Jaarverslag
2019-2020
Presentatie
Voor u ligt het jaarverslag van het zesde bestuur van de Utrechtse Studievereniging Opleidingen Gebarentaal (SOG) voor het verenigingsjaar 2019-2020
SOG is een zelfstandige studievereniging voor studenten aan het Instituut voor Gebaren, Taal en Dovenstudies (IGT&D) van de Hogeschool Utrecht en andere geïnteresseerden in de Nederlandse Gebarentaal en Dovencultuur. De vereniging wordt in haar werkzaamheden gesteund door het IGT&D en is erkend door de Faculteit Educatie (FE) van de Hogeschool Utrecht (HU).
Inhoudsopgave
2.1 Bestuursfuncties en -leden 7
3.1 Overzicht resultaten en doelen activiteitencommissie 11
3.2 Overzicht resultaten en doelen kampcommissie 12
3.3 Overzicht resultaten en doelen internationale commissie 12
4.1 Kasstroomoverzicht per 20 september 2020 14
4.4 Kasstromenoverzicht commissies per 20 september 2020 20
Voorwoord
Afgelopen jaar was door de corona-uitbraak een zeer bijzonder jaar. Waar we aan het begin van het bestuursjaar nog moesten wennen aan het niet hebben van een bestuurskamer, moesten we vanaf april ineens alles online gaan doen. Vergaderingen hebben we uitgeprobeerd via Zoom en Skype, maar uiteindelijk zijn we toch voor MS Teams gegaan. Activiteiten en reizen werden gecanceld, de introductietijd werd op zijn kop gezet en Facebook en Instagram kregen ineens een grotere rol binnen onze organisatie met betrekking tot promotie.
In dit verslag staat een overzicht, uitleg en verantwoording van alle activiteiten en andere gebeurtenissen in en om de vereniging van het afgelopen bestuursjaar. Tevens wordt er een financiële verantwoording afgelegd door het bestuur.
Ondanks alle onduidelijkheid die er was omtrent de regels voor activiteiten voor studieverenigingen en alle aanpassingen die we hebben moeten doen, vind ik dat we er met zijn allen een goed jaar van hebben gemaakt. We hebben ons ingezet om de toekomst van SOG zekerheid te bieden en we bleven zichtbaar voor onze (toekomstige) leden. Ik heb vertrouwen in de creativiteit en het aanpassingsvermogen van onze leden en ben benieuwd hoe de toekomst eruit gaat zien.
Tot SOG!
Leonie Eggink
Voorzitter SOG 2019-2020
Oog voor SOG
1.Huidige stand van zaken
1.1 Leden
Aan het einde van het bestuursjaar telde SOG 105 betalende leden, waarvan 68 studenten van het IGT&D uit verschillende studierichtingen en 37 externe leden (hier vallen onder andere docenten en minorstudenten onder).
1.2 Doelstellingen
In het beleidsplan 2019-2020 heeft het bestuur naast de drie verenigingsdoelstellingen tevens drie doelen opgesteld voor het aankomend bestuursjaar. Deze jaardoelen staan hieronder geformuleerd:
- Tijdens dit bestuursjaar inventariseren wij de verwachtingen en meningen van en over SOG bij onze doelgroep.
Dit bereiken wij door middel van enquêtes af te nemen bij studenten (zowel SOG-leden als niet-SOG-leden), te overleggen met docenten en directie over hun beeld van SOG en door diepte interviews te houden bij niet SOG-leden.
We hebben dit doel deels behaald. We hebben de enquête gemaakt. Deze enquête is in totaal 99 keer ingevuld. Wij waren tevreden met dit aantal. Het plan was om in periode D diepte-interviews te houden, maar dit hebben wij niet gedaan. We waren druk met ons aanpassen wat betreft corona en hebben niet meer aan dit doel gewerkt. We hebben onze resultaten doorgegeven aan het nieuwe bestuur.
- Tijdens dit bestuursjaar organiseert SOG in samenwerking met een dovenorganisatie een activiteit.
Dit bereiken wij door contact te leggen met dovenorganisaties en door concrete plannen te maken voor het opzetten van een activiteit.
We hebben dit doel niet behaald. We hebben contact gehad met de Gelderhorst. Zij organiseerden een gebarenrestaurant en vroegen hierbij onze hulp. Wij vonden het heel leuk dat ze aan ons dachten en ons wisten te vinden. Helaas kwamen ze hier heel kort dag mee waardoor we, behalve helpen met de promotie, niet veel voor ze konden betekenen. Wel zijn de lijntjes nu weer aangehaald en bij een eventueel volgend gebarenrestaurant hopen we eerder betrokken te worden. Door de corona-uitbraak zijn er dit schooljaar geen etentjes meer gepland.
We hebben een kennismakingsgesprek gehad met een deel van het bestuur van SUDO. De bedoeling was om in de tweede helft van het schooljaar samen een activiteit te organiseren, maar ook daar heeft corona een stokje voor gestoken. Toen wij het idee hadden om een tijdschrift te gaan maken hebben we ook geprobeerd om SUDO hierbij te betrekken. Helaas heeft SUDO hier niet op gereageerd.
We hebben dus banden aangehaald en goed genetwerkt maar dit heeft niet tot een concrete activiteit geleid.
- Dit bestuursjaar is het bestuur en haar commissies zichtbaar en transparant voor haar leden.
Dit bereiken wij door SOG-kleding te dragen, inzicht te geven in onze voorbereidingen door middel van social media en meer actieve promotie van SOG op de vierde verdieping.
