Jaarverslag 2018-2019

Jaarverslag 2018-2019

Presentatie

Voor u ligt het jaarverslag van het vijfde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2018-2019.

SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Faculteit Educatie (FE) van de Hogeschool Utrecht (HU).

Inhoudsopgave

Voorwoord

1 Eindstand der zaken

1.1 Leden

1.2 Doelstellingen

2. Bestuur 2018-2019

2.1 Bestuursfuncties & -leden

2.2 Bestuursbezigheden

3. Commissies 2018-2019

3.1 Overzicht resultaten & doelen activiteitencommissie

3.2 Overzicht resultaten & doelen kampcommissie

3.3 Overzicht resultaten & doelen internationale commissie

4. Kasstromenoverzicht

Voorwoord

Het vijfde bestuur van Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) heeft hard gewerkt om van dit lustrumjaar een feestje te maken. Ik denk dat ik mag zeggen dat dit geslaagd is, het was een feestjaar. Er zijn gezellige en leerzame activiteiten georganiseerd, twee mooie reizen gemaakt, er heeft een gezellig kamp plaatsgevonden en er is een heus SOG-fotoboek.

In dit verslag staat een overzicht, uitleg en verantwoording van alle activiteiten en andere gebeurtenissen in en om de vereniging van het afgelopen bestuursjaar. Tevens wordt er een financiële verantwoording afgelegd door het bestuur.

Ik ben erg trots op de groei die SOG afgelopen jaar heeft doorlopen en ik heb vertrouwen dat SOG zich blijft vernieuwen en verbeteren. Ik hoop dat onze leden hebben genoten van het afgelopen jaar en, net als ik, ook alweer zin hebben in het nieuwe jaar!

Leonie Eggink

Voorzitter SOG 2018-2019

1. Huidige stand van zaken

1.1 Leden

Op 22-09-2019 telde SOG honderdnegen betalende leden, waarvan 83 studenten van het IGT&D uit verschillende studierichtingen en 26 externe leden (hier vallen onder andere docenten en minorstudenten onder).

1.2 Doelstellingen

In het beleidsplan 2018-2019 heeft het bestuur, naast de drie verenigingsdoelstellingen, een viertal doelstellingen geformuleerd specifiek voor dit studiejaar:

1. Tijdens dit bestuursjaar creëren wij meer bekendheid over SOG onder docenten en (aankomende) studenten. Dit bereiken wij door onder andere op open dagen, meeloopdagen en studiekeuzecheckdagen met informatiekramen te staan en door docenten kennis te laten maken met SOG en haar bestuursleden.

Tijdens de opendagen hebben we met een SOG-kraam gestaan en heeft de voorzitter tijdens het algemene informatiepraatje van de opleiding over SOG verteld. In overleg met onze contactpersoon vanuit het IGT&D gingen we tijdens de meeloopdagen en studiekeuzecheckdagen niet met een kraam staan, maar heeft de voorzitter een informatief praatje gehouden over SOG.

Het bestuur heeft aan het begin van het schooljaar gevraagd of wij, tijdens een teamdag van de docenten, iets mochten vertellen over SOG en dit hebben wij dan ook gedaan. De commissaris onderwijs heeft een presentatie gegeven over wie wij zijn en wat wij doen.

Het bestuur heeft aan het begin van het schooljaar twee keer actief leden geworven. Hierbij gebruikten we een tafel met o.a. SOG-promotie materiaal. Naast meer leden leverde dit ook meer zichtbaarheid en bekendheid op.

Er staat nu ook een informatie stukje over SOG in het boekje dat nieuwe werknemers van het IGT&D ontvangen. Hierdoor zijn nieuwe werknemers meteen van ons op de hoogte en weten ze wie we zijn en wat we doen.

2. Tijdens bestuursjaar 2018-2019 gebruiken wij directe en duidelijke communicatie tussen bestuur, commissies, leden en niet leden over SOG-evenementen. Om de opkomst bij SOG-evenementen te vergroten vinden wij het belangrijk om tijdig volledige informatie te leveren aan onze doelgroep. Dit willen wij bereiken door het inzetten van social media, een nieuwsbrief, filmpjes op de vierde verdieping en klassenvertegenwoordigers.

De website is geüpdatet, er is nieuw leven in ons Instagram-account geblazen, er zijn meerdere nieuwsbrieven verstuurd, we hebben een

klassenvertegenwoordigers whatsappgroep aangemaakt waardoor wij gemakkelijker informatie in de klassen kunnen verspreiden en er is voor bijna elke activiteit een filmpje gemaakt voor op de vierde verdieping. Daarnaast was er voor veel evenementen een facebookevenement aangemaakt, waardoor de informatie altijd zichtbaar en beschikbaar was.

