Jaarverslag 2015-2016
Presentatie
Voor u ligt het jaarverslag van het tweede bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2015-2016.
SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur.
Inhoudsopgave
Voorwoord
1. Eindstand der zaken
1.1 Leden
1.2 Doelstellingen
2. Bestuur 2015-2016
2.1 Bestuursfuncties & -leden
2.2 Bestuursbezigheden
3. Commissies 2015-2016
3.1 Overzicht resultaten & doelen per commissie
4. Kasstromenoverzicht
4.1 Eindafrekening op 22 september 2016
4.2 Toelichting posten
Voorwoord
Dit bestuursjaar had de vereniging vanaf het begin een stabiele basis en dat heeft haar vruchten afgeworpen. Er zijn meer activiteiten georganiseerd dan tijdens het oprichtingsjaar.
In dit verslag staat een overzicht, uitleg en verantwoording van al die activiteiten en andere gebeurtenissen in en om de vereniging van het afgelopen bestuursjaar en wordt tevens financiële verantwoording afgelegd door het bestuur.
Wij hopen dat alle ouderejaarsleden dit jaar positief hebben ervaren en met ons mee willen denken en werken om het volgende jaar nog harder te gaan knallen.
Jamie Knecht
Voorzitter SOG 2015-2016
1. Huidige stand van zaken
1.1 Leden
Op 22 september 2016 had SOG in totaal … betalende leden, waarvan 85 student- IGT&D leden uit verschillende studierichtingen en 18 externe leden. Hieronder staat een overzicht.
| Student IGT&D leden | Externe leden | Totaal aantal leden |
| 85 | 18 | 103 |
1.2 Doelstellingen
In het beleidsplan had het bestuur een drietal doelstellingen geformuleerd voor dit bestuursjaar:
1. SOG heeft tot doel om het streefaantal van honderd leden te behalen, waarvan minimaal tien procent binnen de nieuwe lidmaatschapssoort ‘extern lid’ valt.
Deze doelstelling was bij de Halfjaarlijkse ALV reeds behaald. Inmiddels mag wel gezegd worden: ruim behaald.
2. SOG heeft verder tot doel om een nauwere samenwerking aan te gaan met het IGT&D, onder andere door gezamenlijke activiteiten te organiseren, door SOG- activiteiten te laten aansluiten op het curriculum en door een grote bijdrage te leveren aan enkele IGT&D activiteiten, zoals Matchingsdagen, de Kick Off Dag en de Onderdompelingsweek.
Aan deze doelstelling heeft het bestuur het afgelopen jaar hard gewerkt. Dat heeft geresulteerd in een grote bijdrage aan alle bovengenoemde IGT&D activiteiten. De laatste twee zijn zelfs vrijwel volledig door SOG georganiseerd en zijn zeer positief ontvangen. Het gezamenlijk organiseren van activiteiten en de andere activiteiten meer te laten aansluiten op het curriculum, zijn doelen die worden meegenomen naar het volgende betuursjaar. Hierover is het bestuur namelijk wel in overleg geweest met het management, maar dat heeft nog niet tot concrete resultaten geleid.
3. SOG heeft ook tot doel om minimaal drie activiteiten per maand aan te bieden, waarvan minimaal één formele (studiegerelateerd) en minimaal één informele. Bovendien streeft SOG ernaar om een goede balans te creëren tussen volledig zelf georganiseerde activiteiten en gezamenlijke bezoeken aan reeds bestaande activiteiten van externen.
Een hoeveelheid van drie activiteiten per maand is niet gelukt. Twee per maand is wel bereikt, met uitzondering van de maand mei. Ook waren deze activiteiten van hoogstaande kwaliteit. Voor het volgende jaar moet daarom overwogen worden of gestreefd moet worden naar een hogere kwantiteit of beter alleen een hogere kwaliteit.
2. Bestuur 2015-2016
2.1 Bestuursfuncties & -leden
Het SOG bestuur 2015-2016 bestaat uit vijf leden met de volgende functies:
Voorzitter
Vice-voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Commissaris Activiteiten
Jamie Knecht
Amber Boven
Door Spruijt
Amber Melaan
Diana van Donkersgoed
In tegenstelling tot het eerste bestuursjaar, is dit jaar volledig afgerond door alle bestuursleden. Een van hen (de vice-voorzitter) heeft wel eerder haar taken gestaakt, maar dit is in onderling overleg en met goede overdracht van verantwoordelijkheden verlopen.