Dit doel hebben we behaald. Toen we nog op school aanwezig mochten zijn waren we geregeld op het Gebarenplein aanwezig. Ook droegen we met regelmaat onze SOG-kleding. Promotie gebeurde via Facebook, Instagram, op het scherm op de vierde verdieping en via posters op het Gebarenplein waar we ook een eigen SOG-paal toegewezen hebben gekregen waar we mogen flyeren. Verder hebben we meerdere vlogs uitgebracht waarin we laten zien wat het bestuur en de commissies allemaal doen en waar ze op het moment mee bezig zijn. Toen we niet meer fysiek op school mochten zijn is het bestuur nog actiever geworden op Facebook. Door middel van foto’s lieten we van ons horen en ook gedurende de zomervakantie zijn we actief gebleven. Er is een hele opdrachtenreeks geweest en hoewel het geplande tijdschrift niet op papier is uitgekomen zijn er leuke puzzels, artikelen en recepten op Facebook en Instagram geplaatst.
2. Bestuur 2019-2020
2.1 Bestuursfuncties en -leden
Het SOG bestuur 2019-2020 bestaat uit de volgende leden:
Voorzitter Leonie Eggink
Vicevoorzitter en penningmeester Hanna Harinck
Secretaris intern Manon de Jong
Secretaris extern Jytte Leenders
Commissaris activiteiten Jarith van Maaren
Commissaris onderwijs Noortje Neeter
2.2 Bestuurstaken
Hieronder staat per bestuurslid aangegeven in hoeverre de aan diegene opgelegde bestuurstaken tijdens de eerste helft van het studiejaar zijn uitgevoerd. Dik gedrukt betekent dat het goed gaat, schuingedrukt betekent dat er verbetering in zit en gewoon betekent dat het niet goed gaat of niet gedaan is.
Voorzitter
- Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
- Zorgdragen voor en het overzien van de algemene ontwikkeling van de vereniging
- Voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen
- Stimuleren en motiveren van de dagelijks bestuursleden en hun taken bijhouden
- Voorbereiden en voorzitten van ALV’s
- Schrijven van het beleidsplan, de voortgangsrapportage (het halfjaarlijks verslag) en het jaarverslag
- Contact onderhouden met de HU en het IGT&D
- Contactpersoon voor de OSHU en bijwonen van het maandelijkse koepeloverleg
- Organiseren van bestuursweekenden, teambuilding en BILA’s
- Coördineren open dagen/avonden
- Bijwonen diplomering vanuit SOG
- Contactpersoon internationale commissie
- Contactpersoon GOC
Tijdens dit bestuursjaar heb ik de minor ‘leiderschap voor bestuurlijk actieve studenten’ gevolgd. Ik heb hier veel geleerd over vergaderen, overleggen, coaching en mijn persoonlijk leiderschap. Ik merkte tijdens dit bestuursjaar dat ik beter werd in delegeren en het uitstralen van vertrouwen naar mijn bestuursgenoten. Ik kreeg dit ook als een positief feedbackpunt terug van bestuursgenoten. Tijdens de eerste maanden van de corona-uitbraak merkte ik bij mezelf dat ik het lastig vond om me aan te passen aan de nieuwe situatie. Alles moest thuis en op de computer/online gebeuren. De activiteitencommissie werd toen ook erg passief en het lukte mij niet om de commissaris activiteiten zo te stimuleren en te motiveren dat de activiteitencommissie weer actief werd en activiteiten organiseerde. Door corona werden ook de open dagen en avonden anders opgezet. Ik was wel aanwezig bij de open dagen en meeloopdagen maar heb deze niet gecoördineerd.
Vicevoorzitter en penningmeester
- Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
- Assisteren en (indien nodig) vervangen van de voorzitter bij vergaderingen en verenigingstaken
- Beheren van de verenigingskas
- Zorgdragen voor de financiële administratie en afhandelen van declaraties
- Bijhouden van het kasstroomoverzicht
- Opstellen van financiële verslagen voor het dagelijks bestuur en de ALV
- Contact onderhouden met de kascontrolecommissie en de penningmeesters van de commissies
- Werven van nieuwe sponsoren en contact onderhouden met bestaande sponsoren
- Verantwoordelijk voor verkoop en bijhouden van promotiemateriaal/Alpine oordopjes
- Contactpersoon kampcommissie
De penningmeester heeft heel hard gewerkt. Door de maatregelen omtrent corona hebben we helaas kamp moeten afzeggen. De penningmeester zorgde ervoor dat we zo snel mogelijk helderheid hadden over de financiële gevolgen voor ons. De maatregelen veranderden met regelmaat, maar de penningmeester zorgde ervoor dat de kampcommissie gemotiveerd bleef en ze hebben samen een leuke vervangende activiteit georganiseerd.
Secretaris intern
- Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
- Beheren bestuurs- en commissies Dropbox/Drive
- Zorgdragen voor de ledenadministratie
- Notuleren van de vergaderingen en de notulen op de Drive zetten
- Maken van promotiemateriaal en actief contact houden met commissies hierover
- Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
- Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief
De secretaris intern heeft afgelopen jaar heel hard gewerkt. Behalve haar eigen taken heeft ze in de loop van het jaar steeds meer taken van de secretaris extern op zich genomen. Aan het einde van het jaar deed ze alle taken van beide functies. Ik ben haar zeer dankbaar voor haar inzet, discipline en motivatie.
Secretaris extern
- Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
- Beheren bestuurs- en commissies Dropbox/Drive
- Bijhouden Facebook en Instagram
- Coördineren filmpjes op het scherm op de vierde verdieping
- Bijhouden van in- en uitgaande correspondenties
- Opstellen en verzenden van de nieuwsbrief
- Beheren van de klassenvertegenwoordigers groepsapp
De tweede helft van het jaar heeft de secretaris extern steeds meer taken overgedragen aan anderen. Het ging niet zo goed met haar en ze is zich gaan focussen op haar gezondheid. Vanaf eind juni zijn al haar taken door anderen (vooral door de secretaris intern) gedaan. Het was duidelijk dat haar hart wel bij SOG ligt maar dat het gewoon even niet ging. Ze heeft heel volwassen en integer aangegeven wat haar wel en niet lukte en ze zorgde voor een goede overdracht.