3. Dit jaar organiseren wij in verband met het vijfjarig bestaan van SOG activiteit(en) om te vieren en terug te kijken naar wat SOG afgelopen jaren heeft behaald. Dit doen wij door activiteiten te organiseren die zowel informatief als amuserend zijn. Op deze manier benadrukken wij het belang van SOG vanaf de oprichting voor alle (alumni)leden en algemeen belangstellenden.

We hebben een hele mooie lustrumdag gehad met informatieve en amuserende lezingen, panelbijeenkomsten en workshops. Hier hebben we vooral het bestaan van SOG gevierd. Het terugkijken is gebeurd via het SOG-fotoboek. Dit is een prachtig document geworden met veel leuke foto’s van activiteiten en mooie verhalen van (alumni)leden.

4. Dit jaar breiden wij ons netwerk uit binnen de Hogeschool Utrecht en de Dovengemeenschap. Dit bereiken wij door, in samenwerking met verschillende instanties voor doven en slechthorenden, activiteiten te organiseren.

Door de lustrumdag hebben we onder andere contact gelegd met Dovenschap, Gebarencentrum en met diverse andere Doven die een eigen bedrijf hebben, zoals theaterlessen en fotografie. Het is niet gelukt om samen met een organisatie of instantie een activiteit te organiseren.

2. Bestuur 2018-2019

2.1 bestuursfuncties & -leden

Het SOG bestuur 2018-2019 bestaat op dit moment uit zes leden met de volgende functies:

2.2 Bestuursbezigheden

Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de opgelegde bestuurstaken zijn uitgevoerd. Dikgedrukt betekent dat de taak is uitgevoerd, schuingedrukt betekent middelmatig uitgevoerd en gewoon betekent dat het niet gedaan is.

Voorzitter: Leonie Eggink
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
c. Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen
d. Stimuleren en motiveren van de dagelijks bestuursleden en hun taken bijhouden
e. Voorbereiden en voorzitten van ALV’s
f. Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag
g. Contact onderhouden met de HU en het IGT&D
h. Contactpersoon voor de OSHU en bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg
i. Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s
j. Coördineren opendagen/avonden
k. Bijwonen diplomering vanuit SOG
l. Contactpersoon internationale commissie

Ik kreeg halverwege het jaar van mijn medebestuursleden te horen dat ik wat meer van mezelf moest laten zien en wat minder altijd de voorzitter moest zijn. Dat heb ik volgens mij goed aangepast. Er was ook behoefte aan een pauze tijdens de vergaderingen, dat heb ik meteen toegepast. Wat een aandachtspuntje voor mij blijft is de agenda maken, vaak zit deze namelijk erg vol. Ik blijf het moeilijk vinden om in te schatten hoeveel punten er per vergadering op de agenda passen. Ik heb één van

de twee diplomeringen bijgewoond. De bestuursleden hebben twee BILA’s met mij gehad, een derde is (nog) niet gebeurd.

Vicevoorzitter: Shirley Brekerlmans
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Assisteren en (indien nodig) vervangen van de voorzitter bij vergaderingen en verenigingstaken.
c. Zorgen voor de bestuur- en commissie BHV-bevoegdheid
d. Zorgdragen voor het lustrum-fotoboek

De vicevoorzitter probeerde zo vaak mogelijk bij de vergaderingen te zijn, maar dit lukte niet altijd. Vaak moest ze werken of had ze andere verplichtingen. Toen de voorzitter niet zelf bij een open dag aanwezig kon zijn, heeft de vicevoorzitter haar taken deze dag overgenomen, dit was heel prettig. Uiteindelijk heeft de vicevoorzitter de BHV-taken op zich genomen. Dit duurde erg lang, maar is uiteindelijk wel gebeurd. De vicevoorzitter heeft niets voor het fotoboek gedaan. Toen duidelijk werd dat de vicevoorzitter uit het bestuur stapte heeft de rest van het bestuur deze taak onder zich verdeeld.

Secretaris intern: Evelien Kremer
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Beheren bestuurs- en commissies Dropbox/drive
c. Zorgdragen voor de ledenadministratie
d. Notuleren van de vergaderingen en de notulen op de drive zetten.
e. Maken van pr-materiaal en actief contact met de commissies hierover
f. Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie
g. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

Het maken van pr-materiaal en actief contact met de commissies hierover is niet aan de orde. De commissies maken zelf filmpjes en/of posters en de secretaris extern beheerd de facebookpagina dus de secretaris intern hoeft hier niets aan te doen. De secretaris intern is een heel fijn medebestuurslid met enthousiasme, vrolijkheid, kritische vragen en opmerkingen waar nodig.

