Jaarverslag 2014-2015

Jaarverslag 2014-2015

Presentatie

Voor u ligt het jaarverslag van het eerste bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2014-2015.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur.

Inhoudsopgave

Voorwoord

1. Eindstand der zaken

1.1 Leden

1.2 Doelstellingen

2. Bestuur 2014-2015

2.1 Bestuursfuncties & -leden

2.2 Bestuursbezigheden

3. Commissies 2014-2015

3.1 Overzicht resultaten & doelen per commissie

4. Kasstromenoverzicht

4.1 Eindafrekening op 6 oktober 2015

4.2 Toelichting posten

Voorwoord

Het oprichtingsjaar van SOG is een zeer enerverend jaar gebleken. Tijdens dit eerste bestaansjaar heeft de vereniging een fors aantal bestuurlijke en organisatorische veranderingen ondergaan, waarvan sommige helaas ten koste van de hoeveelheid en kwaliteit van de georganiseerde activiteiten.

In dit verslag staat een overzicht, uitleg en verantwoording van alle wijzigingen en wordt tevens financiële verantwoording afgelegd door het bestuur.

Wij hopen dat de oude leden het afgelopen jaar, ondanks de kinderziektes van de vereniging, van de activiteiten en andere ledenvoordelen hebben genoten en dat zij SOG ook in de toekomst een warm hart zullen toedragen.

Jamie Knecht
Voorzitter SOG 2014-2015

1. Huidige stand van zaken

1.1 Leden

In haar eerste jaar heeft SOG in totaal 77 leden geworven, waarvan 65 gedurende het hele bestuursjaar lid zijn geweest en twaalf in de tweede helft van het jaar.

1.2 Doelstellingen

In het beleidsplan had het bestuur een drietal doelstellingen geformuleerd voor dit studiejaar:

  • Het stimuleren van contact tussen IGT&D studenten onderling en tussen hen en de medewerkers van het IGT&D en met het werkveld;
  • Het stimuleren van het gebruik van gebaren onder de leden, opdat hun gebarentaalvaardigheid toeneemt;
  • Het vergroten van de toegankelijkheid van de vereniging én de maatschappij, in het bijzonder voor doven, slechthorenden en doofblinden.

Er is een aantal activiteiten georganiseerd en andere acties ondernomen om aan al deze doelstelling te werken. In de twee hierop volgende hoofdstukken over de bezigheden van het bestuur en de commissies is hierover meer concrete informatie te vinden.

2. Bestuur 2014-2015

2.1 Bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2014-2015 bestond oorspronkelijk uit vijf leden met de volgende functies:

Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Commissaris Activiteiten (CA) 1
Commissaris Activiteiten (CA) 2 / vicevoorzitter

Jamie Knecht
Door Spruijt
Ilja Blokstra
Romina Brady
Ramona Smit

Zoals tijdens de halfjaarlijkse ALV reeds bekend werd gemaakt, heeft Romina Brady het bestuur al snel na de oprichting verlaten. In de tweede helft van het bestuursjaars hebben tevens Ilja Blokstra en Ramona Smit hun functies in overleg neergelegd in verband met persoonlijke omstandigheden.

2.2 Bestuursbezigheden

Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan diegene opgelegde bestuurstaken zijn uitgevoerd.

VOORZITTER (JAMIE KNECHT)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Overzien algemene ontwikkelingen vereniging ✓
C Voorbereiden & voorzitten bestuursvergaderingen ✓
D Stimuleren & motiveren Dagelijks Bestuursleden ✓
E Plannen, voorbereiden & voorzitten ALV’s ✓
F Halfjaarlijks verslag (voortgangsrapportage) maken ✓
G Contact onderhouden met de volgende externen: FE, IGT&D, GOC en OSHU +/-

Toelichting Voorzitter

Jamie Knecht heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door onder andere de algemene ontwikkelingen van de vereniging in de gaten te houden, door de andere bestuursleden aan te sturen tijdens de wekelijkse bestuursvergaderingen en tijdens bilateraal overleg. De vergaderingen (bestuurs- en ALV’s) heeft zij gepland, voorbereid en voorgezeten. Tevens heeft zij het halfjaarlijks en dit jaarverslag geschreven.

