Halfjaarlijks verslag 2018-2019

Download PDF<<- Download het Halfjaarlijks verslag 2018-2019 als .PDF

Halfjaarlijks verslag 2018-2019

Presentatie

 

 

Voor u ligt het halfjaarlijks verslag van het vijfde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG), voor het verenigingsjaar 2018-2019.

 

 

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Faculteit Educatie (FE) van de Hogeschool Utrecht (HU).

 

 

Inhoudsopgave:

 

Voorwoord .       .       .       .       .       .       .       .       .       blz. 4

 

1 Huidige stand van zaken    .       .       .       .       .       .       blz. 5

1.1 Leden

1.2 Doelstellingen

1.3 Noemenswaardige gebeurtenissen

 

  1. Bestuur 2018-2019  . . .       .       .       .       .       blz. 7

2.1 Bestuursfuncties & -leden

2.2 Bestuursbezigheden

 

  1. Commissies 2018-2019  . .       .       .       .       .       blz. 12

3.1 Overzicht resultaten & doelen Activiteitencommissie

3.2 Overzicht resultaten & doelen Kampcommissie

3.3 Overzicht resultaten & doelen Internationale commissie

 

  1. Kasstromenoverzicht  . .       .       .       .       .       blz.14

4.1 Kasstromenoverzicht per

4.2 Toelichting posten

4.3 Begroting financiële steun IGT&D 2019

4.4 Halfbalans SOG


 

Voorwoord

 

 

Het vijfde bestuur van Studievereniging Opleidingen Gebarentaal, SOG, heeft haar eerste half jaar achter de rug. Wat ging dat snel! We zijn druk bezig geweest met onze persoonlijke doelen, de jaardoelen van SOG en de speciale lustrumdag van 7 maart jl.

We hebben elkaar goed leren kennen en zijn nu goed op elkaar ingespeeld.

Ons ledenaantal is flink gestegen en hier zijn wij erg trots op. We hebben allemaal het gevoel dat het lekker loopt en we hebben goed vertrouwen en zin in de tweede helft!

 

Leonie Eggink

 

Voorzitter SOG 2018-2019

 

 

1.Huidige stand van zaken

1.1 Leden

 

Op 04-03-2019 telde SOG 106 betalende leden, waarvan 89 studenten van het IGT&D uit verschillende studierichtingen en 17 externe leden (hier vallen o.a. docenten en minorstudenten onder).

 

1.2 Doelstellingen

 

In het beleidsplan 2018-2019 heeft het bestuur naast de drie verenigingsdoelstellingen een viertal doelstellingen geformuleerd specifiek voor dit studiejaar:

 

  1. Tijdens dit bestuursjaar creëren wij meer bekendheid over SOG onder docenten en (aankomende) studenten. Dit bereiken wij door onder andere op open dagen, meeloopdagen en studiekeuzecheckdagen met informatiekramen te staan en door docenten kennis te laten maken met SOG en haar bestuursleden.

Tijdens de opendagen hebben we met een SOG-kraam gestaan en heeft de voorzitter tijdens het algemene informatie-praatje over de opleiding over SOG verteld. In overleg met onze contactpersoon vanuit het IGT&D gaan we tijdens de meeloopdagen en studiekeuzecheckdagen niet met een kraam staan maar zal de voorzitter een informatief praatje houden over SOG.
Het bestuur heeft aan het begin van het schooljaar gevraagd of wij tijdens een teamdag van de docenten iets mochten vertellen over SOG en dit is gebeurd. De commissaris onderwijs heeft een presentatie gegeven over wie wij zijn en wat wij doen.
Het bestuur heeft aan het begin van het schooljaar twee keer actief leden geworven. Hierbij gebruikten we een tafel met o.a. SOG-promotie materiaal. Behalve meer leden levert dit ook meer zichtbaarheid en bekendheid op.

 

  1. Tijdens bestuursjaar 2018-2019 gebruiken wij directe en duidelijke communicatie tussen bestuur, commissies, leden en niet leden over SOG-evenementen. Om de opkomst bij SOG-evenementen te vergroten vinden wij het belangrijk om tijdig volledige informatie te leveren aan onze doelgroep. Dit willen wij bereiken door het inzetten van Social Media, een nieuwsbrief, filmpjes op de 4e e verdieping en klassenvertegenwoordigers.