Secretaris extern: Dorieke van Luit
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Bijhouden website en Facebook/Instagram
c. Contactpersoon kampcommissie
d. Coördineren filmpjes op het scherm op de vierde verdieping.
e. Maken van pr-materiaal en actief contact met de commissies hierover
f. Bijhouden van in- en uitgaande correspondentie
g. Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief

Het puntje “maken van pr-materiaal en actief contact met de commissies hierover” is schuingedrukt omdat de commissies zelf hun pr-materiaal maken, dus hier hoeft de secretaris extern niets aan te doen. Wel houdt ze actief contact met de commissies om al hun pr-materiaal te promoten via Facebook en Instagram. Met haar inzet, optimisme en vrolijke dansjes zorgde ze voor kleur in ons bestuur.

Penningmeester: Hanna Harinck
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Beheren van de verenigingskas
c. Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties
d. Bijhouden van het kasstromenoverzicht
e. Opstellen van financiële verslagen voor het dagelijks bestuur en de ALV
f. Contact onderhouden met de kascontrolecommissie en de penningmeesters van de commissies
g. Werven van nieuwe sponsoren en contact onderhouden met bestaande sponsoren
h. Verantwoordelijk voor verkoop en bijhouden van promo-materiaal/Alpine oordopjes

Het werven van nieuwe sponsoren is op het moment niet aan de orde. Het is moeilijk om te bedenken wie een goede sponsor zou kunnen zijn. Wij zoeken nu, waar mogelijk, per activiteit een sponsor. De penningmeester heeft contact onderhouden met Alpine. Onze penningmeester heeft halverwege het bestuursjaar ook het vicevoorzitterschap op zich genomen. Ze heeft een druk jaar achter de rug met penningmeester zijn, vicevoorzitter zijn en een trouwerij plannen. Ze zette zich voor alle taken voor de volle honderd procent in en was op alle fronten een topper!

Commissaris activiteiten: Jytte Leenders
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Voorzitter van de activiteitencommissie en gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur
c. Coördineren van acties tijdens de kick-offdag
d. Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden

Onze commissaris activiteiten heeft dit jaar niet alleen als bestuurder sprongen vooruit gemaakt, ook op persoonlijk vlak is ze ontzettend gegroeid. Heel mooi om dat als voorzitter te mogen zien en meemaken. Het voorzitten van de activiteitencommissie was soms lastig, maar heeft ze super gedaan. De bedankactiviteit is een tijdje blijven liggen, maar ook daar zijn nu plannen voor gemaakt.

Commissaris onderwijs: Zoë van der Grijp
a. Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
b. Organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor)
c. Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten zoals de meeloopdag en de matchingsdag
d. Coördineren van oefententamens
e. Coördineren van acties tijdens Allerhande festival
f. Contactpersoon voor IGT&D docententeam

Samen met onze contactpersoon vanuit het IGT&D heeft de commissaris onderwijs een hele nieuwe opzet gemaakt voor de komende onderdompelingsweken. Door deze opzet is de onderdompelingsweek voor de deelnemers prettiger en is de onderdompelingsweek ook inhoudelijk nog sterker geworden. Dit was te merken tijdens de onderdompelingsweek afgelopen september. Mijn complimenten!

Tijdens Allerhande festival is er geen actie vanuit SOG opgezet. Het IGT&D heeft aan het begin van dit schooljaar gezegd dat SOG geen oefententamens meer mag houden, vandaar dat deze taak niet is uitgevoerd. Onze commissaris is gegroeid van een vrolijke, hardwerkende student naar een energieke en zelfstandige, bijna afgestudeerde meid die nu werkzaam is bij het IGT&D. Dank voor al je inzet en gefeliciteerd met al je behaalde resultaten!

3. Commissies 2018-2019

3.1 Overzicht resultaten & doelen activiteitencommissie

De activiteitencommissie bestaat dit studiejaar uit negen leden inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de commissaris activiteiten uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden bij haar start zelf een twee secretarissen, een notulist en een penningmeester uit hun midden gekozen. Deze hebben een training gekregen van de secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.

Er zijn in het eerste half jaar twee leden uit de activiteitencommissie gestapt. Voor hen bleek het toch te veel werk te zijn en kozen zij ervoor om zich meer op hun schoolwerk te focussen. Er was een goede taakverdeling binnen de activiteitencommissie en er zijn mooie activiteiten bedacht en gepland.

De activiteitencommissie heeft in het bestuursjaar negen vergaderingen gehouden, vaak een of twee keer per maand, met uitzondering van bijzonder drukke maanden voor haar leden. De commissie heeft twaalf activiteiten georganiseerd, die allemaal informeel waren. De meeste van deze activiteiten vonden voor schoolperiode C plaats. Vanwege de lustrumdag, die boordenvol formele activiteiten zat en gebrek aan tijd en beschikbaarheid van externe factoren, zijn er geen verdere formele activiteiten georganiseerd.