Het onderhouden van contact met externen heeft zij opgepakt, met uitzondering van contact met de faculteitsdirecteur en de OSHU. Met het IGT&D en de GOC is er vanaf de start structureel contact onderhouden. Zo is er regelmatig overleg met de opleidingscoördinatoren en hebben er zowel formele als informele bijeenkomsten met de GOC plaatsgevonden. Met de bestuursondersteuner vanuit de HU (Rianne Vink) is in de tweede helft van het bestuursjaar contact geweest. Met de faculteitsdirecteur is het in dit bestuursjaar helaas niet meer gelukt om een
kennismakingsafspraak te maken. Dat plan is nu doorgeschoven naar het volgende bestuursjaar. Met de OSHU, tot slot, heeft wel een kennismakingsgesprek plaatsgevonden, maar is daarna geen contact meer geweest. Ook dat contact is doorgeschoven naar het volgende bestuursjaar. Met enkele organisaties in het werkveld heeft Jamie vooral in de eerste helft van het bestuursjaar contact gezocht. Hen heeft zij op de hoogte gesteld van de oprichting van SOG en per organisatie heeft zij de mogelijkheden besproken van een samenwerkingsverband, eenmalig of structureel. Dit is tot op heden onder andere succesvol gebleken bij Stichting Tolknet, Gebaren.nl en Wesemann Travel. Bij Stichting Tolknet is de afspraak gemaakt dat SOG ieder jaar een voorlichting en rondleiding op locatie ontvangt over de tolkvoorziening en bemiddeling in Nederland. Bij gebaren.nl krijgen SOGleden met grote korting toegang tot de nascholingsbijeenkomsten waar plekken over zijn. In samenwerking met Wesemann Travel wordt momenteel een ‘Reis door Dovenland’ georganiseerd, die volgend studiejaar voor het eerste zal worden aangeboden.

Een extra taak die Jamie heeft opgepakt voor dit studiejaar is het organiseren van de studiereis naar Uganda, in samenwerking met Famke Wildeman, tolk NGT. Meer informatie over de studiereis staat in het hoofdstuk ‘Commissies’.

SECRETARIS (DOOR SPRUIJT)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Zorgdragen voor de ledenadministratie ✓
C Zorgdragen voor de notulen en de verspreiding daarvan ✓
D Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie ✓
E Bijhouden van de website ✓
F Voorzitter van de PR commissie +/-

Toelichting Secretaris

Door Spruijt heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door als secretaris de correspondentie van de vereniging bij te houden en door bij alle vergaderingen te notuleren. Tevens heeft zij een online ledenadministratie opgezet die voor alle bestuursleden inzichtelijk is. Op de website heeft zij verder zo veel als mogelijk de ontwikkelingen van de vereniging bijgehouden. Het up to date houden van alle informatie, zoals het nieuws en de agenda, maar ook de informatie over de vereniging was in de eerste helft van het bestuursjaar niet altijd op tijd. In de tweede helft van het bestuursjaar heeft zij dit strakker aangepakt en is dit wel zonder problemen verlopen. De PR commissie bleek in de eerste helft van het studiejaar niet goed te functioneren, dus daarom heeft Door alle PR-taken al snel volledig zelf opgepakt en uitgevoerd. Het vertalen van informatie op de website naar NGT is om die reden uitgesteld naar het volgende bestuursjaar.
Naast bovenstaande taken heeft Door zich, in samenwerking met het Bijlesteam, beziggehouden met het opzetten van het bijlessysteem, zowel inhoudelijk als technisch. Zie het hoofdstuk ‘Commissies’ voor meer informatie over
het Bijlesteam.

PENNINGMEESTER (ILJA BLOKSTRA)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Beheren van de verenigingskas ✓
C Zorgdragen voor de financiële administratie X
D Opstellen en bijhouden van het kasstromenoverzicht X
E Opstellen financiële verslag voor ALV X
F Contact onderhouden met de Kascontrolecommissie X
G Voorzitter van de Acquisitiecommissie +/-

Toelichting Penningmeester

Ilja Blokstra heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door aanwezig te zijn bij de bestuursvergaderingen (tot mei 2015) en daar verslag te doen van de financiën van de vereniging. De kas heeft zij vanaf het begin van het studiejaar beheerd. Tevens heeft zij de betalingen van de ledencontributie bijgehouden en heeft zij een declaratiesysteem voor de bestuurs- en commissieleden opgesteld. Het aanmaken van het kasstromenoverzicht was voor haar nieuw, dus die taak heeft de voorzitter overgenomen. In de tweede helft van het bestuursjaar zou zij dit overzicht wel zelf gaan bijhouden, maar bij haar vertrek bleek dat zij hier niets aan had gedaan. Daarom zijn alle financiële taken overgenomen door de secretaris, met ondersteuning van de voorzitter en de penningmeester uit het nieuwe bestuur. Het financiële deel van het halfjaarslijks en van dit verslag is derhalve ook nog door de voorzitter geschreven. Tevens heeft Ilja nooit contact gehad met de Kascontrolecommissie en heeft zij na twee vergaderingen haar rol als voorzitter van de Acquisitiecommissie niet meer vervuld. Die commissie is derhalve stilzwijgend doodgebloed. Het bestuur biedt namens de penningmeester hiervoor haar excuses aan aan de twee leden van de commissie.