De website is ge-updated, er is nieuw leven in ons Instagram-account geblazen, er zijn al twee nieuwsbrieven uit, we hebben een klassenvertegenwoordigers app aangemaakt waardoor wij makkelijk info in de klassen kunnen verspreiden en er is voor bijna elke activiteit ook een filmpje gemaakt voor de 4e verdieping.

 

  1. Dit jaar organiseren wij in verband met het 5-jarig bestaan van SOG, activiteit(en) om te vieren en terug te kijken naar wat SOG afgelopen jaren heeft behaald. Dit doen wij door activiteiten te organiseren die zowel informatief als amuserend zijn. Op deze manier benadrukken wij het belang van SOG vanaf de oprichting voor alle (alumni)leden en algemeen belangstellenden.

We hebben natuurlijk onze lustrumdag net achter de rug. Met informatieve en amuserende lezingen, panelbijeenkomsten en workshops was dit een zeer geslaagde dag. Het terugkijken gebeurd vooral via een fotoboek waar we nu mee bezig zijn. Het streven is om deze tijdens het eindfeest af te hebben, zodat leden deze kunnen inkijken en kunnen beslissen of ze er eentje willen aanschaffen.

 

  1. Dit jaar breiden wij ons netwerk uit binnen de Hogeschool Utrecht en de Dovengemeenschap. Dit bereiken wij, door in samenwerking met verschillende instanties voor doven en slechthorenden, activiteiten te organiseren.

 

Door de lustrumdag hebben we o.a. contact gelegd met dovenschap en gebarencentrum en daarnaast ook met diverse andere doven die een eigen bedrijf hebben (theaterlessen en fotografe). Maar het is nog niet zo dat wij samen met hen een activiteit hebben georganiseerd.

 

1.3 Noemenswaardige gebeurtenissen

 

Per 8 maart maakt Shirley Brekelmans geen deel meer uit van het bestuur. Shirley heeft half februari aangegeven dat ze haar plaats in het bestuur niet gecombineerd krijgt met haar studie en werk. We hebben in overleg afgesproken dat ze in het bestuur bleef tot en met de lustrumdag en dat we daarna haar taken van haar zouden overnemen. Hanna Harinck, de penningmeester, is nu behalve penningmeester ook vicevoorzitter.

  1. Bestuur 2018-2019

 

2.1 bestuursfuncties & -leden

 

Het SOG bestuur 2018-2019 bestaat nu uit 6 leden met de volgende functies:

 

Voorzitter                                           Leonie Eggink

Secretaris intern                                  Evelien Kremer

Secretaris extern                                 Dorieke van Luit

Penningmeester                                  Hanna Harinck

Commissaris Activiteiten                       Jytte Leenders

Commissaris Onderwijs                         Zoë van der Grijp

 

De samenwerking tussen de bestuursleden verloopt nu voorspoedig.

 

 

2.2 Bestuursbezigheden

 

Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan diegene opgelegde bestuurstaken tijdens de eerste helft van het studiejaar zijn uitgevoerd. Dik gedrukt betekent dat het goed gaat, schuingedrukt betekent dat er verbetering in zit en gewoon betekent dat het niet goed gaat of niet gedaan is.

 

Voorzitter: Leonie Eggink

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
  3. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen
  4. Stimuleren en motiveren van de Dagelijks Bestuursleden en hun taken bijhouden
  5. Voorbereiden en voorzitten van ALV’s
  6. Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag
  7. Contact onderhouden met de HU en het IGT&D
  8. Contactpersoon voor de OSHU en bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg
  9. Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s
  10. Coördineren opendagen/avonden
  11. Bijwonen diplomering vanuit SOG
  12. Contactpersoon Internationale Commissie

 

Tot nu toe loopt alles voorspoedig. Ik heb terug gekregen van mijn medebestuursleden dat de vergaderingen soms te vol zitten en dat een pauze tijdens de vergadering wenselijk is. Dat heb ik inmiddels geïmplementeerd. Ook mag ik soms wat meer van mezelf laten zien (iets meer ‘Leonie’, en iets minder ‘voorzitter’). Hier werk ik aan.