De vergaderingen en het organiseren van de activiteiten verliep relatief soepel. Er was veel duidelijkheid binnen de commissie aan het begin van het jaar en er was een goede, overzichtelijke taakverdeling en planning van activiteiten. Helaas is dit in het loop van het bestuursjaar verminderd, wat zorgde voor veel activiteiten die niet meer uitgevoerd konden worden. Voor de meeste georganiseerde activiteiten zijn draaiboeken gemaakt, deze zijn op de drive van de activiteitencommissie gezet. Hierdoor zal de volgende commissie meer handvatten hebben voor het organiseren van, eventuele jaarlijkse, activiteiten.

Er liggen nog veel, soms al uitgewerkte, ideeën bij de activiteitencommissie, die hopelijk dit jaar tijdig geregeld en georganiseerd kunnen worden. Het streven voor komend jaar is dan ook dat er meer formele activiteiten georganiseerd worden en dat de activiteiten tijdig bekend zijn, zodat deze zowel in de nieuwsbrief als op social media gepromoot kunnen worden. Daarnaast zullen er meer activiteiten moeten worden georganiseerd in de tweede helft van het studiejaar, zodat de verdeling van activiteiten door het jaar heen meer evenwichtig zal worden.

3.2 Overzicht resultaten & doelen kampcommissie

De kampcommissie bestaat dit studiejaar uit zeven leden. Zij zijn een zelfstandige commissie en hebben dit jaar een contactpersoon binnen het dagelijks bestuur. Voor de kampcommissie is dit de secretaris extern uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden bij de start zelf een voorzitter, secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben een training gekregen van de voorzitter, secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.

3.3 Overzicht resultaten & doelen internationale commissie

De internationale commissie bestaat in haar derde jaar uit vijf personen. De internationale commissie is een zelfstandige commissie en heeft een contactpersoon binnen het dagelijks bestuur, in dit geval de voorzitter. Dit jaar is het zo dat de contactpersoon ook deel uitmaakt van de internationale commissie. Verder hebben de commissieleden zelf een secretaris uit hun midden gekozen. Deze heeft een training gekregen van de secretaris uit het dagelijks bestuur. De voorzitter en penningmeester van vorig jaar zijn aangebleven en hadden dus geen training nodig.

Er zijn dit jaar twee reizen gemaakt. Een reis naar Preston en Manchester in oktober en een reis naar Antwerpen in mei. Naast het organiseren van reizen houdt de internationale commissie zich ook bezig met andere internationale zaken. Zo heeft de voorzitter een gesprek gehad met L.H. over hoe we de banden met het International Office kunnen versterken. Daarnaast heeft de internationale commissie een gesprek gehad met een docent uit Finland en een tolk uit Hongarije.

De voorzitter van de internationale commissie heeft halverwege het jaar aangegeven dat het te druk werd voor haar. Ze is gebleven tot en met de reis naar Antwerpen en daarna heeft een ander commissielid het voorzitterschap van haar overgenomen. Dit ging soepel en in goed overleg.

4. Kasstromenoverzicht

4.1 kasstromenoverzicht per 30 september 2019

Hieronder het kasstromenoverzicht van SOG op 30 september 2019. Na de tabel volgt in paragraaf 4.2 een toelichting per post.

4.2 toelichting posten

Inkomsten

Contributie leden 2018-2019
De ledencontributie voor IGT&D-leden van SOG voor het verenigingsjaar 2018-2019 is vastgesteld op €20,00 per lid. Voor externe leden is de ledencontributie vastgesteld op €10,00 per lid. In de begroting werd een schatting gemaakt van een totaalbedrag van €1500,00 aan inkomsten door ledencontributie.
Het totaalbedrag van de binnengekomen contributie bedraagt €1910,00. Dit bedrag is, zoals te zien is in het overzicht, is opgedeeld in twee delen. Het ontvangen bedrag van inschrijvingen voor 20-09-2018 (boekjaar 2017-2018) is €1210,00. Het tweede deel is de ontvangen contributie na 20-09-2018 (boekjaar 2018-2019). Dit is een bedrag van €700,00
Het totaalbedrag is opgebouwd uit de contributie van 83 IGT&D studentleden en 26 externe leden

Contributie leden 2019-2020
De tweede post is de binnengekomen contributie voor het bestuursjaar 2019-2020. Voor dit bestuursjaar is de contributie ook vastgesteld op €20,00 per lid en voor externe leden €10,00 per lid.
De totaal binnengekomen contributie voor het bestuursjaar 2019-2020 bedraagt €1100,00.
Het totaalbedrag is opgebouwd uit de contributie van 50 IGT&D studentleden en tien externe leden.