COMMISSARIS ACTIVITEITEN / VICEVOORZITTER (RAMONA SMIT)
A Plaatsnemen in Dagelijks Bestuur ✓
B Voorzitter van de Activiteitencommissie +/-
C Coördinator van de Eerstejaarscommissie +/-
D Taken van de Voorzitter waarnemen bij diens afwezigheid ✓

Toelichting Commissaris Activiteiten / Vicevoorzitter

Ramona Smit heeft plaatsgenomen in het Dagelijks Bestuur door bij de vergaderingen aanwezig te zijn en daar mee te denken over activiteiten en acties door het bestuur en door daar verslag uit te brengen van de bezigheden en vorderingen van de twee commissies die onder haar verantwoordelijkheid vielen. Daarbij is zij van de Activiteitencommissie (een samenvoeging van de Formele en Informele activiteitencommissies) voorzitter en van de Eerstejaarscommissie coördinator geweest. Bij het uitvoeren van deze functies binnen de commissies kan gesteld worden dat Ramona haar rollen niet naar voldoening heeft vervuld. Zij heeft hierin wellicht onvoldoende ondersteuning ontvangen van de bestuursvoorzitter, die hiervoor bij deze haar excuus aanbiedt. De lage frequentie
aan en slechte communicatie omtrent activiteiten het afgelopen jaar is dan ook voor een groot deel te wijten aan het gebrekkige voorzitterschap van de Activiteitencommissie.

3. Commissies 2014-2015

3.1 Overzicht resultaten & doelen per commissie

PR commissie resultaten

  • Facebook-pagina (met Events) aangemaakt
  • Nieuwsbrief ontworpen (één uitgave in februari)
  • Speciale logo’s voor enkele activiteiten ontworpen
  • Algemene SOG poster ontworpen
  • Posters voor enkele activiteiten ontworpen

Acquisitiecommissie resultaten

  • Valentijnsactie richting IGT&D personeel —> positief ontvangen door docenten!
  • Opstellen brief aan potentiële sponsoren/fondsen

Eerstejaarscommissie resultaten

  • Rondgang langs eerstejaarsklassen voor ledenwerving
  • Tentamenoefenmoment blok B, C en D —> heel succesvol, veel deelnemers!
  • Zeer succesvol Eerstejaarskamp in 2015 georganiseerd!

Activiteitencommissie resultaten

  • Een aantal succesvolle activiteiten en een aantal minder succesvolle activiteiten

Studiereiscommissie resultaten

  • Geslaagde studiereis naar Uganda met 6 leden
  • Draaiboek opgesteld voor een eventuele herhaling van de reis in de toekomst

Bijlesteam resultaten

  • Reglement en administratiesysteem opgesteld
  • In totaal 19 bijlessen uitgevoerd

4 Kasstromenoverzicht

4.1 Eindafrekening op 6 oktober 2015

Hieronder staat het kasstromenoverzicht van SOG op 6 oktober 2015. Dit is tevens de eindafrekening van het bestuursjaar 2014-2015. Na de tabel volgt in 4.2 een toelichting per post.

5.2 Toelichting posten

Debet

Van vorig bestuur
Deze post was nog niet van toepassing, omdat er nog geen vorig bestuur was.

Contributie leden
De ledencontributie voor SOG voor het verenigingsjaar 2014-2015 was vastgesteld op €20,00 per lid. Personen die vanaf blok C lid werden, hebben een korting ontvangen van 50% en derhalve slechts €10,00 per persoon betaald.

Bijdrage IGT&D
Dit is het bedrag dat SOG als financiële tegemoetkoming in de opstartkosten van de vereniging, op declaratiebasis van de opleidingscoördinatoren van het IGT&D heeft teruggekregen.

Fondsen/sponsoren
Deze post was nog niet van toepassing, omdat er nog geen fondsen/sponsoren waren geworven.