Vicevoorzitter: Shirley Brekelmans (inmiddels uit bestuur)

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Assisteren en (indien nodig) vervangen van de voorzitter bij vergaderingen en verenigingstaken.
  3. Zorgen voor de bestuur- en commissie BHV-bevoegdheid
  4. Zorgdragen voor het lustrum-fotoboek

 

De vicevoorzitter probeerde zo vaak mogelijk bij de vergaderingen te zijn, maar dit lukt niet altijd. Vaak moest ze werken of had ze andere verplichtingen. Toen de voorzitter niet zelf bij een open dag aanwezig kon zijn, heeft de vicevoorzitter haar taken deze dag overgenomen, dit was heel prettig. De vicevoorzitter was erg druk met haar werk en haar opleiding waardoor ‘SOG-dingen’ erg laag op haar prioriteitenlijstje stonden. Dit zorgde ervoor dat haar taken heel lang bleven liggen en soms helemaal niet werden gedaan. Er is bijna niets gedaan voor het fotoboek en ook de BHV-cursussen zijn lang blijven liggen, nu zit hier wel progressie in, maar is het nog niet helemaal duidelijk wie wanneer een (herhalings-)cursus heeft. Ik denk dat de vicevoorzitter de juiste beslissing heeft genomen door uit het bestuur te stappen en meer tijd voor zichzelf te nemen. Ik wil haar bedanken voor het afgelopen halfjaar.

 

Secretaris intern: Evelien Kremer

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Beheren bestuurs/ en commissies Dropbox/drive
  3. Zorgdragen voor de ledenadministratie
  4. Notuleren van de vergaderingen en de notulen op de drive zetten.
  5. Maken van Pr-materiaal en actief contact met de commissies hierover
  6. Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie
  7. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

 

Ik ben erg blij met onze secretaris intern. De notulen zien er netjes uit en staan altijd dezelfde dag nog op de drive. Ze maakt samen met de sectetaris Extern de nieuwsbrief en die zijn een plezier om te lezen. Ze heeft het een periode erg druk gehad met haar minor, maar zelfs dan weet ze tijd te maken om haar SOG-taken uit te voeren. Ze is heel vrolijk, eerlijk, een held in het opstellen van een mail en een harde werker.

Ze helpt me ook bij vergaderingen om de structuur erin te houden. Soms lopen onderwerpen in elkaar over en zij zorgt ervoor dat we het overzicht houden. ‘Het maken van PR-materiaal en actief contact met de commissies hierover’ is eigenlijk niet aan de orde. De commissies maken zelf filmpjes en/of posters en de secretaris extern beheerd de facebookpagina dus de secretaris intern hoeft hier eigenlijk niets aan te doen.

 

 

Secretaris extern: Dorieke van Luit

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Bijhouden website en Facebook/Instagram
  3. Contactpersoon kampcommissie
  4. Coördineren filmjes op het scherm op de 4e
  5. Maken van Pr-materiaal en actief contact met de commissies hierover
  6. Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie
  7. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

 

Ik ervaar het als zeer prettig om met de secretaris extern samen te werken. De secretaris intern en de secretaris extern vormen samen een goed team. Ze zijn goed op elkaar ingespeeld en werken heel goed samen. Ze maken samen de nieuwsbrief (altijd leuk om te lezen) en stemmen veel zaken onderling af, zonder dat ik mij hier mij hoef te bemoeien. Het is als voorzitter heel prettig dat dit zij zelf initiatieven nemen en dat ze zo’n zelfstandig team zijn. Het puntje ‘maken van PR-materiaal en actief contact met de commissies hierover’ is schuin gedrukt omdat de commissies zelf hun PR-materiaal maken, dus hier hoeft de secretaris Extern niets aan te doen, wél houdt ze actief contact met de commissies om al hun pr-materiaal te promoten via Facebook en Instagram.

Ze brengt veel humor in het bestuur en haar enthousiasme is aanstekelijk!

 

Penningmeester: Hanna Harinck

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Beheren van de verenigingskas
  3. Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties
  4. Bijhouden van het kasstromenoverzicht
  5. Opstellen van financiële verslagen voor het Dagelijks Bestuur en de ALV
  6. Contact onderhouden met de Kascontrolecommissie en de Penningmeesters van de commissies
  7. Werven van nieuwe sponsoren en contact onderhouden met bestaande sponsoren
  8. Verantwoordelijk voor verkoop en bijhouden van promo-materiaal/Alpine oordopjes

 