Fondsen/sponsoren
SOG heeft voor de post fondsen/sponsoren in de begroting een bedrag van €500,00 vastgesteld. Dit is van de vergoedingen die we krijgen van het IGT&D.
Aan het begin van het bestuursjaar zijn we in gesprek geweest met het IGT&D over sponsoring. Helaas kunnen ze ons geen vast bedrag geven, maar we kunnen wel declaraties indienen met een totaalbedrag van €2500 per kalenderjaar. Het binnengekomen bedrag van het IGT&D voor het bestuursjaar 2018-2019 is €276,19. Dit zijn declaraties die we kalenderjaar 2019 hebben gedaan voor het promotiemateriaal en het lustrumitem.
Doordat we de declaraties voor het bestuursjaar 2017-2018 te laat had ingediend zijn deze bij het IGT&D ook in het boekjaar 2019 gekomen. Dit was een bedrag van €480,53, te zien bij de post overig ‘ontvangen debiteuren 2017-2018’.
In het kalenderjaar 2019 kunnen wij nog €1743,28 declareren. Naast de inkomsten vanuit het IGT&D hebben we ook een eenmalige bijdrage van de OSHU ontvangen, dit bedraagt €500,00 en is vrij te besteden.
In december hebben we een kerstbrunch voor leden gehouden. Om deze gratis toegankelijk te maken heeft de Albert Heijn ons gesponsord door de bestelde boodschappen te schenken.

Producten verkoop
De begroting van de verkochte producten is vastgesteld op €270,00. SOG heeft dit jaar in totaal voor €498,00 aan producten verkocht. Dit is dus aanzienlijk meer dan begroot.
Het grootste gedeelte van dit bedrag is binnengekomen door de verkoop van Alpine Partyplugs. In totaal hebben we 50 Alpine Partyplugs verkocht. Dertien hiervan zijn verkocht voor €11,95. Dit is het bedrag dat we vragen aan mensen die geen lid zijn, of als leden een tweede paar Alpine Partyplugs willen bestellen. 36 paar oordoppen zijn verkocht aan leden voor €8,95. Eén paar Alpine Partyplugs zijn verkocht voor €10,95. Dit was omdat er een foutje zat in de site, waardoor er in het mailtje met het betaalverzoek het onjuiste bedrag stond vermeld.
De verkoop van draagtasjes loopt niet zo hard. We hebben er in totaal zes verkocht, waarvan vijf aan de commissies voor €1,50. De inkomsten van de verkochte tasjes zijn €9,50.

Kampcommissie
Het eerste weekend van dit studiejaar zijn we met een groep van 35 personen op eerstejaarskamp geweest. De inkomsten voor dit kamp zijn verworven door de deelnemersbijdrage. In het KSO is te zien dat er vier verschillende bedragen zijn, namelijk €45 voor de kampcommissieleden en de infiltranten, €50 voor de bestuursleden, €55 voor de leden en €65 voor de niet-leden. In totaal hebben we €2080,00 aan deelnemersbijdrage ontvangen.
Omdat de kamplocatie een verkeerd aantal personen heeft berekend zijn de kosten lager geworden dan eerder berekend. De laatste termijn hoefde we dan ook niet te betalen en in plaats daarvan kregen we €212,98 terug. De totale inkomsten voor kamp zijn €2292,98. Door de rekenfout van de kamplocatie is dit hoger dan de begrootte €1920,00.

Activiteitencommissie
De inkomsten van activiteiten is begroot op €300,00. Dit bedrag ligt veel hoger, namelijk op €2191,65. Dit komt omdat we met een groep van 58 personen naar de Efteling zijn geweest. De deelnemersbijdrage van deze activiteit was €14,00. Het totale bedrag was dus €812,00, maar is uitgegeven aan de entree van de Efteling.
Als eerste activiteit van dit bestuursjaar hadden we de Halloween-pizza avond. Voor leden was de deelnemersbijdrage €3,00 en voor de niet leden €6,00. Eén deelnemer heeft €1,00 betaald. Dit omdat zij allergieën heeft en daarom niet mee kon eten. De inkomsten voor die avond waren €79,00.
Ook hebben we een kroegentocht gedaan. De deelnemersbijdrage hebben we niet op de SOG-rekening laten storten maar op de rekening van één van de leden van de activiteitencommissie, zodat deze tijdens de avond de drankjes kon betalen zonder met veel contant geld over straat te hoeven of de SOG-pinpas te moeten gebruiken. Eén lid had de deelnemersbijdrage echter wel op de SOG-rekening gestort. Daarom zie je op het overzicht €8,00 inkomsten bij de kroegentocht. Ook het overgebleven geld van €6,65 zie je staan bij de inkomsten.