Commissaris activiteiten
- Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
- Voorzitter van de activiteitencommissie en gang van zaken terugkoppelen aan het bestuur
- Coördineren van acties tijdens de Kick-off dag
- Organiseren van een bedankactiviteit voor de actieve leden
- Zorgen voor de bestuur- en commissie BHV-bevoegdheid
De commissaris activiteiten zet zich goed in voor SOG. Zo is hij bij praktisch elke OSHU vergadering aanwezig geweest. Hij monteert de vlogs en dit doet hij met veel enthousiasme en creativiteit. Ik heb hem zien groeien in zijn verantwoordelijkheidsgevoel. De corona maatregelen waren zeer lastig voor de commissaris activiteiten. Geplande activiteiten konden niet meer doorgaan. De commissaris zelf was druk met zijn scriptie en de commissie werd door de maatregelen gedemotiveerd en hierdoor zijn er weinig nieuwe activiteiten georganiseerd. De commissaris heeft de BHV-bevoegdheid een tijdje laten liggen en toen de corona-uitbraak er was hebben we besloten om dit, zo lang studenten niet of nauwelijks op school zijn, te laten rusten. Omdat ouderejaars de eerste week niet op school zullen zijn organiseert SOG dit jaar geen kick-off dag. De commissaris heeft een leuke bedankactiviteit georganiseerd. Op moment van schrijven is deze activiteit al wel gepland, maar heeft deze nog niet plaatsgevonden.
Commissaris onderwijs
- Plaatsnemen in het dagelijks bestuur
- Organiseren en coördineren van de onderdompeling (BA en minor)
- Coördineren van acties m.b.t. aankomende studenten zoals de meeloopdag en de studiekeuzecheckdag
- Coördineren van acties tijdens Allerhande Festival
- Contactpersoon voor IGT&D docententeam
De commissaris onderwijs is een enthousiaste, harde werker met veel creatieve ideeën. En ze heeft zeer hard gewerkt. Door de corona maatregelen moest de hele onderdompelingsweek worden omgegooid en helemaal opnieuw bedacht worden. Dit heeft haar veel extra werk opgeleverd. Ze stond in nauw contact met de docenten en samen hebben ze een heel nieuw programma gemaakt. Ook heeft ze vaak met de online meeloopdagen en open dagen geholpen. En naast al haar bestuurstaken heeft ze ook nog een heus ‘Hoe overleef ik Corona quarantaine boek’ gemaakt voor al onze leden.
3. Commissies 2019-2020
3.1 Overzicht resultaten en doelen activiteitencommissie
De activiteitencommissie bestaat dit studiejaar uit negen leden inclusief de voorzitter. De commissie wordt voorgezeten door de commissaris activiteiten uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden bij de start van de commissie zelf een secretaris, notulist en penningmeester uit hun midden gekozen. Zij hebben een training gekregen van de secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.
De activiteitencommissie begon het jaar met zes commissieleden. Zes gemotiveerde leden uit verschillende jaarlagen, van zowel de tolk als docentenopleiding. Halverwege het studiejaar kreeg de commissie versterking, twee extra commissieleden om weer extra activiteiten te organiseren. Ook maakten we dit jaar gebruik van een tolk, omdat enkele commissieleden gebarentaal gebruikers zijn en (nog) niet alle commissieleden vloeiend in gebarentaal zijn. Er is zo’n acht keer vergaderd dit jaar. De samenwerking binnen de commissie verliep goed. Buiten het organiseren van de activiteiten om was er ook aandacht voor teambuilding en zijn er gezamenlijke commissie-uitstapjes geweest.
De commissie heeft meerdere activiteiten georganiseerd, namelijk:
- Halloweenactiviteit
- Kroegentocht
- Merry SOG-Mas
- Winter Efteling
- Half jaar overleefd-borrel
- Valentijns-photobooth
- Digitaal Gebarencafé (Quiz)
De Winter Efteling, kroegentocht en de Valentijns-photobooth waren wel de leukste en meest bezochte activiteiten.
Alle door de activiteitencommissie georganiseerde activiteiten waren informele activiteiten. Het bestuur heeft in februari een formele activiteit georganiseerd (een workshop assertiviteit) en er stonden nog drie formele activiteiten op de planning van de activiteitencommissie voor in blok D. Namelijk panelbijeenkomsten gericht op tolk/docent en schrijftolk NGT. Helaas kwam in maart de corona-uitbraak en moesten alle geplande activiteiten gecanceld worden.
In mei hebben twee commissieleden toch nog een online activiteit, een quiz, kunnen opzetten in samenwerking met Digitaal Gebarencafé.
Helaas zijn er tijdens de lockdown verder geen activiteiten georganiseerd door de activiteitencommissie.
Er is één commissielid dat ook aankomend jaar in de commissie zal zitten. De gemaakte plannen en ideeën zijn overgebracht naar het nieuwe bestuur in de hoop dat zij deze plannen het komende studiejaar weer kunnen oppakken.
3.2 Overzicht resultaten en doelen kampcommissie
De kampcommissie bestaat dit studiejaar uit zes leden inclusief de voorzitter. De voorzitter zat ook in het bestuur van SOG. Verder hebben de commissieleden bij de start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben een training gekregen van de voorzitter, secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.
Afgelopen jaar heeft de kampcommissie hard gewerkt aan een leuk programma voor het eerstejaarskamp. Het enthousiasme was niet te stoppen en met de ideeën die ze hadden konden er wel tien weekenden gevuld worden. Het weekend was al gepland en het programma was klaar toen bleek dat het kamp niet door kon gaan vanwege corona. Dit was een zeer onzekere tijd omdat de maatregelen van de overheid in eerste instantie tot 1 september zouden duren en het kamp gepland was voor 4, 5 en 6 september. Uiteindelijk kwam het besluit om het kamp niet door te laten gaan.