2.2 Bestuursbezigheden
Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan diegene opgelegde bestuurstaken zijn uitgevoerd.
| VOORZITTER (JAMIE KNECHT) | ||
| A | Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur | ✓ |
| B | Overzien algemene ontwikkelingen vereniging | ✓ |
| C | Voorbereiden & voorzitten bestuursvergaderingen | ✓ |
| D | Stimuleren & motiveren Dagelijks Bestuursleden | ✓ |
| E | Plannen, voorbereiden & voorzitten ALV’s | ✓ |
| F | Halfjaarlijks verslag (voortgangsrapportage) maken | ✓ |
| G | Contact onderhouden met HU, FE en IGT&D | ✓ |
| H | Contact onderhouden met externe samenwerkingspartners | ✓ |
| I | Werven nieuwe samenwerkingspartners en sponsoren | +/- |
Toelichting Voorzitter
Jamie Knecht heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door onder andere de algemene ontwikkelingen van de vereniging in de gaten te houden, door de andere bestuursleden aan te sturen tijdens de wekelijkse bestuursvergaderingen en tijdens bilateraal overleg. De vergaderingen (bestuurs- en ALV’s) heeft zij gepland, voorbereid en voorgezeten. Tevens heeft zij het halfjaarlijks en dit jaarverslag geschreven.
Het contact met de faculteitsdirecteur is eenmalig geweest, daar wij weinig met elkaar van doen hebben. Met het management van het IGT&D daarentegen is vanaf de start structureel en goed contact onderhouden. Zo is er regelmatig overleg met de opleidingscoördinatoren en andere betrokken werknemers van het IGT&D. Met de bestuursondersteuner vanuit de HU (Rianne Vink) is ook gedurende het bestuursjaar contact geweest.
Met alle bestaande samenwerkingspartners uit het werkveld is regelmatig contact geweest om de samenwerking voort te zetten en waar mogelijk te optimaliseren. Het contact zoeken met nieuwe partners is niet actief genoeg opgepakt. Dat is een verbeterpunt voor vorig jaar.
| VICE–VOORZITTER (AMBER BOVEN) | ||
| A | Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur | ✓ |
| B | Coördineren acties m.b.t. aankomende studenten | +/- |
| C | Coördineren oefententamens | ✓ |
| D | Organiseren bedankactiviteit actieve leden | ✓ |
| E | Contact onderhouden met GOC GTD, EYE en OSHU | ✓ |
| F | Taken van Voorzitter waarnemen bij diens afwezigheid | ✓ |
Toelichting Vice-voorzitter
Amber Boven heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door onder ander de taken van de voorzitter over te nemen bij diens afwezigheid. Daarnaast heeft zij al haar taken uitgevoerd, met uitzondering van de acties voor aankomende studenten. Die zijn voornamelijk opgepakt door ander bestuursleden. Voor de studenten heeft dit dus geen gevolgen gehad.
| SECRETARIS (DOOR SPRUIJT) | ||
| A | Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur | ✓ |
| B | Zorgdragen voor de ledenadministratie | ✓ |
| C | Zorgdragen voor de notulen en de verspreiding daarvan | ✓ |
| D | Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie | ✓ |
| E | Bijhouden van de website en Facebookpagina’s | ✓ |
| F | Opstellen en verzenden van nieuwsbrieven en verenigingsblad | ✓ |
| G | Maken van PR materiaal | ✓ |
Toelichting Secretaris
Door Spruijt heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door als secretaris de correspondentie van de vereniging bij te houden en door bij alle vergaderingen te notuleren. Tevens heeft zij de online ledenadministratie bijgehouden. Op de website heeft zij verder zo veel als mogelijk de ontwikkelingen van de vereniging bijgehouden. Dit omvatte het up to date houden van alle informatie, zoals het nieuws en de agenda, maar ook de informatie over de vereniging. Op dat vlak is een enkele taak pas in de tweede helft van het jaar uitgevoerd, maar uiteindelijk is alles up to date gebracht.