De activiteitencommissie heeft een weekendje weg georganiseerd om daar mee te doen aan het Liever Sportiever volleybaltoernooi. De inkomsten voor dit weekend waren €600,00, verkregen uit de deelnemersbijdrage van 8 deelnemers die elk €75,00 hebben betaald. De inkomsten van de Valentijnsactie waren €25,50. Omdat de eerste kroegentocht een groot succes was is er een kroegentocht 2.0 georganiseerd. De deelnemersbijdrage hiervoor was €9,00 voor leden en €15,00 voor niet-leden. Twee leden hadden een tegoedbon van €5,00 gekregen die ze ingeleverd hebben voor deze activiteit. IN totaal zijn er 32 mensen mee geweest naar de kroegentocht 2.0 en zijn de inkomsten hiervoor €308,00.

Voor de eerstejaars leden is er afgelopen maand een etentje georganiseerd. Na het etentje zijn ze met de hele groep naar gebarencafé geweest. De deelnemersbijdrage was €15,00. Omdat er drie mensen waren die in het restaurant nog iets extra’s wilde eten hebben zij €2,50 extra overgemaakt. In totaal zijn de inkomsten voor deze activiteit €307,50.

Lustrum
Omdat dit bestuursjaar een lustrumjaar was voor SOG hebben we een twee bijzondere activiteiten gedaan. De eerste was de lustrumdag in maart en de tweede was het lustrum eindfeest net voor de zomervakantie. De lustrumdag was gratis voor alle deelnemers dus daar hebben we geen inkomsten uit ontvangen. Het lustrumfeest was in de voorverkoop voor leden €2,00 en voor niet-leden €5,00. Bij de deur waren de kaartjes een euro duurder, namelijk €3,00 voor leden en €6,00 voor niet-leden.
Het aantal verkochte kaartjes is 21 kaartjes. Het totaal binnengekomen bedrag voor het lustrumfeest is €65.
Naast deze activiteiten hebben we ook een SOG-fotoboek gemaakt. Deze was te koop voor €5,00. In totaal zijn er negentien fotoboeken verkocht, waardoor het ingekomen bedrag voor de fotoboeken uitkomt op €95,00. De totale inkomsten voor het lustrum is €160,00.

Internationale commissie
De begrote inkomsten voor de internationale commissie staat op €2.000,00. In dit bestuursjaar is er een reis naar Manchester-Preston geweest. De inkomsten voor deze reis zijn echter al in het bestuursjaar 2017-2018 binnengekomen. Daarom zie je op het overzicht geen deelnemersbijdrage.
Er is een bedrag van €645,51 over van het voorschot van €1.000,00.
Daarom zie je dit bedrag bij de inkomsten staan.
De internationale commissie is een weekend naar Antwerpen geweest. De deelnemersbijdrage hiervan waren voor leden €85,00 en voor niet leden
€95,00. Naar Antwerpen zijn er negen leden en twee niet-leden mee geweest. De inkomsten voor deze reis komen op €955.
Voor aankomend bestuursjaar was er een reis naar Parijs gepland. Helaas kan deze niet doorgaan. Zes deelnemers hadden hiervoor al wel betaald, maar dit bedrag is teruggestort (zie uitgave). De inkomsten voor de reis van Parijs zijn €1560,00.
De totale inkomsten voor de internationale commissie zijn 3160,51. Dit bedrag is hoger dan de begrootte €2000,00. Dit komt doordat de inkomsten van Parijs bij dit bestuursjaar staan terwijl de reis volgend bestuursjaar zou gaan plaatsvinden.

Overig
De totale overige inkomsten zijn €2903,68. De eerste overige inkomsten zijn de ontvangen debiteuren van het bestuursjaar 2017-2018. We hebben declaraties van dat bestuursjaar in december bij het IGT&D gedaan. Hiervoor hebben we €480,53 ontvangen.
Als tweede hebben we al van 50 IGT&D studenten en tien externe leden contributie ontvangen. De contributie is in totaal €1100.
De flessen frisdrank die we hadden gekocht voor de lustrumdag hebben we ingeleverd en daarvoor statiegeld ontvangen. Dit was een bedrag van €22,80.
We hebben rente ontvangen op de spaarrekening. Dit is het geweldige bedrag van €0,35.
Het geld dat op de spaarrekening stond mochten we gebruiken voor de lustrumactiviteiten. Hiervoor hebben we €1300,00 van de spaarrekening gehaald en zijn dus inkomsten op de lopende rekening.

Uitgaven

Administratieve uitgaven
De administratieve kosten zijn dit verenigingsjaar begroot op €175,00. Hier hebben we in werkelijkheid €250,16 aan uitgegeven. Dit komt voort uit de transactiekosten voor de zakelijke betaalrekening van de ING en de betaling van de verzekering.
Het werkelijke bedrag is hoger dan het begrootte bedrag, omdat de kosten van de rekening hoger zijn.

