor deze functie uitgesloten, in verband met mogelijke verstrengeling van belangen. Ook externe leden kunnen in de Kasco plaatsnemen.

5. Begroting 2017-2018

5.1 Begroting 2017-2018

5.2 Toelichting per post

Inkomsten

Contributie leden
De ledencontributie voor SOG is vastgesteld op €20,- per lid per verenigingsjaar voor student IGT&D leden en op €10,- per lid per verenigingsjaar voor externe leden. Er is voor dit jaar een schatting gemaakt van 80 studentleden voor het volle jaar, 10 derdejaars studentleden (die het aanbod krijgen om na hun minor voor een half jaar lid te worden) en 10 externe leden. Ook verwacht SOG 2 leden met exceptionele inzet, die plaatsnemen in de kasco.

Fondsen/sponsoren
Het IGT&D heeft van voor het studiejaar 2016-2017 een gift van €200,- vastgesteld. Met Study Store is een overeenkomst gesloten dat SOG drie procent van de omzet ontvangt die wordt gedraaid van mensen die via de boekenlijsten bij Study Store bestellen. De schatting van €240,- is gebaseerd op een gemiddeld bestelbedrag van €250,- maal 25 bestellingen van eerstejaars, een gemiddeld bestelbedrag van €50,- van 25 minorstudenten en 25 bestellingen van ouderejaars met een gemiddeld bestelbedrag van €25.

Product verkoop
Tevens heeft SOG een sponsorovereenkomst met Alpine, waarbij SOG PartyPlugs (oordoppen) inkoopt van Alpine voor slecht de inkoopprijs. De winst die SOG maakt door de oordoppen, voor een eigen vastgestelde verkoopprijs, te verkopen aan haar leden en niet-leden, gaat geheel naar SOG in de vorm van sponsoring.

Kampcommissie
Het EJK heeft een speciale plaats in deze begroting en is daarom rood gekleurd. De deelnemersbijdrage van het EJK wordt namelijk (vrijwel) volledig besteed aan het betalen van de kamplocatie, inclusief catering.

Activiteitencommissie
SOG begroot dat er €300 aan inkomsten zal zijn van de georganiseerde activiteiten. De commissie zal er zelf voor moeten zorgen dat ze dit bedrag binnen krijgen door een geldbedrag bij de activiteit te vragen of sponsoren te regelen.

Internationalecommissie
SOG begroot dat er €2000 aan inkomsten zal zijn van de georganiseerde reis/reizen. Waarschijnlijk zal dit de deelnemersbijdrage worden.

Overig
Onder deze post komen alle overige inkomsten te vallen, die niet in een van de bovenstaande posten zijn te plaatsen. Een voorbeeld hiervan is de rente die SOG op de zakelijke rekening ontvangt.

Uitgaven

De posten aan de uitgavenzijde zijn niet alleen voorzien van bedragen in euro’s, maar ook van percentages. De reden hiervoor is de volgende. In deze begroting is in eerste instantie uitgegaan van het totaalbedrag (min de deelnemersbijdrage van het EJK) aan de inkomstenzijde als totale budget voor SOG voor het komende bestuursjaar. Mocht dit bedrag echter lager of hoger uitvallen, zullen de posten aan de uitgavenzijde op deze wijze procentueel niet veranderen. De percentages zijn dus een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat de posten gedurende het verenigingsjaar ten opzichten van elkaar niet veranderen. Voor alle posten behalve de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’ en de post ‘Voor volgend bestuur’, is de percentage een maximum. Een lager percentage aan die posten uitgeven, is toegestaan en zal zelfs worden nagestreefd. De winst die hierop eventueel nog wordt behaald, zal ten goede komen aan de verzamelpost ‘Uitgaven activiteiten’, omdat de leden daar het meest direct van profiteren, en aan de post ‘Sparen’, omdat dat bedrag het mogelijk maakt voor besturen om alvast bij te dragen aan / te sparen voor een budget voor de viering van het Lustrum in het vijfde bestaansjaar van SOG.

Administratieve uitgaven
Onder deze post vallen de kosten van de notaris, de zakelijke bankrekening, de verzekering en de website. Er zijn dit bestuursjaar geen notariskosten. Ook in toekomstige jaren zullen deze kosten slechts sporadisch voorkomen. De bankkosten bestaan uit het hebben (vaste kosten) en gebruiken (variabele transactiekosten) van een zakelijke bankrekening bij de ING bank. De verzekeringskosten bestaan uit de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA), tevens van de ING.

PR-kosten
De PR-kosten bestaan PR materialen voor activiteiten en werving van aankomende studenten (posters, flyers, verenigingsblad, snoep etc.) en bedankjes voor personen die zich op enigerlei wijze voor SOG inzetten.

Kampcommissie
Zoals hierboven reeds genoemd, heeft het EJK een speciale plaats in deze begroting. De kamplocatie inclusief catering zal volledig worden gedekt door de deelnemersbijdrage. Daarom zijn deze uitgaven (het bedrag in het rood) niet meegenomen in het totaalbedrag aan de uitgavenzijde tijdens het berekenen van de percentages, omdat dit een vertekend beeld kan geven van (de verdeling van) de uitgaven. EJK-kosten die wel uit het algemene budget worden betaald, zijn kosten voor extra boodschappen, materialen en reiskosten van de kampleiding die met een auto vol met materialen naar de kamplocatie gaan.

Activiteitencommissie
Dit is de grootste post op de begroting aan de uitgavenzijde. Hiervoor is bewust gekozen, omdat de grootste inkomstenbron de ledencontributie is en SOG wil dat het grootste deel daarvan ook weer direct bij de leden terecht komt in de vorm van kwalitatief goede (voor leden voornamelijk gratis) activiteiten. Daar is een relatief groot budget voor nodig. Van de €850 wat begroot is voor de activiteiten is €300 zelf binnengebracht door de commissie. De andere €550 is van de ledencontributie. Een kwart van het budget zal worden besteed aan een activiteit aan het einde van het studiejaar, waar de actieve leden worden bedankt voor hun inzet. Deze activiteit is alleen toegankelijk voor actieve leden en zal volledig door SOG worden betaald.

Internationalecommissie
Het bedrag dat begroot is voor de internationale commissie zal grotendeels door de deelnemersbijdrage gedekt worden. Daarnaast krijgt de commissie €100 van de ledencontributie om te besteden.

Overig
Deze post is begroot op de gebruikelijke 10% (in de begroting 9%) van de totale begroting voor onvoorzien kosten.