De kampcommissie is erg flexibel geweest in het bedenken van een compleet nieuw ‘coronaproof’ programma zodat de eerstejaars studenten toch aan een leuke kennismakingsactiviteit konden meedoen. Hoewel dit door de onduidelijkheden (wat mag nu wel en wat niet?) soms voor frustratie en moedeloosheid zorgde, hebben de commissieleden de onenigheden uitgepraat, elkaar gestimuleerd en hebben ze een nieuw, mooi en leuk programma weten te maken.
Op het programma stond een spel dat gespeeld werd in het centrum van Utrecht en aansluitend op het spel was er een barbecue. Pas een paar dagen voor de activiteit plaatsvond was het duidelijk of het door mocht gaan. Dit was erg jammer en zorgde ervoor dat enthousiast blijven moeilijk was. Op de dag zelf ging dit echter goed en heeft de groep van zesentwintig nieuwe studenten een leuke tijd gehad. Toch nog een mooie afsluiting van een zeer lastig jaar voor de kampcommissie.
Volgend jaar zullen vier van de zes commissieleden doorgaan met de commissie.
3.3 Overzicht resultaten en doelen internationale commissie
De internationale commissie bestaat dit jaar uit vier leden. De internationale commissie is een zelfstandige commissie en heeft een contactpersoon binnen het bestuur. Voor de internationale commissie is dat de voorzitter uit het dagelijks bestuur. Verder hebben de commissieleden bij de start zelf een secretaris en penningmeester uit hun midden gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben een training gekregen van de voorzitter, secretaris en penningmeester uit het dagelijks bestuur.
De commissie was dit jaar druk met het plannen voor de reis naar Helsinki. Ze zouden daar naar The Finnish Museum of the Deaf gaan waar de groep een rondleiding zou krijgen. Er zou ook een bezoek naar de tolkenopleiding op Humak plaatsvinden. Hier zou de groep informatie krijgen over de opleiding, studenten ontmoeten, een rondleiding krijgen en hopelijk ook een lesje Finse Gebarentaal volgen. Helaas gooide corona roet in het eten. Eind maart heeft de commissie het vervelende besluit moeten nemen om de reis niet door te laten gaan. De commissie heeft de deelnemers hun geld teruggegeven. Voor het deel wat al was uitgegeven aan de vliegtickets, hebben de deelnemers vouchers van KLM gekregen die ook om te wisselen zijn voor geld.
Door alle corona maatregelen en omdat het niet duidelijk is wanneer er weer veilig naar het buitenland gereisd kan worden, is er dit verenigingsjaar geen andere internationale reis georganiseerd.
Twee commissieleden gaan volgend jaar door. Van de voorzitter en de secretaris moeten we helaas afscheid nemen. Zij gaan beiden aan hun vierde jaar beginnen en wilden graag meer tijd voor het afronden van hun studie. De twee andere leden blijven in de commissie en zullen vol enthousiasme en goede moed dit schooljaar de commissie voortzetten.
4. Kasstroomoverzicht
4.1 Kasstroomoverzicht per 20 september 2020
Bijlage 1 bevat de realisatie van de begroting van het bestuur 2019-2020 van SOG op 20 september 2020. De volgende paragrafen zijn een toelichting hierop. De categorieën kampcommissie, activiteitencommissie en internationale commissie worden hieronder kort benoemd. Een uitgebreidere toelichting kunt u vinden in hoofdstuk 4, waarbij voor elke commissie ook een eigen kasstroomoverzicht te vinden is.
4.2 Toelichting posten
Inkomsten
Contributie leden 2019-2020
De ledencontributie voor IGT&D-leden van SOG voor het verenigingsjaar 2019-2020 is vastgesteld op €20,00 per intern lid en €10,00 per extern lid. In de begroting is een schatting gemaakt van een totaalbedrag van €1550,00 aan inkomsten door ledencontributie.
Het totaalbedrag van de binnengekomen contributie bedraagt €1730,00. Dit bedrag is, zoals te zien in het overzicht, opgedeeld in twee delen. Het ontvangen bedrag van inschrijvingen vóór 01-10-2019 (boekjaar 2018-2019) is €1090,00. Het tweede deel is de ontvangen contributie na 01-10-2019 (boekjaar 2019-2020). Dit is een bedrag van €640,00.
Het totaalbedrag is opgebouwd uit de contributie van 68 interne leden en 37 externe leden.
We hebben €180,00 meer dan het begrote bedrag ontvangen van contributie aan leden.
Fondsen/sponsoren
SOG heeft voor de post fondsen/sponsoren in de begroting een bedrag van €2500,00 vastgesteld. Dit is het bedrag dat we per kalenderjaar maximaal kunnen declareren (€1500), plus de €1.000,00 die over is van het jaar 2019. Omdat de bestuursjaren van oktober tot oktober lopen is er een gedeelte gereserveerd voor het volgend bestuur (zie begroting categorie ‘sparen’).
De reeds ontvangen declaraties zijn €528,93, voor opbergbakken en promotiemateriaal. Dit was echter in kalenderjaar 2019. Dus voor kalenderjaar 2020 kan er nog €1500,00 worden gedeclareerd.
Productverkoop
De begroting van de verkochte producten is vastgesteld op €358,00.
Het werkelijk binnengekomen bedrag is aanzienlijk lager, namelijk €134,35. Waarom de verkoop minder liep dan verwacht is niet duidelijk. Het binnengekomen bedrag is door de verkoop van Alpine Partyplugs. In totaal zijn er elf paar Alpine Partyplugs verkocht. Zes hiervan zijn verkocht tegen de niet-leden prijs van €11,95, die ook betaald wordt door leden die een tweede paar bestellen. Zeven paar oordoppen zijn verkocht aan leden voor €8,95. Op dit moment zijn er nog 28 Alpine Partyplugs op voorraad.