Overig
Onder deze post viel alleen de rente op de bankrekening van SOG.

EJK 2014
De deelnemers aan het EJK 2014 hebben een deelnemersbijdrage betaald.

Inkomsten activiteiten
Enkele activiteiten gedurende het jaar hebben inkomsten gegenereerd.

Inkomsten bijlessen
Voor de bijlessen kwamen twee typen inkomsten binnen: de vrijwilligersvergoeding à €10 per les voor de docenten, die SOG doorgeeft aan de betreffende docenten en voor niet-leden bemiddelingskosten à €5 per persoon.

EJK 2015
De deelnemers aan het EJK 2015 hebben een deelnemersbijdrage betaald. Tevens hebben wij de volledige borg (en een extra korting i.v.m. minderjarige deelnemers) teruggekregen van de kamplocatie.

Studiereis Uganda
De deelnemers aan de studiereis naar Uganda hebben een bijdrage betaald voor een pot waaruit alle gezamenlijke kosten zijn betaald.

Credit

OPSTARTKOSTEN

Administratieve uitgaven
De administratieve kosten bestaan uit de notariskosten voor het opstellen van een akte van oprichting en de statuten, de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het openen en een jaar gebruiken van een zakelijke bankrekening bij de ING bank, de jaarpremie van een zakelijke Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA), tevens van de ING en twee investeringen in de verenigingsadministratie: een online systeem en een USB-stick.

PR & Communicatie
De kosten onder deze post bestaan uit het vastleggen van een domeinnaam en hosting voor drie jaar (www.SOGebarentaal.nl), uit lidmaatschapsbewijzen in de vorm van stickers en een stempel met het SOG-logo en uit een viertal bestuursshirts.

Opstartactiviteiten
Onder de opstartactiviteiten worden het EJK 2014, de kennismakingsborrel en de eerste ALV verstaan. Voor het EJK 2014 heeft SOG kosten gemaakt voor de locatie, boodschappen en materialen. Bij de kennismakingsborrel is korting geboden aan de leden, evenals bij de borrel na de eerste ALV. Tijdens die ALV zijn pizza’s uitgedeeld aan de aanwezigen.

KOSTEN BESTUURSJAAR

Activiteiten
Het bestuur heeft kosten gemaakt voor enkele georganiseerde activiteiten.

EJK 2015
Voor het EJK 2015 zijn kosten gemaakt voor de locatie (inclusief borg), boodschappen, prijzen voor de winnaars van enkele spellen en voor het vervoer van de bagage en boodschappen met de auto.

PR kosten
Onder de gemaakte PR kosten vallen met name print-/drukkosten van de GLOSS, posters en flyers en de aanschaf van snoepzakjes, kenmerkend presentje van SOG. Tevens vallen hieronder de buttons die zijn ontworpen en gemaakt voor de reddingsboeien en studentdocenten tijdens de onderdompelingsweek en de bedankjes aan alle actieve leden en enkele externe contacten.

OVERIGE ZAKEN

Contributiekortingen
Het SOG bestuur had besloten om de bestuursleden vrij te stellen van contributieplicht, omdat zij zich gedurende ruim een jaar vrijwillig intensief inzetten voor de vereniging. Tevens is een korting van 50% geboden aan leden met een exceptionele inzet.

Uitgaven bijlessen
Aan de bijlesdocenten is een vrijwilligersvergoeding van €10,- per les uitgekeerd.

Onvoorziene kosten
De post onvoorziene kosten is gevuld met uitbetaalde rente aan een voorschietend bestuurslid, kosten voor het laten bijmaken van sleutels voor de SOG-kast, boodschappen voor allen die vanuit SOG actief zijn geweest tijdens de Onderdompelingsweek en enkele kennismakings- en bedankkosten (lunch, Merci) voor contacten binnen het IGT&D.

Studiereis Uganda
De kosten van de studiereis zijn vrijwel gelijk aan de inkomsten. Door de deelnemers ingelegd geld dat niet is uitgegeven, is evenredig terugbetaald aan de deelnemers. Het resterende (positieve) verschil werd veroorzaakt door een wijziging in de wisselkoers tussen de Nederlandse en Ugandese valuta en is, in overleg met alle deelnemers, besloten als winst voor SOG te beschouwen.

Voor volgend bestuur
Om het volgende bestuur vast op weg te helpen, is een bedrag van €512,84 overgebleven aan het einde van het bestuursjaar. Dit bedrag ligt enkele euro’s hoger dan het minimum van €500,-.