PR-kosten
De kosten voor deze post komt voort uit de PR-kosten voor de diplomering en de visitekaartjes. De kosten hiervan waren €64,77. Daarnaast hebben we afscheid genomen van twee IGT&D docenten die ook lid waren van SOG. Daarom hebben we hen een bloemetje gegeven. De bloemen samen waren €22,49.
De totale PR-kosten zijn €87,26. Dit is een stuk lager dan het begrootte bedrag van €235. Dat komt omdat de activiteitencommissie de promotie vooral via social media heeft gedaan en de posters die opgehangen zijn hebben we geprint in plaats van af laten drukken bij een drukker.

Product inkoop
Er is €704,33 uitgegeven aan het de inkoop van Alpine Partyplugs. De eerste bestelling was €273,28 (30 paar à €7,33, verzendkosten en 21% btw) en de tweede bestelling was €431,05 (54 paar à 7,33, verzendkosten en 21% btw – 10% korting).
Het begrootte bedrag van de productinkoop was €230. Hier zitten we ver overheen omdat de productverkoop beter liep dan verwacht. Daarnaast hebben we afgesproken met Alpine Partyplugs dat als onze verkoopcijfers omhoog gaan en we grotere bestellingen plaatsen we de 10% korting weer kregen. Bij de laatste bestelling heb ik bewust een grote bestelling gedaan.
Op dit moment hebben we nog 41 Alpine Partyplugs. Verder hebben we nog 61 draagtassen en 166 pennen. De tassen en de pennen gebruiken we nu voor promotiemateriaal, omdat de verkoop van de tassen niet loopt.

Kampcommissie
Voor het kamp is in totaal €2.239,32 uitgegeven. Dit komt ongeveer overeen met de begrootte kosten. De kosten zijn verdeeld onder de locatie en de boodschappen/benzine. De locatie was €2.042,98. Een gedeelte van dit bedrag hebben we teruggekregen door een rekenfout van de accommodatie (zie inkomsten kampcommissie). De boodschappen en de benzine voor de auto die de spullen en de boodschappen vervoerden waren €131,34. Eén deelnemer heeft op tijd afgezegd en de deelnemersbijdrage van €65,00 teruggekregen.

Activiteitencommissie
Voor de activiteitencommissie is een bedrag begroot van €800,00 voor de activiteiten en €230,00 voor de bedankactiviteit.
Het uitgegeven bedrag is €3064,60. Dit ligt hoger dan verwacht omdat we, zoals al beschreven bij het kopje inkomsten, naar de Efteling zijn geweest. De uitgaven van de Efteling waren €826,00. Dit is €14,00 hoger dan begroot, omdat er één kaartje teveel was besteld.

Voor Halloween hebben we aan pizza’s, versieringen en de film €88,84 uitgegeven. Op deze activiteit hebben we €9,84 verlies geleden. Dat was de bedoeling omdat er €10,00 aan extra uitgaven begroot was vanuit het SOG-budget.
Bij de kroegentocht staat €12,00 aan gemaakte kosten. Daarvan is €8,00 het geld dat verkeerd overgemaakt was door één van de leden. De overige €4,00 was omdat één van de leden het verkeerde bedrag over had gemaakt naar het commissielid die het geld verzamelde. In totaal was er €2,65 over van de kroegentocht. Er was geen winst of verlies begroot. De uitgaven voor SinterSOG waren €12,20. Dit was voor eten, drinken, versieringen en dobbelstenen. Er was €15,00 begroot, dus er is iets minder uitgegeven.

Voor de kerstbrunch werd het eten gesponsord door de Albert Heijn. Dit moest alleen wel opgehaald worden met de auto. Ook moesten er papieren bordjes, bekers, servetten en glutenvrije producten gekocht worden. In totaal waren de kosten voor de kerstbrunch, dus benzine en boodschappen, €48,34. Voor deze activiteit was €50,00 begroot, dus er is iets minder uitgegeven.

De kosten voor het weekend bestonden uit de locatie, de boodschappen, het volleybaltoernooi en de pizzabak workshop. De totale kosten waren €597,03. Volgens de begroting zouden de inkomsten en de uitgaven van het weekendje weg gelijk zijn, maar er is €7,97 winst gemaakt.

Aan het begin van het kalenderjaar hadden we een borrel. Voor de leden werd het eerste drankje betaald. De kosten van €37,35 komen ongeveer overeen met de begrootte €40,00.