Het verkopen van de draagtasjes gaat niet hard, daarom is besloten deze naast verkoopbaar product ook te gebruiken als cadeau voor gastsprekers.
Kampcommissie
De inkomsten van het kamp zijn €580,00. Dit is aanzienlijk lager dan de begrote €2.500. Deze begroting was echter nog gebaseerd op een kamp dat een heel weekend zou duren. Vanwege de corona maatregelen was dit niet meer mogelijk en heeft de kampcommissie een dag georganiseerd voor de eerstejaars. De deelnemersbijdrage is hierop aangepast.
Activiteitencommissie
De inkomsten van de activiteiten is begroot op €300,00. Dit bedrag ligt aanzienlijk hoger, namelijk op €1128,00. Dit komt voornamelijk omdat er een aantal dure activiteiten zijn georganiseerd, zoals de Winter Efteling en het Merry SOG-Mas etentje, waarbij de deelnemersbijdrage vrij hoog was.
De eerste activiteit van het bestuursjaar was de Halloween-pizza avond. De inkomsten, verkregen uit deelnemersbijdrage van veertien leden en niet-leden, waren €60,00.
Met de jaarlijkse kroegentocht hebben 39 mensen meegedaan. De inkomsten voor deze activiteit waren €352,00.
In december was er een Merry SOG-Mas etentje bij Le Conaisseur in Utrecht. De inkomsten voor deze activiteit waren €112,00, verkregen uit de deelnemersbijdrage van zeven personen.
2020 is goed begonnen door met een groep van veertig personen naar de Winter Efteling te gaan. De inkomsten voor deze activiteit waren €615,00, verkregen door 41 keer de deelnemersbijdrage van €15,00.
De totale inkomsten van de Valentijnsactie waren €10,00. Dit bedrag is laag omdat deze activiteit voor leden gratis was. In totaal hebben niet-leden twintig foto’s laten afdrukken.
Internationale commissie
De begrote inkomsten voor de internationale commissie zijn €5.000,00. In mei stond er een reis gepland naar Finland. De totaal binnengekomen deelnemersbijdrage is €6.065,00. Dit is meer dan begroot, maar aangezien dit de kosten van de reis moet kunnen dekken is dit positief.
Bij de uitgaven zal je zien dat deze deelnemersbijdrage terug is gestort naar de deelnemers omdat de reis geannuleerd is.
Overig
De overige inkomsten bestaan uit binnengekomen crediteuren uit het bestuursjaar 2018-2019, statiegeld, lidmaatschap 2020-2021, verkeerd overgemaakt lidmaatschap, debiteuren en een klein bedrag van €3,62. Ditzelfde bedrag zie je staan bij de uitgaven. De penningmeester had per ongeluk privé boodschappen betaald met de verkeerde pinpas. Dit is uiteraard weer terug overgemaakt.
De post ‘crediteuren 2018-2019’ is een fictieve inkomstenbron. Dit bedrag is namelijk niet daadwerkelijk binnengekomen en is dus ook zowel bij inkomsten als bij uitgaven te zien. De uitgaven zijn dit jaar werkelijk gedaan, maar omdat dit kosten zijn van het bestuursjaar 2018-2019 horen zij niet bij de uitgaven van dit bestuur. Door het ook bij de inkomsten te noteren vallen de uitgaven weg.
Het volgende bedrag is €1005,56. Dit is ontvangen van het IGT&D voor de gemaakte kosten voor de DJ voor het Lustrumfeest (€161,99), onderdompelingsweek (€605,50) en de kick-off dag (€236,07).
Het verkeerd overgemaakte lidmaatschap zie je ook bij uitgaven staan. Dit is omdat één van de ereleden per ongeluk toch contributie betaald had.
De debiteuren IGT&D bestaan uit kosten die gemaakt zijn bij de onderdompelingsweek in februari die nog gedeclareerd moeten worden bij het IGT&D.
Daarnaast staan er apart debiteuren. Dit zijn uitgaven die dit bestuursjaar gedaan zijn, maar eigenlijk bij het volgende bestuursjaar horen. Het is dus een fictieve inkomstenbron. Het is opgebouwd uit €305,75, dat betaald is voor de bestuurskleding van het jaar 2020-2021. Daarnaast is er een bedrag van €876,50 betaald aan de locatie voor het eerstejaars-kamp. Omdat het kamp niet door kon gaan is ervoor gekozen de boeking door te schuiven naar september 2021. De inkomsten voor dit kamp zullen dus ook plaatsvinden in bestuursjaar 2020-2021. Voor de locatie zal nog een restbedrag betaald moeten worden, maar deze wordt nader bepaald in 2021.
SOG heeft voor het bestuursjaar 2020-2021 €800,00 ontvangen aan contributie. Dit bedrag is binnengekomen in het huidige bestuursjaar, maar het behoort uiteraard tot bestuursjaar 2020-2021. Daarom staat hetzelfde bedrag bij uitgaven, categorie ‘overig’ vermeld.
Als laatste nog een klein bedrag van €0,35, wat verkregen is door het inleveren van statiegeld flessen.
Uitgaven
Administratieve uitgaven
De administratieve kosten zijn begroot op een totaal van €330,00. De uitgaven die gedaan zijn bestaan uit kosten voor de zakelijke rekening (€171,47), verzekeringskosten (€81,41) en voor het beveiligen van de website (€11,48). De totale administratieve kosten komen hiermee op €264,36. Dit is lager dan begroot omdat de kosten om de website te beveiligen lager waren dan gedacht.
PR-kosten
De kosten voor deze post komt voort uit bestuurskleding, algemene PR-kosten, PR aankomende studenten en bedankjes.