Het was in het begin wat rommelig voor onze penningmeester (o.a. late overdracht van de vorige penningmeester) en ze was wat zenuwachtig vanwege het ingewikkelde systeem. Inmiddels heeft de penningmeester alles netjes op orde. Alleen het kasstromenoverzicht was nog wat onduidelijk maar ze heeft contact opgenomen met de vorige penningmeester en dit zo zelf keurig opgelost (vandaar dat ‘Bijhouden van het kasstromenoverzicht’ schuingedrukt staat). De penningmeester heeft mij ook heel erg geholpen met het maken van een begroting voor de lustrumdag en onze subsidieaanvraag bij OSHU. Het werven van nieuwe sponsoren is op het moment niet aan de orde. Het is moeilijk om te bedenken wie een goede sponsor zou kunnen zijn. Wij zoeken nu, waar mogelijk, per activiteit een sponsor. De penningmeester heeft contact onderhouden met Alpine. Onze penningmeester is secuur, werkt hard, heeft hart voor SOG en kan soms heerlijk assertief uit de hoek komen. Onze penningmeester is een aanwinst voor het bestuur en ik waardeer al haar werk zeer.

 

Commissaris Activiteiten: Jytte Leenders

  1. Plaatsnemen in het Dagelijks Bestuur
  2. Voorzitter van de Activiteitencommissie en gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur
  3. Coördineren van acties tijdens de Kick-off Dag
  4. Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden

 

Onze commissaris activiteiten is een hele lieve en vrolijke dame. Ik heb haar ook op persoonlijk vlak enorm zien groeien het afgelopen jaar. Ik ben erg trots op haar. Het coördineren van zowel de Kick-off als de bedankactiviteit is nog niet aan de orde geweest, maar hier heb ik wel vertrouwen in. De commissaris heeft aangegeven dat ze hier binnenkort al mee wilt beginnen, dus ze is mooi op tijd! Ze is een goede voorzitter van de activiteitencommissie. Aan het begin van het jaar heeft ze een mooie jaarplanning gemaakt met alle activiteiten en wie waar verantwoordelijk voor is. De activiteiten commissie neemt soms veel tijd in beslag en soms is het lastig om alle de kleine wissewasjes in goede banen te leiden.

De commissaris activiteiten was ook erg druk bezig met het organiseren van de lustrumdag en daardoor is het soms lastig om het overzicht van de activiteiten commissie te houden. Dit heeft ze tijdig aangegeven en aan het bestuur hulp gevraagd voor het organiseren van het lustrum-/eindfeest. Mede door deze integere houding heb ik het volste vertrouwen in haar.

 

Commissaris Onderwijs: Zoë van der Grijp

  1. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
  2. Organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor)
  3. Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten zoals de meeloopdag en de matchingsdag
  4. Coördineren van oefententamens
  5. Coördineren van acties tijdens Allerhande festival
  6. Contactpersoon voor IGT&D docententeam

 

Onze Commissaris is vrolijk, energiek, zelfstandig en pakt haar taken altijd heel serieus op. Ze is een hele goede commissaris Onderwijs. Tijdens de vergadering wil ze soms de net besproken taken direct (in de vergadering) uitvoeren (denk aan emails oid.). Dit is niet altijd even handig, maar in overleg komen we hier altijd uit. Net als de andere bestuursleden heeft ook onze commissaris onderwijs het druk met haar eigen studie. Ondanks dat heeft zij de onderdompeling voor de minor georganiseerd, hard gewerkt aan de lustrumdag en houdt zij goed contact met de docenten. De commissaris onderwijs is een hele harde werker en neemt soms te veel hooi op haar vork. Ik vind het mooi om te zien dat ze het afgelopen halfjaar heeft geleerd om ‘nee’ of ‘sorry, dit is niet mijn taak’ te zeggen. Mijn complimenten hiervoor, hierin is ze enorm gegroeid. Samen met onze contactpersoon vanuit het IGT&D heeft ze een hele nieuwe opzet gemaakt voor de komende onderdompelingen. Door deze opzet is de onderdompeling voor de deelnemers prettiger en is de onderdompeling ook inhoudelijk nog sterker. Ik heb het volste vertrouwen in de onderdompeling van komende september.

Het AHF is nog niet aan de orde geweest, dit komt het komende half jaar. Het IGT&D heeft aan het begin van dit schooljaar ter kennisneming gegeven dat SOG geen oefententamens meer mag houden. Vandaar dat deze taak niet is uitgevoerd.