Op verzoek van de leden heeft zij ook de Facebookpagina en SOG-Dropbox bijgehouden en heeft zij nieuwsbrieven verstuurd en twee maal het nieuwe verenigingsblad de GLOSS geredigeerd.
| PENNINGMEESTER (AMBER MELAAN) | ||
| A | Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur | ✓ |
| B | Beheren van de verenigingskas | ✓ |
| C | Zorgdragen voor de financiële administratie | ✓ |
| D | Bijhouden van het kasstromenoverzicht | ✓ |
| E | Opstellen financiële verslag voor Dagelijks Bestuur en ALV | ✓ |
| F | Contact onderhouden met Kasco & Commissiepenningmeesters | ✓ |
| G | Contact onderhouden met bestaande sponsoren | X |
Toelichting Penningmeester
Amber Melaan heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door aanwezig te zijn bij de bestuursvergaderingen en daar verslag te doen van de financiën van de vereniging. De kas en het kasstromenoverzicht heeft zij vanaf de zomer zeer nauwkeurig beheerd en bijgehouden. Tevens heeft zij de betalingen van de ledencontributie bijgehouden en heeft zij het declaratiesysteem voor de bestuurs- en commissieleden geoptimaliseerd en gehanteerd. Het financiële deel van dit verslag is ook door haar geschreven.
Het contact met de Kasco en de penningmeesters van de commissies was meer uitgebreid dan tijdens de eerste helft van het jaar. Naast het geven van trainingen aan de commissiepenningmeesters, heeft de Penningmeester vooral met de kampcommissie regelmatig contact onderhouden over de financiën. Ook heeft zij de Kasco geïnformeerd aan het begin van het jaar en is zij voor hen bereikbaarheid geweest voor financiële vragen. Voor het onderhouden van contact met bestaande sponsoren geldt dat dit voornamelijk is opgepakt door de Voorzitter. Dit is dus wel gebeurd, maar er heeft een taakverschuiving plaatsgevonden. Amber heeft de Voorzitter hierin wel bijgestaan met advise en inzicht in de financiën.
| COMMISSARIS ACTIVITEITEN (DIANA VAN DONKERSGOED) | ||
| A | Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur | ✓ |
| B | Voorzitter van de Activiteitencommissie | +/- |
| C | Voorzitter van de Kampcommissie | ✓ |
| D | Coördineren acties KOD en AHF | X |
Toelichting Commissaris Activiteiten
Diana van Donkersgoed heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door tot aan de zomervakantie bij de vergaderingen aanwezig te zijn en verslag te doen van de gang van zaken binnen de twee commissies, met wie zij regelmatig heeft vergaderd. Bij het uitvoeren van de voorzittersfunctie binnen de commissies kan gesteld worden dat dit bij de Kampcommissie tot aan de zomer uitstekend is verlopen. Daarna is er iets minder contact geweest, maar in de week voor het kamp is dit opnieuw met herziene energie opgepakt en het kamp was een groot succes onder haar enthousiaste leiding. De Activiteitencommissie heeft wel regelmatig vergaderd, maar daar ontstonden wat interne strubbelingen die niet volledig door de CA konden worden opgelost. Die taak heeft zij dan ook voor de zomervakantie neergelegd.
3. Commissies 2015-2016
3.1 Overzicht resultaten & doelen per commissie
Activiteitencommissie
De Activiteitencommissie bestond dit studiejaar uit zes leden (het streefaantal voor minimale bezetting was vijf), inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de Commissaris Activiteiten uit het Dagelijks Bestuur. Verder hebben de commissieleden bij haar start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. Deze hebben een training gekregen van de Secretaris respectievelijk Penningmeester uit het Dagelijks Bestuur.
De Activiteitencommissie heeft in de eerste helft van het bestuursjaar een aantal keer vergaderd en acht activiteiten georganiseerd. In de tweede helft van het bestuursjaar zijn daar wegens omstandigheden slechts vier activiteiten bijgekomen. Wel heeft het bestuur de taak van de commissie overgenomen om in september nog ruim tien activiteiten te organiseren.
De inhoudelijke organisatie van deze activiteiten is voldoende soepel verlopen. Over de PR en timing van de communicatie hieromtrent valt voor komend jaar nog iets te verbeteren. Het streven is om bij aanvang van ieder blok de activiteiten voor die periode vastgesteld te hebben op een datum en tijd. Op die wijze kunnen deze meegenomen worden in de nieuwsbrief en kan er ruim op tijd een Facebook-event worden aangemaakt. De lokaalaanvragen voor deze activiteiten kunnen dan bovendien gelijktijdig de deur uit, waardoor ook de locaties van activiteiten eerder bekend zijn.