De bestuurskleding, bestaande uit shirts en vesten, kostte €400,28. De kosten voor algemene-PR zijn €84,26 en bestaat uit planten voor de housewarming en een SOG-banner. PR-materiaal voor aankomende studenten bestaat uit visitekaartjes en stickers. De aanschaf hiervan was €26,24. Tenslotte hebben we voor de ontwerper van de banner een presentje gekocht ter waarde van €14,78.
De totale PR-kosten komen hiermee op €525,56. Dit is hoger dan het begrote bedrag €450,00. Dit komt voornamelijk omdat de kosten voor de bestuurskleding hoger waren en omdat we hebben geïnvesteerd in een SOG-banner en SOG-planten. De kosten voor bedankjes waren aanzienlijk lager, aangezien we niet geïnvesteerd hebben in een nieuwe voorraad bedank spullen.
Productinkoop
Aangezien de voorraad aan het eind van het vorig bestuursjaar was aangevuld, zijn er nog geen kosten gemaakt voor de aankoop van producten. Het begrote bedrag voor productinkoop staat op €250,00. Aangezien er nog voldoende voorraad is hoefde er geen nieuwe producten besteld te worden.
Kampcommissie
De begrote kosten voor de kampcommissie zijn €2.200,00. De uitgaven zijn, net als de inkomsten, een stuk lager dan begroot. Dit omdat het kamp een dag duurde in plaats van een heel weekend.
De totale uitgaven waren €11,44 meer dan de inkomsten. Dit is een stuk lager dan de €200,00 die begroot was.
Activiteitencommissie
De begrote uitgaven van de activiteitencommissie bedraagt €1.300,00. De uitgaven moeten bestaan uit activiteiten, de kick-off dag en de bedankactiviteit.
De gemaakte kosten zijn in totaal €1365,18. Begin oktober stond er nog een pubquiz op de planning, waarvoor €300,00 is begroot. In het KSO is deze te vinden onder ‘crediteur pubquiz’.
De uitgaven voor de eerste activiteit, de halloween pizzaparty, was €86,83, bestaande uit kosten voor versiering en pizza’s.
De tweede activiteit was de kroegentocht. De uitgaven die gedaan zijn waren voor materialen voor de opdrachten en drankjes bij de verschillende kroegen. Het uitgegeven bedrag was €372,93.
Voor de activiteit MerrySOGmas is €152,50 uitgegeven aan het diner en de drankjes.
Bij de Winter Efteling is voor 41 personen entree betaald. De kosten voor deze activiteit waren €615,00.
Bij de halfjaar-overleefd borrel zijn de eerste drankjes voor de leden betaald. De totale kosten hiervoor waren €61,10.
Voor de Valentijnsactie zijn er foto’s afgedrukt voor €35,64 en is er decoratiemateriaal voor de fotobooth gekocht voor het bedrag van €35,59
De assertiviteitstraining was een cadeau dat we gekregen hebben van de OSHU. Deze activiteit was gratis toegankelijk. Als bedankje voor de spreker hebben wij een cadeautje gekocht voor €5,59.
Onderdompelingsweek
In februari heeft de eerste onderdompelingsweek van dit bestuursjaar plaatsgevonden. Voor deze onderdompelingsweek is er een uitgave gedaan voor lesmateriaal voor het bedrag van €35,63. De workshop Beweging & Expressie kostte €157,31 en voor de Q&A met de hoofdpersoon van de film ‘Doof Kind’ is een vergoeding van €95,79 gegeven.
Internationale commissie
De uitgaven voor de internationale commissie zijn begroot op €5100,00. De gemaakte kosten zijn €2.371,10 en bestaan uit vliegtickets voor de reis naar Finland.
Omdat de reis geannuleerd is, hebben de deelnemers een voucher gekregen voor de vliegtickets en het overige bedrag is terugbetaald. Omdat het restbedrag niet meer verdeeld kon worden zijn de in- en de uitgaven op €0,06 na gelijk aan elkaar.
Overig
Voor overige kosten is €450,00 begroot. Dit is bedoeld voor onvoorziene kosten.
De gemaakte kosten zijn debiteuren voor het bestuursjaar 2018-2019, onder te verdelen in de kosten: onderdompelingsweek september (€96,00), kick-off dag (€236,07) en bedankactiviteit (€121,80). Het totaal aan betaalde debiteuren is €453,87.
Het tweede bedrag zijn de ‘inkomsten vorig bestuur’. Dit bedrag is een fictief uitgegeven bedrag en is daarom te zien bij zowel de inkomsten als de uitgaven kant. De €1005,56 is daadwerkelijk binnengekomen maar hoort niet thuis in het huidige bestuursjaar. Door het ook te noteren als uitgaven is het duidelijk dat dit bedrag toebehoord aan het bestuursjaar 2018-2019.
De €3,62 zijn uitgaven die de penningmeester per ongeluk gedaan heeft voor privé boodschappen. Deze heeft zij uiteraard teruggestort op de rekening. Dit is te zien bij de inkomsten.
Eén van de ereleden had geld overgemaakt voor het lidmaatschap. Deze €10,00 is uiteraard teruggegeven.
Het vijfde bedrag is verzendkosten die betaald zijn voor de bezorging van de vesten voor de commissieleden. De verzendkosten waren €5,00.
Dit jaar zijn we voor het eerst lid van Vidius. Een jaar lidmaatschap kost €22,50.
Omdat er met de verbouwing is besloten dat er voor SOG geen eigen ruimte meer beschikbaar wordt gesteld, maar dat SOG een kast krijgt, moesten er opbergboxen en postvakjes aangeschaft worden. De kosten hiervoor waren €67,38.
Voor het komende bestuursjaar is al een gedeelte van de locatie betaald voor het EJK. Daarnaast is ook de bestuurskleding voor 2020-2021 al aangeschaft. Ditzelfde bedrag (€1182,25) staat ook bij inkomsten vermeld onder de post ‘overig’ categorie ‘debiteuren 2020-2021’.