 

 

  1. Commissies 2018-2019

 

3.1 Overzicht resultaten & doelen Activiteitencommissie

 

De Activiteitencommissie bestaat dit studiejaar uit negen leden inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur. Verder hebben de commissieleden bij haar start zelf een secretaris, een notulist en een penningmeester uit hun midden gekozen. Deze hebben een training gekregen van de Secretaris en Penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.

 

De Activiteitencommissie heeft in de eerste helft de volgende activiteiten georganiseerd:

 

  • Kroegentocht
  • Halloween avond
  • SinterSOG
  • Kerstontbijt
  • Bezoek aan de Efteling
  • Halfjaarsborrel
  • Valentijnsactie
  • Een etentje vooraf GCU
  • Weekendje weg

 

Er zijn in het eerste half jaar twee leden uit de activiteitencommissie gestapt. Voor hen was het toch te veel werk en zij kozen ervoor om zich meer op hun schoolwerk te focussen. Er is een goede taakverdeling binnen de activiteiten commissie en er worden mooie activiteiten verzonnen en gepland. We zijn erg blij dat het zo goed verloopt en hebben vertrouwen in het komende half jaar.

 

Op de planning voor het komende half jaar staat onder andere nog een lezing ‘gebarentaal als jongerentaal’, een panelbijeenkomst voor docent-studenten NGT en natuurlijk het lustrum-/eindfeest.

3.2 Overzicht resultaten & doelen Kampcommissie

 

De Kampcommissie bestaat dit studiejaar uit 7 leden. Zij zijn een zelfstandige commissie en hebben dit een  contactpersoon binnen het bestuur. Voor de kampcommissie is dit de secretaris extern uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden bij de start zelf een voorzitter, secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben een training gekregen van de voorzitter, secretaris en penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.

De Kampcommissie heeft in de eerste helft van het bestuursjaar regelmatig vergaderd en de volgende stappen in de organisatie van het EJK 2019 al ondernomen:

 

  • Kiezen en reserveren van kamplocatie
  • Activiteiten gepland
  • Het rooster gemaakt

 

De kampcommissie wordt uiteraard veel actiever in de tweede helft van het bestuursjaar, met name naarmate de twee Matchingsdagen (juni), de Onderdompelingsweek (september) en het EJK (september) zelf dichterbij komen. In het komende half jaar zullen zij onder andere de infiltrant kiezen, deelnemers gaan werven en alle materialen verzorgen.

 

3.3 Overzicht resultaten & doelen Internationale Commissie

 

De Internationale Commissie bestaat in haar derde jaar uit vijf personen. De internationale commissie is een zelfstandige commissie en heeft een contact persoon binnen het bestuur. Voor de internationale commissie is dat de voorzitter uit het dagelijks bestuur. Dit jaar is het zo dat de contact persoon ook deel uitmaakt van de Internationale Commissie. Verder hebben de commissieleden zelf een secretaris uit hun midden gekozen. Deze heeft een training gekregen van de secretaris uit het Dagelijks Bestuur. De voorzitter en penningmeester van vorig jaar zijn aangebleven en hadden dus geen training nodig.

 

De Internationale commissie heeft al geregeld vergaderd en heeft  in oktober al een studiereis naar Manchester en Preston gemaakt. Op de planning staat nog een korte reis naar Antwerpen. Deze zal in de meivakantie plaatsvinden.

 

Behalve het organiseren van reizen houdt de Internationale Commissie zich ook bezig met andere internationale zaken. Zo heeft de voorzitter een gesprek gehad met Lisanne Houkes over hoe we de banden met het International Office kunnen versterken. We willen buitenlandse reizen toegankelijker maken en het dus voor studenten makkelijker maken om zich te ontwikkelen in het buitenland.

Wanneer er buitenlandse gasten zijn op onze school proberen wij hier ook tijd voor vrij te maken om met hen in gesprek te gaan. Dit lukt niet altijd aangezien wij dit soms zeer kort van te voren horen. Dit jaar heeft de Internationale Commissie al een gesprek gehad met een docent uit Finland en een tolk uit Hongarije.

 

De voorzitter van de Internationale Commissie heeft aangegeven dat het te druk voor haar is om deze commissie met haar opleiding te combineren. Ze blijft aan als voorzitter tot en met de reis naar Antwerpen en stapt daarna uit de commissie. De commissie moet nog bepalen wie dan het voorzitterschap overneemt.

  1. Kasstromenoverzicht
110 x bekeken 3 x vandaag