Voor Valentijn hebben we foto’s per post verstuurd. De kosten van de postzegels en de foto’s waren €24,28. De inkomsten van de actie waren €25,50, waardoor de winst van deze activiteit op €1,22 komt. Volgens de begroting zouden de inkomsten en de uitgaven voor deze activiteit gelijk zijn.

De kosten van de kroegentocht 2.0 waren €351,00. De begrootte uitgaven waren €350,00.

De uitgaven van het etentje + gebarencafé waren €410,00. De inkomsten waren €307,50. Volgens de begroting zou er €120,00 vanuit SOG betaald worden.

Dan als laatste de twee onderdompelingsweken. De eerste is de onderdompelingsweek van de minorstudenten in het studiejaar 2018-2019. De kosten hiervan zijn €106,06, voor de workshop beweging & expressie.

De tweede onderdompelingsweek is de week voor de nieuwe bachelor en minorstudenten van het cursusjaar 2019-2020. De kosten voor deze week waren €511,50. Deze kosten bestaan uit prijsjes, lesmaterialen, workshop beweging & expressie en de presentatie over de signaalhond.

De bedankactiviteit zal binnenkort plaatsvinden maar hiervoor zijn nog geen kosten gemaakt.

Lustrum
De kosten van de SOG lustrum-dag waren €2659,09. Dit is een stuk minder dan de €3500,00 die we begroot hadden. Deze lagere uitgaven kwam omdat we een spreker uit het buitenland over wilde laten komen. Helaas was hij verhinderd om naar Nederland te komen dus hebben we de lezing via Skype laten plaatsvinden. De kosten voor het vliegticket en het verblijf in Nederland zijn dus niet gemaakt.
De kosten die gemaakt zijn voor de SOG lustrum-dag bestaan uit het promotiemateriaal, de vergoeding voor de gastsprekers en panelleden en de benodigdheden van de borrel.
Ook voor het SOG-lustrumfeest was meer geld begroot dan daadwerkelijk uitgegeven. Aangezien de voorbereidingen te laat gestart waren, hebben we besloten het feest kleiner te maken. Hierdoor zijn de kosten voor het feest €811,29 in plaats van de begrootte €1250,00
Als laatste hebben we voor het lustrum ook een fotoboek laten maken. De uitgaven hiervoor waren €807,55. Ook dit was minder dan de €1000,00 die we hiervoor hadden begroot.

Internationale commissie
De internationale commissie heeft uitgaven gedaan in Manchester. Hiervoor hebben zij een voorschot gekregen van €1.000. Verder hebben ze nog prijsjes en bedankjes gekocht voor een bedrag van €68,11. Ook hebben ze een bestelling gedaan voor SOG-tasjes voor €6,00. Van de reis was nog een bedrag van €1.028,11 over. Naar de deelnemers is €71,99 teruggestort. Eén deelnemer die eerder wegging heeft €92,24 teruggekregen.
De uitgaven van het weekend naar Antwerpen waren €613,13. De gemaakte kosten bestonden uit treinkaartjes, bedankjes en overige uitgaven in Antwerpen zelf. Van de reis was nog €414,48 over. Dit is verdeeld over de deelnemers, zodat ze allemaal €37,68 terug konden krijgen.
De reis naar Parijs is geannuleerd. De reeds betaalde deelnemersbijdrage van €260,00 is teruggestort naar de deelnemers.

Overig
Er is €583,28 betaald aan crediteuren van bestuursjaar 2017-2018. De crediteuren bestaan uit kosten van de kickoff-dag, laatste betaling voor de kamplocatie en de bedankactiviteit. We hebben een nieuw geldkistje gekocht (€23,17) en een overzicht aangevraagd van de KvK (€2,30). Daarmee komt het bedrag van de uitgegeven overige uitgaven op €608,75.

Sparen
Op de spaarrekening staat op dit moment €400,35. Er stond nog €200,35 op en deze hebben we weer aangevuld met €200.

4.4 halfbalans SOG

Op de onderstaande tabel is de huidige financiële staat van de vereniging terug te zien.

Hier is te zien dat SOG aan het begin van het verenigingsjaar 2018-2019 €5991,81 in bezit had (20-09-2018) en hoeveel geld SOG momenteel (30-09-2019) €1451,09 in bezit heeft. Dit bestuursjaar heeft SOG dus €1451,09 verlies geleden. Dit komt omdat SOG de afgelopen jaren had gespaard voor dit lustrumjaar. Daarnaast was er vorig bestuursjaar

(2017-2018) door deelnemers betaald voor de reis naar Manchester-Preston. Een gedeelte van de uitgaven is echter in dit bestuursjaar (2018-2019) gebeurd.

Tevens is te zien dat SOG momenteel geen openstaande debiteuren (SOG moet nog ontvangen) of crediteuren (SOG moet nog betalen) heeft.