Begin oktober is er een bedankactiviteit georganiseerd voor actieve leden naar een museum. De verwachte kosten zijn voor deze activiteit ook €300,00. Dit staat vermeld onder ‘crediteuren 2019-2020’.
Sparen
Dit bestuursjaar hebben we de begrote €400,00 gespaard. Daarnaast kan er nog voor €1211,27 gedeclareerd worden bij het IGT&D. Dit bedrag is zo hoog omdat er voor de onderdompelingsweek van september geen kosten zijn gemaakt. Daarnaast heeft de kick-off dag ook niet plaatsgevonden.
4.3 Balans SOG
In de onderstaande tabel is de financiële staat van de vereniging terug te zien. Hier is te zien dat SOG aan het begin van het verenigingsjaar 2019-2020 €5.141,16 in bezit had (01-10-2019) en momenteel (20-09-2020) €4.486,28 in bezit heeft. Dit is een optelsom van de contanten, de lopende rekening, de spaarrekening en de debiteuren, met daar afgehaald de crediteuren. Dit bestuursjaar heeft SOG €801,01 verlies geleden. Dit verlies komt doordat SOG al een groot gedeelte heeft betaald voor het EJK 2021. De inkomsten zullen komend bestuursjaar binnenkomen, waardoor het vermogen van SOG weer omhoog zal gaan.
SOG heeft momenteel nog openstaande debiteuren ter waarde van €288,73. Dit is het bedrag dat SOG nog moet ontvangen. Daarnaast heeft SOG ook €600,00 aan crediteuren, oftewel wat SOG nog moet betalen.
4.4 Kasstromenoverzicht commissies per 20 september 2020
Activiteitencommissie
De activiteitencommissie heeft een te besteden budget van €700,00. Hiervan moeten de kick-off dag en de activiteiten van de commissies betaald worden. Ook de promotie voor de activiteiten wordt daarvan betaald. Verder wordt er bij elke activiteit bepaald of er om een deelnemersbijdrage wordt gevraagd. Hieronder is het KSO te zien van de activiteitencommissie. In deze paragraaf zal per post toelichting worden gegeven.
Inkomsten
Halloween
De deelnemersbijdrage voor Halloween is vastgesteld op €4,00 voor leden en €6,00 voor niet leden. Deze activiteit is bezocht door veertien deelnemers waarvan twaalf leden en twee niet-leden. De totale inkomsten komen hiermee op €60,00.
Dit is een stuk minder dan het begrote bedrag van €90,00. Dit verschil is ontstaan omdat er minder deelnemers aanwezig waren dan verwacht.
Kroegentocht
De inkomsten van de kroegentocht waren begroot op €400,00. De werkelijke inkomsten zijn €352, verkregen uit de deelnemersbijdrage van 34 leden (€8,00) en vijf niet-leden (€16,00). Dit is minder dan begroot, maar de uitgaven zijn ook lager dan begroot. Op deze manier wordt dit met elkaar gecompenseerd.
Voor de activiteit is er €360 overgemaakt naar de penningmeester van de commissie. De €7,75 die over was heeft zij teruggestort.
Merry SOG-Mas
Het kerstetentje van SOG was alleen toegankelijk voor leden. De deelnemersbijdrage was vastgesteld op €16,00 per persoon. De totale inkomsten zijn €151,50, verkregen uit deelnemersbijdrage van negen leden en een verrekening met het voorgeschoten bedrag. De penningmeester van de commissie moest namelijk zelf de deelnemersbijdrage nog betalen, maar aangezien zij drankjes had voorgeschoten hebben wij dit verrekend. Zij heeft uiteindelijk nog €7,50 aan deelnemersbijdrage betaald. Het begrote bedrag van €320,00 is niet gehaald, omdat het aantal personen dat de activiteit bezocht lager was.
Winter Efteling
De begrote inkomsten voor deze activiteit waren €900,00, terwijl de daadwerkelijke inkomsten €615,00 waren. De inkomsten zijn verkregen uit de deelnemersbijdrage van €15,00, betaald door 41 leden.
Valentijnsactie
De Valentijnsactie was gratis voor leden, voor niet-leden kostte het €0,50. De inkomsten waren €10,00, verkregen uit de deelnemersbijdrage van twintig niet-leden. Dit is hoger dan de begrote €2,00.
Uitgaven
Halloween
De uitgaven voor Halloween bestonden uit de aanschaf van plakbuddies, snacks, drinken en pizza’s. De totale uitgave was €86,83. Dit is iets minder dan begroot. Op de begroting is echter te zien dat de inkomsten en uitgaven gelijk begroot waren. In werkelijkheid heeft deze activiteit €26,83 meer gekost dan er is ingekomen.
Kroegentocht
De kroegentocht ging langs drie kroegen waar, bij iedere kroeg, elke deelnemer één drankje van SOG kreeg. Daarnaast was er tijdens de kroegentocht een opdracht waarvoor materialen aangeschaft zijn. De totale kosten van de kroegentocht waren €380,68. De €7,75 is het ‘teveel’ overgemaakte budget. Dit zie je bij inkomsten ook staan, omdat de penningmeester van de commissie dit heeft overgemaakt naar de SOG-rekening. Deze activiteit heeft €20,68 meer gekost dan er ingekomen is.
Merry SOG-Mas
Voor deze activiteit is er negen keer een deelnemersbijdrage binnengekomen, maar twee deelnemers moesten zich afmelden door ziekte. De deelnemersbijdrage is daarom teruggestort naar de rekening van deze mensen.
Omdat het om grote bedragen ging is er naar één van de commissieleden €160,00 overgemaakt. Bij inkomsten staan €7,50. Dit is de verrekening met het voorschot.
Winter Efteling
Voor de Winter Efteling is €615,00 uitgegeven. Dit is precies evenveel als de inkomsten. Deze activiteit heeft, zoals van tevoren ook begroot was, geen winst of verlies geleden.