Kampcommissie
De Kampcommissie heeft in het eerste weekend van september een kamp neergezet voor 28 eerstejaarsstudenten. Er was plek voor 30 personen, maar in verband met twee afmeldingen en het ontbreken van een reservelijst, zijn er uiteindelijk 28 eerstejaars meegegaan. Naast de deelnemers, waren de commissieleden en een infiltrant van de partij. Het kamp is zonder problemen verlopen en heeft veel positieve resultaten opgeleverd, zoals een groot enthousiasme onder de deelnemers voor (actief) lidmaatschap van SOG.
4 Kasstromenoverzicht
4.1 Eindafrekening op 22 september 2016
Hieronder staat het kasstromenoverzicht van SOG op 22 september 2016. Dit is nog niet de definitieve eindafrekening van het bestuursjaar 2015-2016. Na de tabel volgt in 4.2 een toelichting per post.
4.2 Toelichting posten
Debet
Van vorig bestuur
Het bedrag van het vorige bestuur was begroot op €500,00. In werkelijkheid is dit bedrag €417,99.
Contributie leden
De ledencontributie voor IGT&D-leden van SOG voor het verenigingsjaar 2015-2016 is vastgesteld op €20,00 per lid. Voor externe leden is de jaarcontributie vastgesteld op €10,00 per lid. IGT&D-studenten én externen die lid werden tijdens de actieweken in januari hebben een korting ontvangen van 50% en derhalve slechts €10,00 respectievelijk €5,00 per persoon betaald. Het uiteindelijk binnengekomen bedrag is €1700,00. Dit bedrag is opgebouwd uit de contributie van 73 IGT&D studentleden voor een heel jaar, 3 IGT&D studentleden met 50% korting voor exceptionele inzet, 4 IGT&D studentleden voor een half jaar, 16 externe leden voor een heel jaar en 2 externe leden voor een half jaar. Het bestuur, bestaande uit 5 IGT&D studenten, is vrijgesteld van het betalen van de ledencontributie, zoals overeengekomen tijdens de HALV vorig jaar.
Fondsen/sponsoren
De door het IGT&D toegezegde gift van €750,00 is ontvangen. Van de sponsorbijdrage van StudyStore is tot nu toe reeds €88,82 ontvangen op basis van 35 bestellingen. Ook hebben we een sponsorovereenkomst met Alpine: SOG verkoopt hun producten met flinke korting en mag de volledige winst houden (zie post Product verkoop). Het sponsorbedrag afkomstig van Alpine is niet apart op het KSO te zien, maar zit verweven in de post Product verkoop. Het totale bedrag dat SOG van haar fondsen/sponsoren binnen gekregen heeft is €1023,92.
Product verkoop
Er is tot nu toe €610,50 verdiend met het verkopen van de PartyPlugs. De regeling met de sponsor Alpine heeft dit jaar voor gezorgd dat €187,00 van het totaalbedrag winst is voor SOG. Dit is de winst op de verkochte oordoppen (70 paar). Een paar oordoppen is door SOG cadeau gegeven en heeft dus geen winst opgeleverd.
EJK 2016
De deelnemers aan het EJK 2016 hebben een deelnemersbijdrage betaald. Dit heeft in totaal €2530,00 opgebracht.
Inkomsten activiteiten
Bij de panelbijeenkomst in samenwerking met de NDJ heeft SOG €55,50 verdiend (en NDJ een exact gelijk bedrag). Met de kroegentocht is €13,75 opgehaald en de rozenactie heeft €53,45 aan inkomsten opgeleverd. Tot slot is er €4,00 binnengekomen tijdens de workshop Poolse Gebarentaal. In totaal is bij activiteiten €126,78 binnengekomen.
ESOSLI 2016
SOG heeft ervoor gezorgd dat een groepje leden die naar ESOSLI in Finland gingen, een accommodatie hadden om in te overnachten. De kosten van de accommodatie zijn geheel gedekt door de deelnemers (€630,00).
Overig
Onder deze post viel de rente op de spaarrekening van SOG (€4,60). SOG heeft voor het IGT&D OW-bedankjes voor de vrijwilligers ingekocht die later terugbetaald zijn op basis van declaratie (€175,00).