Halfjaar-overleefd borrel
Voor de halfjaar-overleefd borrel zijn geen inkomsten, omdat het eerste drankje voor leden gratis was, en niet-leden dit zelf betaalde. De uitgaven bestaan uit negentien drankjes die samen €61,10 kostten.
Valentijnsactie
De uitgaven van de Valentijnsactie bestaan uit de kosten voor het afdrukken van de foto’s en de aanschaf van materialen. Doordat de eerste druk van de foto’s verkeerd was gegaan, moesten deze opnieuw besteld worden.
Doordat er een storing was in de ING app, is het bedrag van de tweede druk (€17,82) twee keer overgemaakt. Bij inkomsten staat dat dit weer overgemaakt is naar de SOG-rekening. De kosten van de decoratie waren €35,59.
De totale kosten van deze activiteit waren €89,05, min de dubbel overgemaakte €17,82. Dat komt neer op een bedrag van €71,23.
Assertiviteitstraining
De assertiviteitstraining was geschonken door de OSHU. Alleen het bedankje voor de spreker was €5,59.
Stand van zaken
Zoals te zien in het KSO heeft de activiteitencommissie €216,18 van het budget gebruikt, waardoor er nog €483,82 over is. Er staat nog een activiteit gepland voor begin oktober die naar verwachting €300,00 gaat kosten. Dat betekent dat er aan het einde van het bestuursjaar €183,82 van het budget over is.
Kampcommissie
Voor de kampcommissie is er aan het begin van het bestuursjaar €200 begroot. Dit kunnen zij naast de overige inkomsten besteden aan het maken van promotie, boodschappen voor het kamp of benzinekosten. De overige inkomsten worden verkregen door de deelnemersbijdrage van de kampgangers. Vanwege de corona maatregelen heeft de kampcommissie een andere activiteit georganiseerd voor de eerstejaars studenten. De activiteit was een spel in het centrum van Utrecht en een barbecue. De deelnemersbijdrage voor leden was €20,00 en voor niet-leden €25,00.
Inkomsten
De inkomsten van de kampcommissie staan nog op €0,00. De inschrijvingen zullen pas later dit jaar open gaan.
Inkomsten
De inkomsten van het kamp bestaan uit de deelnemersbijdragen. Er waren 21 deelnemers die lid geworden zijn, waardoor we €420,00 aan deelnemersbijdrage ontvangen hebben.
Vier van de deelnemers zijn geen lid geworden en betaalde dus €25,00. Dit maakt dat we van niet-leden een bedrag van €100,00 aan deelnemersbijdrage hebben ontvangen.
Eén van de deelnemers kon alleen meedoen met het spel in de stad. Haar deelnemersbijdrage is gehalveerd, waardoor ze €10,00 betaalde.
De leden van de kampcommissie en een aantal bestuursleden die geholpen hebben met het opzetten van de partytenten, hebben voor de barbecue een bijdrage betaald van €5,00. In totaal waren er 10 betalende commissie- en bestuursleden.
De totale inkomsten aan deelnemersbijdrage zijn €580,00.
Uitgaven
De uitgaven van de kampcommissie bestaan uit verschillende kosten. De barbecue die we geleend hadden en het eten dat erbij geleverd werd, kostte €495,35.
De parkeerkosten voor de auto’s die de partytenten vervoerd hadden zijn €12,60.
Om de corona maatregelen te kunnen handhaven heeft de kampcommissie desinfectie gel gekocht. De kosten hiervoor waren €10,69.
Tijdens het spel kregen de deelnemers snoep, koek en drinken. Voor tijdens de barbecue is er ook drinken gekocht. De totale boodschappen kostte €50,02.
Voor het spel is een vergoeding betaald van €20,00 en voor de winnaars is een prijs gekocht. De totale kosten voor het spel waren €22,78.
De totale uitgaven voor de hele dag waren €591,44.
Stand van zaken
De kampcommissie heeft €11,44 meer uitgegeven dan er binnen is gekomen. Dit is aanzienlijk minder dan het begrote bedrag van €200,00.
De internationale commissie mag volgens de begroting €100 besteden naast de overige inkomsten. De overige inkomsten voor de reizen worden verworven uit de deelnemersbijdrage. De leden die meegaan met de reizen krijgen altijd €10,00 korting. Aangezien de reis geannuleerd is, hebben de deelnemers geld teruggekregen.
Hieronder een overzicht van de in-en uitgaven van de commissie met bijbehorende toelichting.
Inkomsten
Reis Finland
In de meivakantie zou de internationale commissie een reis maken naar Finland. De begrote inkomsten zijn vastgesteld op €5000,00. De deelnemersbijdrage voor leden was €355,00 en voor niet-leden €365,00.
Daadwerkelijk is er in totaal €6065,00 binnengekomen, verkregen uit de deelnemersbijdrage van veertien leden en drie niet-leden. Dit bedrag is hoger dan begroot, omdat er drie personen meer meegaan met de reis dan in eerste instantie mogelijk was. Vanwege de vele aanmeldingen waren er verblijfsplekken bijgeboekt.
Uitgaven
Helaas kon de reis niet doorgaan. Aangezien de vliegtickets al geboekt waren kon dit bedrag niet geretourneerd worden naar de deelnemers. Deze hebben van de vliegmaatschappij een voucher gekregen. Het overige bedrag is verdeeld onder de deelnemers, waarbij niet-leden €10,00 meer terug kregen. Dit omdat ze €10,00 meer aan deelnemersbijdrage betaald hadden.
Stand van zaken
De internationale commissie heeft €0,06 ‘winst’ gemaakt omdat dit niet te verdelen was over het aantal deelnemers.
Omdat er geen reis is geweest is de €100,00 die begroot was niet gebruikt.
Bijlage 1