Debiteuren
Het IGT&D heeft een budget van €650,00 beschikbaar gesteld aan SOG voor het organiseren van de KickOff Dag en de Onderdompelingsweek. Dit moet nog aan SOG uitbetaald worden. Van het EJK 2016 ontvangt SOG nog €32,52 retour van de kamplocatie. Ook zijn er op het EJK 2016 Alpine PartyPlugs aan deelnemers meegegeven die ze later gaan betalen. SOG moet nog van 9 leden geld worden ontvangen voor deze oordoppen (€71,55). In totaal moet SOG nog €754,07 ontvangen van haar debiteuren.
Credit
Administratieve uitgaven
De administratieve kosten bestaan uit de notariskosten voor het wijzigen van de statuten, het hebben en gebruiken van een zakelijke bankrekening bij de ING bank, de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA) en het hebben van een website. Voor de website zijn er dit jaar kosten gemaakt, omdat het kandidaatsbestuur 2016-2017 met twee leden, ten opzichte van het bestuur 2015-2016, gegroeid is en er daardoor noodzaak was voor een grotere opslagruimte in het websitedomein. In totaal is dit bedrag €560,18.
PR-kosten
De kosten onder deze post bestaan uit bestuurskleding, bedankjes en PR voor activiteiten en aankomende studenten en de GLOSS. Tevens heeft SOG dit verenigingsjaar tweemaal visitekaartjes laten maken om de bekendheid van SOG onder haar doelgroep te vergroten. Totaal is hier €714,44 aan uitgegeven.
Product inkoop
SOG heeft dit verenigingsjaar tweemaal een bestelling (€580,80) gedaan bij Alpine voor in totaal 96 paar oordoppen, omdat de eerste bestelling al voor het einde van het bestuursjaar helemaal uitverkocht was vanwege de grote vraag naar de PartyPlugs.
EJK 2016
Voor het EJK 2016 zijn kosten gemaakt voor de locatie met catering (inclusief borg) (€1943,53), boodschappen (€211,75), materialen (€33,95) en reiskosten (€65,79) om boodschappen te halen en alle bagage te vervoeren. Al deze kosten zijn volledig gedekt door de deelnemersbijdrage.
Uitgaven activiteiten
SOG heeft dit jaar in totaal 31 activiteiten georganiseerd. Een deel van deze activiteiten werden geheel gedekt door de deelnemersbijdrage en aan een deel heeft SOG bijgedragen. De kosten die dit verenigingsjaar zijn gemaakt voor het neerzetten van activiteiten zijn: €108,00 voor de bloemen voor de rozenactie, €64,00 voor pizza’s tijdens een activiteit en €100,00 voor de workshop solliciteren die volgend verenigingsjaar gehouden zal worden. Verder zijn er verschillende workshops geweest voor €50,00 per workshop. Verder heeft SOG dit jaar vier internationale gasten (totaal aan uitgegeven: €870,00) gehad, waarvan twee speciaal voor SOG naar Nederland gekomen zijn. Het totaal uitgegeven bedrag aan activiteiten dit verenigingsjaar is €1627,94.
ESOSLI 2016
SOG heeft de accommodatie voor een groep leden die naar ESOSLI gegaan zijn voorgeschoten (€630,00). Ook heeft SOG de zeven deelnemende leden die zichzelf gemeld hebben tijdens de ledenactie €5,00 korting gegeven op hun betaling voor ESOSLI (€35,00).
Onvoorziene kosten
De onvoorziene kosten zijn een vingerspel-super-DVD voor de oefententamens, spullen voor in het SOG-hok en boodschappen voor het lunchen met contacten binnen het IGT&D. Er zijn cadeautjes door de onderdompelingsweek aangeschaft die functioneren als prijsjes bij het winnen van spelletjes. Onder deze post staat ook het bedrag dat SOG aan het IGT&D voorgeschoten heeft door de bedankjes voor de vrijwilligers tijdens de onderdompelingsweek te kopen. Dit bedrag is in totaal €265,41.
Crediteuren
De workshop en de visuele comedyshow moeten nog betaald worden. Dit zal €250,00 bedragen. Ook moeten er nog twee workshops van de KOD à €50,00 uitbetaald worden. Het totaalbedrag dat nog vanuit SOG aan derden betaald moet worden is €350,00.
Voor volgend bestuur
Momenteel staat er €628,52 beschikbaar voor het volgende bestuur. Dit bedrag kan nog wijzigen doordat het verenigingsjaar 2015-2016 nog niet afgesloten is.
